メールマージを使用してOutlookでパーソナライズされた大量の電子メールを送信する方法
Mail Mergeは、何年も電話をかけていない古い友人の1人のようなものです。あなたがそれらをひどく必要とする日まで、過小評価され無視されます。
土壇場で数百の招待を管理する仕事を委任されるまで、その可能性に気付かないだけです。たぶん、彼らは結婚式の招待状の束か、差し迫ったゾンビの黙示録への赤い警告です。または、住所ラベルや名前バッジを大量に印刷するなど、無害なものである可能性もあります。
心配しないで。数回クリックするだけで、数分でMicrosoftOutlook2016を使用してパーソナライズされた大量の電子メールを送信できます。そして、その日を救ってください。
いつメールマージを使用する必要がありますか？
先に進む前に、メールマージは、基本的に同じであるが、各ドキュメントに固有の詳細が含まれている複数のドキュメントを作成する場合に使用されます。電子メールは、同じ形式と同じテキストおよびグラフィックを共有します（存在する場合）。たとえば、テキストは同じままですが、名前、住所、または件名のビットでさえ、それぞれに固有の招待状です。
メールのマージ—メッセージを人々のグループに電子メールで送信するのとは異なり—メッセージの各受信者を唯一の受信者にします 。
私がこれまでに見つけた彼らの最善の使用法–大量の電子メールを、各雇用主のカスタム詳細を備えた就職活動の動力工具として使用します。
メールマージ機能は2つの部分を使用します：
- メインの定数ドキュメント （ここでは：Microsoft Word）電子メールの本文を記述します。
- 変更可能なデータソース （ここでは：Microsoft Outlookの連絡先）これは通常、受信者のアドレスと名前です。
これら2つは「マージ」されます。 OutlookはMicrosoftOfficeスイートの一部であるため、この機能を使用して、それぞれが異なる連絡先用にパーソナライズされたメールをまとめて送信できます。スパムではありませんが、悪意のある人の手に渡ると思いますが、メールマージを使用して、迷惑メールで爆弾を仕掛けることができます。
Microsoft Officeでは、アドレスの詳細にさまざまなデータソースを使用できます。たとえば、ExcelスプレッドシートやAccessデータベースを使用することもできます。ここでは、MicrosoftOutlookの連絡先を使用して電子メールを送信します。
それでは、MicrosoftOutlookを起動した後の手順を詳しく見ていきましょう。
1.人を開きます 連絡先のリストを表示します。
パーソナライズされた電子メールリストに含める連絡先を選択します（CTRL +クリック）。膨大なリストの管理を容易にするには、並べ替えを使用します 利用可能なオプション（すべての横にあるドロップダウン矢印をクリックします ）。管理しやすくするために、同じドロップダウンからカテゴリ別に並べ替えることができます。
注意： MailMergeは配布リストでは機能しません。
2.メールマージを選択します リボン>ホーム>アクショングループから 。
3.表示される[メールのマージ連絡先]画面で、[選択した連絡先のみ]を選択します。 パーソナライズされた電子メールが連絡先の選択されたバッチを対象としている場合。下の[マージオプション]セクションで、次のパラメータを選択します。
- ドキュメントタイプ： フォームレター
- マージ先： メール
- メッセージの件名： 件名はすべてのメールで変更されるわけではありません。
4. OKをクリックします 次に、Microsoft Wordが起動して、パーソナライズされたメッセージを作成します。
MicrosoftWordでパーソナライズされたメッセージを書く
リボンの[メーリング]タブは、正面と中央に表示されます。ここでは、パーソナライズされたグリーティングラインで大量のメールを開始する必要があります。 。 メーリングから Microsoft Wordのタブで、[あいさつ文]を選択します 。
ご覧のとおり、ダイアログボックスにはランドール氏の名前が事前に入力されています。これは、連絡先リストの名前の単なるプレースホルダーです。そのすぐ下で、リストから名前のプレビューを確認できます。ここに指定されたオプションを使用してエントリをカスタマイズできます。
マージフィールドは、メーリングリストの列見出しから取得されることに注意してください。したがって、不一致がある場合は、一致フィールドを使用してください マージが正確に保たれるようにします。必要なフィールドに「不一致」と表示されている場合は、そのフィールドのドロップダウンリストを選択してから、リスト内のその列に一致する列名を選択します。
OKをクリックすると ここを出ると、あいさつ文のプレースホルダー（Dear Mr.…）がWord文書に配置されます。
覚えておいてください： 追加のフィールドを使用して、ドキュメントに追加情報を入力できます。
[マージフィールドの挿入]をクリックします。 このデータは、元のデータソース（この場合はMicrosoft Outlookの連絡先情報）に存在する必要があります。例としては、自宅の住所、自宅の電話番号、役職などがあります。小さなドロップダウン矢印をクリックすると、完全なリストが表示されます。
あいさつ文をフォーマットします。 あいさつ文を希望どおりにフォーマットするには、両端のマークを含むフィールド全体を強調表示します。 ホームに移動します タブをクリックし、フォント設定を使用します。また、行間隔を設定します 行間隔がドキュメントの他の部分の間隔と一致することを確認します。
メッセージの先頭は、<
メールの本文が完成したら、[完了してマージ]>[メールメッセージの送信]をクリックします。 。
メールにマージ ダイアログボックスが開きます。 OKをクリックします 。
その後、MS Wordは、電子メールをフラッシュで自動的に投稿する役割を果たします。 Wordは、各アドレスに個別の電子メールを送信します。他の受信者をCCまたはBCCすることはできません。また、添付ファイルを追加することもできません。 メールに。
メールマージに使用したドキュメントを保存できます。これにより、データソース（連絡先など）へのリンクも保存されます。メールマージドキュメントを開くときに、はいを選択します Wordが接続を維持するように要求したとき。
一度コツをつかめば、プロセス全体は開始から終了までわずか数分かかります。同時に、1人だけのメールを作成する必要があり、グループで作成できるようになりました。グループの規模は関係ありません。
また、受信者の名前を挨拶として使用することは、グループの電子メールの適切な動作です。それは電子メールにより個人的なタッチを与えます。何か、CC化された電子メールはひどく欠けています。
次に、メールマージを試して、レター、ラベル、封筒を印刷できます。また、MicrosoftOutlookPSTファイルをマージする簡単な方法についても学びたいと思うかもしれません。 Outlookのヒントをもっと知りたいですか？次に、Outlookのあまり知られていない機能を調べます。
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