誰かが SharePoint Online でファイルを変更したときにアラートを受け取る方法は次のとおりです

日常業務の一環として同僚とファイルを共有している場合、誰がファイルに変更を加えているかを把握したい場合があります。これは、リモート コラボレーションが日常業務の鍵となるビジネスでは特に重要です。

幸いなことに、会社が Office 365 を購読していて、SharePoint を使用してファイルを保存している場合、これを行う簡単な方法があります。サイト上の SharePoint ドキュメントまたはアイテムが変更されたときに最新の状態を保つために、アラートを作成できます。このガイドでは、その方法を見ていきます。

メモ

始める前に、言及したい重要な注意事項がいくつかあります。まず、アラートを設定するたびにさまざまなオプションが表示される場合があります。上級ユーザーの場合は、手作業を省略して、Power Automate と SharePoint コネクタを使用してアラートを自動化することもできます。アラートを作成せずに、ドキュメント ライブラリでのファイル アクティビティを確認する方法もあります。この方法では、ファイルまたはフォルダを右クリックして詳細ペインを選択し、アクティビティ セクションをスキャンするだけで、加えられた変更を確認できます。

開始方法

SharePoint Online でアラートを開始するには、最初にファイル、リンク、またはフォルダーにアクセスする必要があります。次に、その横にある省略記号メニューをタップして、Alert Me を選択します。 底部に。画面に新しいメニューが表示されます。

フォルダーまたはライブラリのアラートを設定している場合、それらはさまざまなオプションになります。たとえば、上部にカスタム アラート タイトルを設定したり、配信方法をメールから SMS に変更したりできます。アラートの種類を変更することもできます。次のアラートを受け取ることができます:新しいアイテムが追加されたとき、既存のアイテムが変更されたとき、またはアイテムが削除されたときのみ。

また、特定の基準に基づいてフォルダー内の何かが変更された場合に、特定のアラートを送信することもできます。これらには、他の誰かがドキュメントを変更した場合、他の誰かがあなたが作成したドキュメントを変更した場合、または他の誰かがあなたが最後に変更したドキュメントを変更した場合が含まれます。アラートをすぐに、または毎日または毎週の要約として送信するオプションもあります。

アラートをキャンセルする方法

アラートについて気が変わった場合は、簡単にキャンセルできます。アラートを表示するには、SharePoint の任意のフォルダーまたはライブラリに移動できます。次に、画面の右上隅にある省略記号メニューをクリックして、[アラートの管理] を選択します。 次に、削除するアラートを選択し、[選択したアラートを削除] を選択します。 OK をクリックします。

Office 365 で共同作業できる 1 つの方法

SharePoint は、ファイルを常に把握し、同僚と共同作業を行うための 1 つの方法にすぎません。また、Word と Excel で共同作業したり、iOS と Android で新しい Office アプリを使用したり、Outlook で OneNote 2016 を試したりすることもできます。コラボレーションのためのアリのヒントはありますか?以下のコメントでお知らせください。また、Office 365 ニュース ハブでその他の機能やストーリーを確認してください。