Microsoft Teamsのチャットをマスターしよう！押さえておきたいベストプラクティス4選

数週間前、Microsoft Teamsでの会議に関するおすすめのプラクティスをご紹介しました。Microsoftのサービスを利用する際、最も時間を費やすのはビデオ通話であることが多いですが、見落としがちなのが「チャット」です。チャットはTeamsのもうひとつの核となる重要機能だからです。そこで今回は、Microsoft 365ベストプラクティスシリーズとして、Teamsのチャットをより快適に使いこなすためのコツを詳しく解説します。

プラクティス1：会話は必ずスレッドでまとめよう

まず最初に押さえておきたいのが、スレッドの活用です。TeamsはSlackとは大きく異なり、「スレッド」単位で会話を整理するのが基本となります。返信のたびに新しい会話を始めると、チャンネル内にメッセージが長いリストとなって並び、重要な情報を見失いやすくなってしまいます。同じ話題に関するやり取りであれば、既存のスレッドに返信し続けるのがベストです。操作は簡単で、スレッド下部の「返信」ボックスをクリックしてテキストを入力し、送信ボタン（封筒アイコン）を押すだけ。この習慣を身につければ、同僚きっと感謝してくれるはずです。

プラクティス2：Shift+Enterで改行し、誤送信を防ごう

次にご紹介するのは、シンプルながら効果絶大な小ワザです。文章を打ち終わる前にメッセージが送信されてしまう——これほど気まずいことはありませんよね。原因の多くは、改行のつもりでEnterキーを押してしまうことにあります。Teamsでは、Enterキーを押すとメッセージがそのまま送信されてしまうのです。

結果として、中途半端なメッセージがチャットに残ったり、最悪の場合、公開スレッドに未完成の文章が流れてしまうこともあります。こうしたトラブルを避けるには、改行時にEnterキーの代わりに「Shift+Enter」を使いましょう。誤字脱字の修正やメッセージ削除の手間から解放され、ストレスフリーなチャット環境を実現できます。また、次に紹介する書式設定ツールを活用するという方法もあります。

プラクティス3：書式設定ボタンでメッセージに個性をプラス

3つ目のベストプラクティスは、書式設定ボタンの活用です。通常、Teamsのメッセージはあらかじめ整形されたシンプルなテキストとして表示されます。しかし、フォントや文字色などを変えてメッセージに彩りを添えたいなら、書式設定ボタンを使えば簡単に実現できます。文字色の変更、取り消し線の追加、フォントサイズの調整などが可能で、あなたのメッセージにより個性を持たせられるでしょう。

さらに、書式設定モードは誤送信の防止にも役立ちます。リッチな編集環境では、Enterキーを押してもメッセージは送信されず、毎回手動で送信ボタンをクリックする必要があるためです。

書式設定ツールを使うには、チャットボックス（またはチャンネルの返信ボックス）にある、ペンブラシ付きの「A」ボタンをクリックします。これは入力欄の先頭にあるボタンです。開くと、Microsoft Wordに似た編集画面が表示され、好みに合わせてメッセージを自由にカスタマイズできます。

プラクティス4：「ファイル」タブで共有ファイルをすばやく確認

同僚に重要なファイルをTeamsで送ったのに、どこに行ったのかわからなくなった——そんな経験はありませんか？ Teamsなら、過去に送受信したコンテンツも簡単に見つけられます。OneDriveとSharePointとの連携により、すべてのファイルはチャット画面上部（またはチャンネル内）の「ファイル」タブに一元管理されているのです。このタブをクリックすれば、相手とやり取りしたファイルの一覧をスクロールして確認できます。ファイル名をクリックして内容を開いたり、右クリックからダウンロードしたり、リンクを共有したりすることも可能です。

おわりに

私たちは日々Microsoft Teamsに関する情報を発信しており、今回の記事はそのほんの一部にすぎません。TeamsやMicrosoft 365関連の最新ニュースについては、Microsoft 365ハブもぜひチェックしてみてください。また、TeamsやMicrosoft 365に関する便利なTipsをお持ちの方は、ぜひコメント欄でお聞かせください。