Windows 10のOutlookでメールを効率よく管理する方法|押さえておきたいベストプラクティス

最近では、学校や仕事のやり取りだけでなく、ネットショッピングの注文確認まで、メールボックスに費やす時間が増えているのではないでしょうか。その結果、受信トレイが散らかってしまい、メール管理の重要性はますます高まっています。

まだ使っていない方には、Microsoft 365に含まれる「Microsoft Outlook」アプリがおすすめです。Windows 10でのメール管理に最適なツールで、フォルダーによる整理やTeams会議の作成など、多彩な機能を備えています。この記事では、Windows版Outlookを最大限に活用するためのベストプラクティスをご紹介します。

フォルダーを活用して整理する

まず基本となるのが、Outlookでメールをフォルダーに分類することです。当たり前の操作に思えるかもしれませんが、受信トレイをすっきりさせ、自分自身のタスク管理にも役立ちます。手順はとても簡単です。まずOutlookを開いて受信トレイを表示し、受信トレイを右クリックして新しいフォルダーを選択します。

フォルダーを作成したら、受信トレイに戻って任意のメールを右クリックし、作成したフォルダーを選ぶだけで移動できます。削除済みアイテムフォルダーを含む、Outlook内のほとんどの場所にフォルダーを作成できるのも便利なポイントです。こうしておけば、後から見返したくなったメールもすぐに見つかります。さらに、Outlookデスクトップアプリで作成したフォルダーは、Outlook on the webやスマートフォン版Outlookとも同期されるため、どこにいても同じようにメールを整理できます。

フィルターとカテゴリを使いこなす

フォルダーだけでは不十分で、受信トレイがまだ散らかっていると感じる場合は、Windows 10版Outlookアプリにある「カテゴリ」と「フィルター」という機能を活用してみましょう。

カテゴリはフォルダーと似ていますが、メールを別の場所へ移動するのではなく、受信トレイに残したまま色分けラベルを付ける仕組みです。初期状態では、青・緑・赤・黄・紫といったカテゴリが用意されています。メールを右クリックして初めてカテゴリを付けるときには、カテゴリ名の変更やショートカットキーの割り当ても可能です。カテゴリを設定したら、ホームタブにある四色の正方形アイコンを選択すると、メールにカテゴリアイコンが表示され、日付の上に該当する色のラベルが現れます。

カテゴリに加えて、フィルター機能も便利です。ホームタブの画面右側にある三角形のアイコンから利用でき、未読メール、添付ファイル付きメール、特定の週のメール、カテゴリ別、CCに入っている相手別など、さまざまな条件でメッセージを絞り込めます。目的のメールが格段に見つけやすくなりますよ。

Outlookから直接Teams会議を作成する

Microsoft TeamsとOutlookは密接に連携しています。ご存じでしたか?実は、Outlookから直接Teams会議を作成できるのです。Teamsアプリでわざわざ会議を作らなくても、普段リンクをメールで送るときに使うOutlook上でそのまま会議を作れます。

手順をおさらいしましょう。まずOutlookを開き、会議に使用するアカウントに切り替えます。次に上部のホームタブを開き、新しいメールの横にあるドロップダウン矢印をクリックします。そこにTeams会議というオプションがあるので選択すると、新しい会議ウィンドウが開きます。必要な情報を入力し、送信をクリックすれば完了です。これだけ簡単に、OutlookからTeams会議を作成できます。

迷惑メールをしっかりブロックする

迷惑メールは危険です。受信トレイを汚すだけでなく、うっかりリンクをクリックしてしまうとPCに被害が及ぶこともあります。Outlookでは、特定の差出人をブロックすることで迷惑メールを防げます。通常はOutlook自身のスパムフィルターが対応してくれますが、不要なメールが頻繁に届く場合は、Windows 10版Outlookアプリで特定の差出人からのメッセージをブロックしましょう。

ブロックするには、ホームタブから迷惑メールのオプションを開きます。新しいウィンドウが表示されるので、スパムとして扱いたい差出人や、特定の国・地域からのメールを指定できます。ここで保護レベルの変更も可能です。

保護レベルには、「低」「高」「安全な差出人のみ」など複数の段階があります。迷惑メールがあまり届かないなら「低」、大量に届くなら「高」、そして「安全な差出人のみ」が最も厳格な設定です。それぞれの詳細については、Microsoftのサポートページで詳しく解説されています。

その他のガイドもチェック!

Outlookでのメール管理のベストプラクティスはほんの始まりにすぎません。当サイトでは、キーボードショートカットやメールのバックアップなど、Outlookアプリのお役立ちテクニックも紹介しています。また、Outlook on the webを最大限に活用するためのヒント集も公開中です。これらはすべてMicrosoft 365関連記事の一環であり、ガイド、ハウツー、ニュース記事など、さらに多くのコンテンツをこちらからご覧いただけます。