SharePoint Online でファイルが変更されたときにアラート通知を受け取る方法

日常業務の中で同僚とファイルを共有していると、「自分のファイルを誰がどのように変更しているのか」を把握したくなることがあります。特に、リモートでの共同作業が日々の業務の中心となっている企業では、ファイルへの変更をリアルタイムで追跡できることは非常に重要です。

幸いなことに、会社が Office 365 を契約していて SharePoint をファイル保存に利用していれば、簡単な方法で変更状況を把握できます。SharePoint のドキュメントやサイト上のアイテムに変更があったときに通知を受け取るには、「アラート」を作成しましょう。このガイドでは、その具体的な設定方法をご紹介します。

始める前に知っておきたいポイント

設定を始める前に、いくつか押さえておきたい点があります。まず、アラートを設定する際に表示されるオプションは環境によって異なる場合があるということです。また、より高度なユーザーであれば、手動での設定作業を省き、Power Automate の SharePoint コネクタを使ってアラートを自動化することも可能です。

さらに、アラートを作成しなくても、ドキュメント ライブラリ内のファイル アクティビティを確認する方法があります。ファイルやフォルダーを右クリックして「詳細ウィンドウ」を選択し、「アクティビティ」セクションを確認すれば、誰がどのような変更を行ったのかを手軽にチェックできます。

アラートの設定手順

SharePoint Online でアラートを設定するには、まず対象となるファイル、リンク、またはフォルダーを開きます。次に、その横にある省略記号(…)メニューをタップし、一番下にある「アラート」(Alert Me)を選択すると、新しいメニューが画面に表示されます。

フォルダーやライブラリに対してアラートを設定する場合は、さまざまなオプションが用意されています。たとえば、上部でカスタムのアラート タイトルを設定したり、通知方法をメールから SMS へ変更したりすることができます。アラートの種類も選択でき、「新しいアイテムが追加されたとき」「既存のアイテムが変更されたとき」「アイテムが削除されたとき」といった条件で通知を受け取れます。

さらに、特定の条件に基づいたアラートを受け取ることも可能です。条件には、「他のユーザーがドキュメントを変更したとき」「他のユーザーが自分が作成したドキュメントを変更したとき」「他のユーザーが自分が最後に変更したドキュメントを変更したとき」などがあります。通知のタイミングについても、「すぐに送信」「毎日の要約」「毎週の要約」から自由に選べます。

アラートを解除する方法

後になってアラートが不要になった場合は、簡単に解除できます。アラートを管理するには、SharePoint 内の任意のフォルダーまたはライブラリに移動します。次に、画面右上の省略記号(…)メニューをクリックし、「自分のアラートの管理」(Manage my alerts)を選択します。削除したいアラートを選んで「選択したアラートの削除」(Delete Selected Alerts)をクリックし、「OK」を押せば完了です。

Office 365 でのコラボレーションはこれだけじゃない

SharePoint は、ファイルを管理しながら同僚と協働するための方法のひとつにすぎません。Word や Excel でのリアルタイム共同編集のほか、iOS / Android 向けの新しい Office アプリの活用、OneNote 2016 と Outlook の組み合わせなど、コラボレーションを強化する手段は数多くあります。おすすめのコラボレーション術があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。Office 365 の最新機能や関連ニュースについては、当サイトの Office 365 ニュース ハブもあわせてご覧ください。