Microsoft Teams を自分好みにカスタマイズする5つの方法

毎日使うアプリやソフトウェアを、もう少し自分らしく使いこなしたいと思ったことはありませんか?実は、Microsoft Teamsでもそんなカスタマイズが可能です。

ダークテーマ、既読機能、アプリの追加など、Teamsにはさまざまなカスタマイズ手段が用意されています。この記事では、Teamsを自分好みに調整できる5つの方法をご紹介します。

1. ダークテーマを設定する

まず最初にご紹介するのは、ダークテーマへの切り替えです。Slackとは異なり、Teamsは独自テーマの作成には対応していませんが、アプリ全体をダークテーマに変更することは可能です。手順はmacOSとWindowsで共通です。

設定するには、画面右上にあるプロフィール画像をクリックし、「設定」を選択します。「全般」タブが開いていない場合はクリックして開き、「テーマ」オプションから「ダーク」を選びましょう。選択した瞬間にTeamsは自動的にダークテーマへ切り替わるため、アプリの再起動は不要です。ダークテーマでは背景が白から暗い色へと変わり、OS側でもダークモードを使用している場合、よりすっきりとした統一感のある見た目になります。

2. 既読機能(リードレシート)を管理する

Microsoft Teamsでは、既読機能がデフォルトで有効になっています。1対1のチャットやグループチャットで送信したメッセージには、送信完了を示すチェックマークが付き、相手が読むと目のアイコンに変化します。この機能はIT管理者が組織全体でオン/オフを制御できますが、許可されている場合はユーザー自身でも切り替えが可能です。

既読機能を設定するには、右上のプロフィールアイコンから「設定」を開き、「プライバシー」を選択します。そこに「既読メッセージ」のスイッチが表示されるので、管理者が許可していればオフにできます。ただし注意点として、相手が既読機能をオフにしている場合、こちらがオンでも相手からの既読情報は表示されません。

3. 便利なアプリを追加する

3つ目はアプリの追加です。IT管理者が許可していれば、Teamsにさまざまなアプリをインストールできます。Trello、YouTube、Wikipedia、Microsoft Flowなどが人気ですが、ダウンロード可能なアプリは実に200以上に及びます。

アプリの追加方法は主に3つあります。1つ目は、Teams左側の「アプリ」から目的のアプリを検索して追加する方法です。追加するとサイドバーに表示されます。

2つ目は、チャンネルやチャットにタブとして追加する方法です。チャンネル、グループチャット、または1対1の会話を開き、「+」アイコン(タブの追加)をクリックして、追加したいアプリを検索・選択します。

3つ目は、メッセージ入力エリアからボットとして追加する方法です。これにより、Teamsのメッセージに直接コンテンツを挿入できるようになります。メッセージ入力欄の下にある「...」をクリックしてアプリを選ぶか、「@」を入力して「ボットを取得」からさらに多くのアプリを探してみてください。

4. 通知を細かく調整する

4つ目は通知のカスタマイズです。メンション、メッセージ、ハイライトなど、受け取る通知を細かく制御することで、Teamsのアクティビティ領域をすっきりと整理できます。プロフィールアイコンから「設定」、「通知」の順にクリックすると、すべてのオプションを確認できます。

個人へのメンション、チャンネルへのメンション、チームへのメンションについては、「バナーとメール」「バナーのみ」「フィードに表示のみ」といった選択肢があります。メッセージ、返信、いいね、フォロー中のチャンネル、トレンドについても同じ選択肢に加え、通知を完全にオフにすることも可能です。

さらに、「通知の管理」ボタンを使えば、特定の人物に関する通知を個別に設定することもできます。相手のステータスをフォローし、「利用可能」や「退席中」になったときに通知を受け取れるため、シフト勤務の同僚がオンラインになったタイミングを把握したい場合などに便利です。

5. ステータスメッセージを設定する

最後にご紹介するのは、ステータスメッセージの活用です。ステータスメッセージを設定すれば、今何をしているのかを同僚に伝えられます。数時間、数日、数週間、あるいは毎日繰り返す形で設定でき、オンライン状態(プレゼンス)とは独立した機能です。絵文字を含めて最大280文字まで入力できます。

設定するには、プロフィールアイコンをクリックし、「ステータス メッセージの設定」を選択します。表示されたボックスに任意のテキストを入力しましょう。また、「メッセージの作成時に表示する」にチェックを入れると、他の人があなたにメッセージを作成したり@メンションしたりする際にステータスが表示されます。さらに、ステータスをクリアするタイミングを1時間単位、週単位、または特定の日時で指定することも可能です。

あなたはTeamsをどうカスタマイズしていますか?

以上が、Microsoft Teamsをカスタマイズする方法の概要です。おまけとして、SnapchatカメラをTeamsと組み合わせて、友人との通話を盛り上げるのもおすすめです。また、ビデオ会議中のプライバシーが気になる方は、Teamsで背景をぼかす方法もあわせてチェックしてみてください。

これはほんの一例にすぎません。Teamsにはまだまだ多くの活用方法があります。Teamsに関するガイドやハウツー記事をもっと読みたい方は、専用ニュースハブもぜひご覧ください。あなたのカスタマイズ術や感想も、ぜひコメント欄でお聞かせください。