Microsoft OutlookからGoogleドキュメントを管理・編集・共有する方法|アドイン「Harmony」活用ガイド

Microsoft Outlookは、Windows向けメールクライアントの中でも特に評価の高い定番ツールです。メールの管理はもちろん、連絡先リストの作成、会議や予定の調整など、ビジネスシーンで幅広く活用できます。

一方、Googleドキュメント(Google Docs)は、現存するオンラインオフィスアプリケーションの中でも最高峰のサービスの一つです。文章ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、図形描画などをブラウザ上で作成でき、すべてのファイルはGoogleアカウントに保存されるため、インターネットに接続できる環境さえあれば、どのパソコンからでもアクセスできます。

この2つのサービスを両方愛用しているなら、ぜひ「Harmony」というシンプルなOutlookアドインを試してみてください。Harmonyを導入すれば、2つのサービスをシームレスに統合し、デスクトップのOutlookから直接Googleドキュメントを管理できるようになります。

Microsoft OutlookからGoogleドキュメントを管理する手順

1. Harmonyアドインをダウンロードしてインストールする

まず、Microsoft Outlook用のHarmonyアドインをダウンロードし、パソコンにインストールします。

2. Outlookを起動してサイドバーを確認する

インストールが完了したらMicrosoft Outlookを起動します。インターフェースに新しいサイドバーが追加されていることが確認できます。

3. Googleアカウントでサインインする

サイドバーにGoogleアカウントの認証情報(メールアドレスとパスワード)を入力し、「Sign in」ボタンをクリックします。通常のGmailアカウントだけでなく、Google Workspace(旧Google Apps)アカウントにも対応しています。

4. ドキュメント一覧を表示する

ログインすると、Googleアカウントに保存されているすべてのドキュメントが、Outlookのサイドバーに一覧で表示されます。

既存のGoogleドキュメントをOutlookから編集する

ドキュメントを編集するには、サイドバーで対象のドキュメントを選択し、「Actions」ボタンをクリックして、メニューから「Open」を選びます。

すると、Outlookの閲覧ペイン(ブラウジングペイン)内にGoogleドキュメントのページが開きますので、再度Googleアカウントでサインインしてください。

サインインが完了すると、選択したドキュメントがOutlookの閲覧ペイン内に読み込まれます。

あとは、ブラウザでGoogleドキュメントを操作するときとまったく同じ感覚で編集できます。パソコンやWeb URLからの画像挿入、テキストや段落の追加、スプレッドシートの作成など、ブラウザ版でできることはほぼすべて行えます。編集が完了したら「Save and close」をクリックすれば、変更内容がドキュメントに保存されます。

GoogleドキュメントをOutlookから共有する

複数の人と頻繁にドキュメントを共有する方にとって、この機能は非常に役立ちます。共有したいドキュメントをOutlookのHarmonyサイドバーで選択し、「Actions」をクリック、表示されたオプションから「Share」を選択します。

ポップアップウィンドウが開くので、共有したい相手のメールアドレスを入力します。

入力中には、Googleアカウントの連絡先をもとにメールアドレスの候補がリアルタイムで表示されるため、共同編集者や友人の正確なメールアドレスを覚えていなくても心配ありません。共有相手の追加が完了したら、そのユーザーに「編集権限」を与えるか「閲覧のみ」にするかを設定できます。権限は「Role options」から切り替え可能です。

また、「Rename」オプションでドキュメント名を変更したり、「Star」オプションでドキュメントにスターを付けて重要なファイルとしてマークしたりすることもできます。

新しいGoogleドキュメントをOutlookから作成する

新規ドキュメントの作成も簡単です。「New」ボタンをクリックし、作成したいドキュメントの種類(ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなど)を選ぶだけです。

すでにパソコンに保存してあるOfficeドキュメントをアップロードしたい場合は、「Upload」ボタンをクリックし、ファイルの場所を指定してください。ドキュメントを作成すると、Outlookの閲覧ペイン内にGoogleドキュメントのエディタが開き、通常どおりテキストの追加や編集を行えます。

まとめ

OutlookとGoogleドキュメントの両方を日常的に使う方にとって、Harmonyアドインは必携のツールです。ドキュメントの共有や編集のために、いちいち新しいブラウザウィンドウを開く必要がなくなり、作業効率が大きく向上します。

ただし注意点として、メールとは異なり、Googleドキュメントはオフラインでは作成・編集できません。Outlook内でドキュメントを取得・操作するには、有効なインターネット接続が必要です。全体としては、HarmonyはGoogleドキュメントとOutlookをシームレスに統合しており、目立った欠点や不具合は見当たりません。

皆さんは、デスクトップからGoogleドキュメントにアクセスするためにどんなツールを使っていますか? また、日々の生産性向上に役立っているOutlookプラグインはありますか? ぜひコメント欄でアイデアや提案を共有してください。