Microsoft Teamsの使い方入門｜チャット・チーム・会議など基本機能を徹底解説

Microsoft Teamsは、Slackなどのビジネスチャットツールに対抗するためにMicrosoftが開発したワークプレイス向けコミュニケーションアプリです。企業がTeamsへ移行する場合でも、既存のエンタープライズ向けチャットツールと大きく操作感は変わりません。この記事では、Teamsの主要機能をわかりやすく解説し、すぐにチームでのコラボレーションを始められるようサポートします。

対応プラットフォームと初期設定

TeamsはWebブラウザ版に加えて、iOS、Android、Windows、Windows 10 Mobile向けの専用アプリが提供されています。利用を開始するには、お使いのプラットフォームに合わせてアプリをダウンロードし、Office 365アカウントでサインインしてください。

本ガイドでは主にデスクトップ版とWeb版を中心に説明します。モバイル版でも基本的な操作は共通していますが、一部の機能が未対応だったり、インターフェースが異なる場合がある点にご注意ください。

インターフェースの基本構成

デスクトップ版のTeams画面は、大きく分けて3つの要素で構成されています。

画面左端には縦型のナビゲーションメニューがあり、アプリの主要エリアを切り替えられます。各タブの詳細は後述します。メニュー最下部にあるプロフィール画像をクリックすると、設定画面やテーマの変更にアクセスできます。

ナビゲーションメニューの隣にあるペインでは、チャットやグループを切り替えられます。メインメニューでエリアを選択した後、このペインから表示したい対象を選びます。

参加しているチャットは、画面右側の残りの領域に表示されます。ここには「タブ」機能も含まれており、Webサイトやドキュメント、重要なリンクを会話にピン留めして共有できます。

チャット機能

初めてTeamsを使うときは、「チャット」タブが表示されます。ここでは組織内のメンバーと1対1の会話が可能です。また、アプリの基本的な使い方を教えてくれる組み込みチャットボット「T-Bot」とのやり取りも、このタブから行えます。

メッセージを送るには、連絡先リストから相手をクリックします。会話が右側のペインで開き、やり取りが進むと画面にメッセージが蓄積されていきます。Teamsはスレッドを自動的に時間帯ごとに区切るため、過去の会話も素早く確認できます。

画面下部の作成ボックスからは、GIF画像、ファイル、ステッカーなどを送信できます。音声通話やビデオ通話をかけたい場合は、画面右上の該当ボタンを使用してください。

チーム(Teams)機能

チームセクションは、日常業務で最も多く使うことになる場所です。ここではグループでの会話に参加でき、メッセージへの返信形式で新しい議論が始まる「スレッド表示」が採用されています。これは、Slackの一行中心のフォーマットとは対照的な仕様です。

新しいチームを追加するには、チームリスト下部の「チームを追加」ボタンをクリックします。すでに組織側で設定済みの場合は、初回同期の完了後にアクセス可能なグループが自動的に表示されます。

各チームには複数の進行中のディスカッションを持たせることができ、これらは「チャネル」としてチームリストに表示されます。既定では全員が参加できる「一般」チャネルが作成されます。リスト内の任意のチャネルをクリックすれば、その会話にすぐ参加できます。

メッセージは画面下部の共通作成ボックスから送信します。ユーザーをメンションするには「@」に続けて名前を入力するか、頭文字を数文字入力して候補から名前を選択しTabキーを押します。各メッセージカード右上のサムズアップアイコンで「いいね」を付けたり、ブックマークアイコンで後で対応すべきメッセージを保存したりすることも可能です。

アクティビティ

「アクティビティ」タブには、自分に関するすべての通知が集約されます。メンションされたとき、自分のメッセージに「いいね」が付いたとき、参加している会話に返信があったときなどが確認できます。新しい通知は届いた時点でデスクトップ上にポップアップ表示され、モバイル端末にも通知されます。ただし、PCをアクティブに使用している場合は、重複を避けるためにモバイルへの通知は送信されない賢い設計になっています。

会議とファイル

最後の2つのセクションでは、同僚との会議の予約と、チームのファイル閲覧が行えます。「会議」では音声またはビデオ通話を開始して共同作業を進められます。ファイルの共有や画面の内容提示にも対応しているため、会議室に行ってプロジェクターを使う必要はありません。

会議中は「ファイル」タブから、Teamsの会話に直接アップロードされたリソースや、会社のOneDrive上のファイルにアクセスできます。

まとめ：Slackに対抗するTeamsの魅力

Microsoft Teamsは、スレッドベースの会話を中心とした独自のアプローチを採るチームチャットツールです。Office 365サービスとの緊密な統合により、すでにMicrosoft製品を利用している企業をSlackやGoogleハングアウトなどの競合から引き寄せることを狙っています。

基本操作はシンプルで習得しやすい一方、強力な機能を備えており、自社のチームのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできる点が大きな魅力といえるでしょう。