Outlookで返信と転送を管理・カスタマイズする方法

メールを開いて返信操作を行うと、元のメッセージの上に空白領域が表示され、そこに入力した内容が返信として送信されます。Outlookでは、あらかじめ設定を変更しておくことで、メッセージへの返信や転送の動作を自分好みに細かくコントロールすることが可能です。

Outlookで返信と転送を管理する

この記事では、以下の3つの設定方法について解説します。

• 返信・転送時に開いているメッセージウィンドウを自動的に閉じる方法
• インライン返信の前に識別用のテキストを挿入する方法
• 返信メッセージに含まれるテキストを指定する方法

まず、Outlookには次の3つの返信機能が用意されています。

• 返信: メッセージの差出人に対して返信します。
• 全員に返信: 差出人と、そのメッセージの他のすべての受信者に返信します。
• 転送: 受け取ったメッセージを別の人に送ります。

返信・転送時に元のメッセージウィンドウを閉じる方法

Outlookを起動します。

メニューバーのファイルをクリックします。

Backstageビュー(ファイルメニュー画面)が開いたら、オプションをクリックします。

Outlookのオプションダイアログボックスが表示されます。

ダイアログボックス左側のペインでメールをクリックします。

メールページの返信と転送セクションにある「返信および転送時に元のメッセージのウィンドウを閉じる」のチェックボックスにチェックを入れます。

最後にOKをクリックして設定を完了します。

インライン返信の前に識別テキストを挿入する方法

メールページの返信と転送セクションで、「コメントの前に表示する」のチェックボックスにチェックを入れます。続いて、隣の入力ボックスに返信の先頭に付けたいテキスト(例えば自分の名前など)を入力します。

これにより、返信本文の冒頭に指定したテキストが自動的に挿入され、誰のコメントなのかが一目でわかるようになります。

最後にOKをクリックします。

返信メールに含まれるテキストを指定する方法

メールページの返信と転送セクションには、「メッセージに返信する場合」と「メッセージを転送する場合」という2つのリストボックスがあります。それぞれのドロップダウン矢印をクリックします。

リストから希望のオプション(元のメッセージを含めない、添付する、インラインで表示するなど)を選択します。

OKをクリックして設定を保存します。

このチュートリアルが、Outlookでの返信と転送の管理方法を理解する一助となれば幸いです。ご不明な点がある場合は、ぜひコメント欄でお知らせください。

ヒント: Outlookでは、メールのスペル修正や書式設定の方法についても、同様にオプションから指定することができます。