新しいモバイル版Gmailをマスターするための10のヒント

記憶にある限り、Gmailの見た目はずっと変わってきませんでした。というのも、前回Gmailが大規模にリデザインされたのは2011年のことだからです。しかし今回、Googleは新しい「Google Material Theme」に基づいてGmailを完全に刷新しました。全体を白で統一した遊び心のあるデザインで、ついにWeb・iOS・Android間で一貫性のある外観を実現しています。

iPhoneやAndroidの新しいGmailデザインに戸惑っても、心配はいりません。Gmailの基本的な使い方はこれまでと同じままです。日常を少し楽にしてくれる新機能がいくつか追加されただけなのです。

1. 会話表示を切り替える

Gmailアプリをアップデートして最初に気づくのは、3種類の会話表示から選べるようになった点です。「デフォルト」「コンフォータブル」「コンパクト」の3つがあり、それぞれの見た目は上のスクリーンショットで確認できます。

デフォルトモードは最もゆったりとした表示です。プロフィール画像やメッセージの抜粋が表示され、添付ファイルやメール内の操作要素へのショートカットも利用できます。

コンフォータブル表示は以前のバージョンに近いスタイルで、プロフィール画像、メールタイトル、短い抜粋のみが表示されます。そして名前の通りコンパクト表示は小さく詰め込まれたレイアウトで、メールのタイトルと送信者情報だけを表示し、プロフィール画像の代わりにチェックマークが現れます。

ほとんどのユーザーにとっては、Gmailのおすすめ設定がたいてい的確なので、デフォルトモードがベストな選択肢です。会話表示は後からでも変更可能で、「設定」>「一般設定」>「会話リストの密度」から切り替えられます。

2. 新しいレイアウトに慣れる

前述の通り、GoogleはUIの配置を少し変更しました。検索ボタンは上部の検索バーに生まれ変わり(旧赤いバーの代わり)、旧編集ボタンはマルチカラーの作成ボタンになっています。

アカウント切り替えオプションは、ハンバーガーメニューからメイン画面の右上コーナーへ移動しました。別のアカウントに切り替えたい場合や新しいアカウントを追加したいときは、プロフィールボタンをタップしましょう。

また、左からスワイプすると簡素化されたハンバーガーメニューが表示されます。ここから特定の受信トレイやラベルに移動でき、一番下までスワイプすると「設定」ボタンが見つかります。

3. 機密モードを使う

機密モードは、リニューアルされたGmailアプリの目玉機能の一つです。ネット上にあふれる暗号化メールサービスに対する、Googleからの回答ともいえる機能です。

機密モードには「標準」と「SMSパスコード」の2つのモードがあります。

標準モードでは、メールの転送が無効になり、設定した期間(1日〜5年)が経過すると自動的に削除されます。パスワードは不要ですが、メッセージはGmail独自のアプリとウェブサイトでしか開けません。SMSパスコードオプションには追加のセキュリティ機能があり、受信者にワンタイムパスコードをSMSで送信します。

機密モードは歓迎すべき機能ですが、完全に安全というわけではありません。受信者がメッセージ内容のスクリーンショットを撮影したり、写真に収めたりすることまでは防げない点に注意しましょう。

4. スワイプ操作をカスタマイズする(Androidのみ)

Androidでは、メールに対するスワイプジェスチャーをカスタマイズできます。デフォルトでは、左右どちらにスワイプしてもメールがアーカイブされる設定になっています。

「設定」>「一般設定」>「スワイプ操作」と進み、「右スワイプ」または「左スワイプ」の横にある「変更」ボタンをタップして変更します。スワイプジェスチャーには「アーカイブ」「削除」「既読/未読にする」「移動」「スヌーズ」のいずれかを割り当てられます。

自分のメールワークフローに合ったアクションを選びましょう。例えば受信トレイをタスク管理ツールとして活用しているなら、「スヌーズ」と「既読/未読にする」を割り当てることで最大限の効果が得られます。

5. スワイプでアカウントを切り替える(iOSのみ)

iPhoneのGmailアプリには、便利な隠しジェスチャーが用意されています。複数のアカウントにログインしている場合、プロフィールアイコンを下にスワイプするだけで、シームレスにアカウントを切り替えられるのです。

6. メールを一括処理する

もう一つ、知っておくと便利な隠れたGmail機能があります。受信トレイ画面でプロフィール画像をタップすると、そのメールを選択できます。これを繰り返せば、長押しの「編集」モードに入らなくても、複数のメッセージを素早く選択可能です。

複数のメッセージを選択すると、上部バーにいくつかのアクションが表示されます。メッセージを既読/未読にしたり、アーカイブや削除を行ったりできます。さらにメニューボタンをタップすれば、「スヌーズ」「移動」「重要マークを付ける」「ミュート」などのオプションも利用できます。

7. 後で対応するためにスヌーズする

Google Inboxの終了に伴い、Googleはその優れた機能の一部をGmailアプリに統合し始めました。スヌーズもその一つです。名前の通り、メールへの対応を先延ばしにするのに役立つ機能で、メールをスヌーズにすると受信トレイから消え、指定した時刻に再び表示されます。

メールを表示中に「メニュー」ボタンをタップし、「スヌーズ」オプションを選択すると、延期の候補がポップアップで表示されます。「明日」「今週後半」「週末」「来週」から選ぶことも、任意の日付を指定することもできます。事前設定されたオプションを使った場合、指定日の午前8時にメールが再通知されます。

時刻まで細かく指定したい場合は、「日付と時間を選択」をタップしましょう。スヌーズ済みのすべてのメッセージを確認するには、ハンバーガーメニューから「スヌーズ済み」を選択します。

8. スマートリプライをオフにする

スマートリプライ機能は、ページ下部に返信候補を表示してくれます。会話のきっかけになるフレーズや、たいていの場面で通用する簡潔な一言返信が提案され、多くの場合とても役立ちます。

しかし、Gmailの提案が的外れだと感じる場合は、無効にすることも可能です。「設定」を開き、メールアカウントを選択して、「スマートリプライ」の横にあるチェックボックスをタップすれば機能をオフにできます。

9. 迷惑なスレッドをミュートする

グループの全員が「全員に返信」を選んでいるスレッドに巻き込まれるほどストレスなことはありません。そんなときこそ、「メニュー」からアクセスできる「ミュート」ボタンが救世主となります。一度ミュートすると、そのスレッド宛ての新しいメールは自動的にアーカイブされ、受信トレイに届かなくなります。

10. プロのようにGmailを検索する

Gmailの強力な検索演算子は、モバイルアプリでもシームレスに使えます。「検索」バーをタップして演算子を入力すれば、検索条件をすばやく絞り込めます。検索演算子に不慣れな方のために、よく使われる演算子をいくつか紹介します。

• 差出人で絞り込む:From:
• 受信者で絞り込む:To:
• 件名のキーワードで検索する:Subject:
• 複数のキーワードで絞り込む:OR または { }
• 添付ファイル付きのメッセージを絞り込む:Has: attachment

Gmailパワーユーザーへの第一歩

以上のヒントを活用すれば、新しいインターフェースと基本機能にスムーズに慣れることができるでしょう。新しいジェスチャーに習熟したら、次はあなたをパワーユーザーへと導いてくれるGmailの高度な機能をぜひ探求してみてください。