Microsoft TeamsでSharePointを使ってファイルのアクセス権限を管理する方法

Microsoft Teamsの「ファイル」セクションにファイルを追加すると、そのファイルは作成者だけでなく、チーム内の全員が編集できる状態になります。ドキュメントを共有して全員に編集を許可したい場面も多くありますが、すべてのメンバーにすべてのファイルへの編集権限を与えたくない場合もあるでしょう。個別のファイル権限を設定する際に知っておきたい重要なポイントとして、Microsoft 365のドキュメントはすべてSharePoint上に保存されているという点が挙げられます。

SharePointは、その名のとおり、Microsoft Teams内でWordやExcelなどのファイルをリモートチームと共有することを可能にします。共有機能に加えて、同僚と同じドキュメントを共同編集したり、リアルタイムで閲覧したりすることもできます。SharePointの中核となる役割は、組織向けのドキュメント管理およびストレージシステムとして機能することです。

SharePointでファイルアクセスを管理する手順

ここでは、Microsoft TeamsでSharePointを使用してファイルへのアクセスを管理したい方向けに、具体的な手順を解説します。

1. 「ファイル」タブから「SharePointで開く」を選択

Microsoft Teamsを開き、「ファイル」タブに移動して「SharePointで開く」を選択します。

2. ファイルを選択して「アクセスの管理」をクリック

Microsoft EdgeでSharePointが開いたら、既存のファイルを選択するか、新しいファイルをアップロードします。次に、縦に3つ並んだ点(三点リーダー)のメニューを選択してその他のオプションを表示し、「アクセスの管理」を選びます。

3. メンバーごとの権限を設定

「アクセスの管理」メニューでは、既存のチームメンバーの権限を変更したり、特定のメンバーに対して新しい権限を追加・設定したりできます。閲覧権限としては、「表示可能」(変更はできない)と「編集可能」(あらゆる変更が可能)の2種類から、必要に応じて適切なものを選択しましょう。

4. 「アクセスの許可」で設定を確定

画面下部にある「アクセスの許可」を選択すると、Microsoft Teamsでのファイルアクセス設定が確定されます。

これらの手順を完了すれば、Microsoft TeamsでSharePointを通じて、ユーザーごとのファイル権限を柔軟に変更できるようになります。なお、SharePointでユーザーのファイルアクセスを変更するには、Microsoft Teamsアカウントの管理者権限が必要となる点に注意してください。

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