Microsoft Teams を導入したら必見!初期設定に役立つ5つのヒント

IT管理者や中小企業・組織のオーナーとして、Microsoft Teamsを導入したばかりなら、このサービスがどのように動作するのか気になるところでしょう。当サイトではこれまで、Teamsの一般的な活用術やユーザーインターフェースについても取り上げてきましたが、今回は「今まさにセットアップを行っている」という方向けに、初期設定のポイントを厳選してご紹介します。

ユーザーの追加以外にも、IT管理者がTeamsのセットアップでできることは数多くあります。これらの設定は、従業員やユーザー全員にとって質の高いTeams体験を実現するために欠かせないものばかりです。それでは、特におすすめの5つのヒントを見ていきましょう。

ヒント1:チームメンバーとチームオーナーの役割を確認する

従業員やユーザーがチャットややり取りを行うためのチームをMicrosoft Teamsで作成する際は、「チームメンバー」と「チームオーナー」の役割を必ず確認しましょう。自分(チームオーナー)以外の全員が、各チャネルに対して「チームメンバー」として設定されているのが理想です。

チームメンバーは、チーム名や説明の編集、チームの削除、プライベートチャネルの削除、メンバーの追加などを行うことはできません。一方、チームオーナーはチームに関する項目を管理する立場にあり、ゲストの追加・削除、設定の変更、そして本記事で紹介するような管理タスクを自由に実行できます。具体的には、チームのアーカイブや更新、GIFの使用許可、ゲストの追加、チーム画像の変更、チャネル・タブ・コネクタに対する権限設定などが含まれます。

これらの設定は、Microsoft Teams管理センターで「Teams」→「チームを管理」の順にクリックし、対象のチーム名を選択することで確認できます。役割を変更するには、「役割」列の役割名をクリックし、ユーザーごとに適切な役割へ切り替えましょう。

ヒント2:カスタムポリシーを作成する

チームを作成してユーザーを追加したら、次はTeamsポリシーのカスタマイズを行いましょう。これにより、プライベートチャネルの作成など、特定の操作においてユーザーが何をできるか・できないかを細かく制御できます。ポリシーを変更するには、Microsoft Teams管理センターを開き、上部から2番目のアイコン(Teams)をクリックして「Teamsポリシー」を選択します。

デフォルトでは「グローバル(組織全体の既定)」というポリシーが表示され、これはすべてのユーザーに適用されます。ただし、上部の「追加」をクリックしてポリシー名を入力すれば、ユーザー固有の新しいポリシーを作成することも可能です。たとえば、検索結果へのプライベートチームの表示を許可するかどうか、プライベートチャネルの作成を許可するかどうかなどを設定できます。完了したら「保存」をクリックします。カスタムポリシーにユーザーを割り当てるには、ポリシーを選択して「ユーザーの管理」をクリックします。なお、変更が反映されるまで最大24時間ほどかかる場合がある点に注意してください。

ヒント3:メッセージング設定を制御する

Microsoft Teamsには、GIFやカスタムステッカーの作成など、コミュニケーションを楽しくする機能が多数搭載されています。しかし、業務の性質によっては一部の機能をオフにしたいケースもあるでしょう。管理者であれば、Microsoft Teams管理センターの「メッセージングポリシー」タブから、これらの機能をすべてコントロールできます。サイドバーの上から7番目にあり、チャットバブルのようなアイコンが目印です。

ここでは、メッセージングポリシーの作成や編集が行えます。「グローバル(組織全体の既定)」がデフォルト設定であり、Teamsの全ユーザーに適用される点に留意してください。変更できる項目は非常に多く、送信メッセージの編集・削除の可否、読み取り確認、GIFやミーム、ステッカーの使用可否など、さまざまな機能を細かく調整できます。

さらに柔軟に運用したい場合は、カスタムメッセージングポリシーを作成し、機能を個別にオン/オフしてユーザー単位で展開するのも有効です。「+ 追加」をクリックして新しいポリシーを作成し、対象のユーザーやグループに合わせて設定を調整しましょう。作成後はポリシー名をクリックし、「ユーザーの管理」からユーザーを割り当てます。ユーザー名を検索して「追加」をクリックし、最後に「保存」すれば完了です。

ヒント4:ユーザーの管理とその他のポリシーを調整する

Teams管理ダッシュボードには、上記以外にも調整可能な設定やポリシーが多数用意されています。たとえば、会議ポリシー、ライブイベントの設定、通話設定などです。これらは組織の方針に合わせて自由に変更できます。会議ポリシーにはサイドバーのカレンダーアイコンから、アプリ設定にはチャットアイコンの下にある4つの四角形のアイコンから、通話ポリシーには電話アイコンからそれぞれアクセスできます。

ここまでの設定を整えておけば、あとはユーザーを適切なポリシーへ割り当てるだけです。Microsoft Teams管理センターの「ユーザー」タブ(上から5番目、Teamsのロゴに似たアイコン)をクリックし、リスト内の対象ユーザー名の横にあるチェックボックスにチェックを入れて「設定の編集」を選択します。ここでユーザーをグローバル設定から外し、作成済みのカスタムポリシーへ自由に切り替えることができます。

ヒント5:ゲストアクセス機能を変更する

Teamsには「ゲストアクセス」という機能があり、招待を送れば組織外の人もあなたのチームやチャネルにアクセスできるようになります。この機能は任意でオン/オフを切り替えられるほか、ゲストが利用できる機能を細かく構成することも可能です。プライベート通話、会議、メッセージ、GIFの使用などを制御するトグルスイッチが用意されています。これらの設定は、Microsoft Teams管理センターを開き、画面下部の歯車アイコン(設定)をクリックして「ゲストアクセス」を選択すると確認・変更できます。

Teamsハブでさらに詳しくチェック

以上が、Microsoft Teamsの管理とセットアップに関するおすすめの5つのヒントでした。Teamsユーザーと共有したい情報をお探しの方にも、役立つコンテンツを多数ご用意しています。ビデオ会議のコツ、チャットコマンド、会議への参加方法など、さまざまなトピックを網羅的に解説しています。当サイトのTeamsハブにアクセスして必要な情報をまとめてチェックし、今後も発信していくMicrosoft Teams関連の最新記事もお見逃しなく。