メールでGoogleドキュメントを効率的に共有・送信する4つの方法

現代のビジネスシーンでは、LinkedInやSlackなど、多彩なコミュニケーションツールが登場しています。しかし、インターネット上で最も歴史のある連絡手段の一つであるメールは、今なおビジネスパーソンにとって欠かせないツールであり続けています。

Googleドキュメントを日常的に活用している方なら、作成したドキュメントをメールで送りたい場面に遭遇することもあるでしょう。では、具体的にはどのように行えばよいのでしょうか?

実は、Googleドキュメントを共有する方法は複数あります。どの方法を選ぶかは、相手にどのような形でドキュメントを届けたいかによって変わってきます。本記事では、代表的な4つの方法をわかりやすく解説します。

1. 招待状として共有する

単にドキュメントの閲覧への招待を送りたい場合は、画面右上にある青い「共有」ボタンをクリックします。

「他のユーザーと共有」ダイアログで、共有したい相手のメールアドレスを入力します。連絡先に登録されている相手であれば、名前で指定することも可能です。

右側の鉛筆アイコンから、相手に与えるアクセス権限を選択できます。デフォルトでは「編集者」に設定されています。

この方法は手軽で便利ですが、すべての場面に適しているわけではありません。というのも、この方法ではドキュメントを閲覧するための招待メールが送られるだけだからです。例えば、履歴書や資料を提出する場合、カバーレターと一緒にドキュメントへのリンクを添えるのが自然ですが、招待状だけを送ると相手を混乱させてしまう可能性があります。

2. リンクとして共有する

メール本文内にリンクを掲載したい場合は、Googleドキュメントへの直接リンクを貼る方法がおすすめです。リンクを取得するには、前述の青い「共有」ボタンをクリックし、表示されたボックスの右上にある「共有可能なリンクを取得」を選択します。

デフォルトでは、ドキュメントを閲覧できるリンクが生成されます。それで問題なければ「リンクをコピー」ボタンをクリックし、メールに貼り付けましょう。さらに、この設定画面から、リンク経由でアクセスしたユーザーに対してコメント権限や編集権限を付与することもできます。共同作業を行いたい場合に非常に便利な機能です。

メール内でリンクをプロフェッショナルに見せるコツは、URLをそのまま貼るのではなく、文章の中にテキストリンクとして埋め込むことです。そうすることで、より自然で読みやすいメールになります。

3. 添付ファイルとして送信する

ドキュメントのコピーをメールに添付して送りたい場合は、Googleドキュメントから直接送信できます。送信に使いたいアカウントでGoogleドキュメントにログインしていれば、ファイルをダウンロードする必要すらありません。

手順は簡単です。まず「ファイル」メニューを開き、「メールに添付して送信」をクリックします。

ウィンドウが開くので、宛先のメールアドレス、件名、本文を入力します。ここで送信元のメールアドレスを変更できない点に注意してください。これは、現在ログインしているGoogleアカウントから送信されることを前提としているためです。

また、このウィンドウから添付ファイルの形式(PDF、Word、TXTなど)を選択することもできます。

必要事項の入力が完了したら「送信」をクリックしましょう。Googleドキュメントが自動的にドキュメントを添付ファイルとして、指定した宛先へ送信してくれます。

4. メール本文に直接貼り付ける

同様の手順で、ドキュメント全体をメール本文に直接記載して送信することも可能です。前述の方法で「メールに添付して送信」画面を開き、ファイル形式を選択する代わりに「本文に貼り付け」を選択してください。こちらも同様に、現在ログイン中のアカウントから送信されます。

まとめ:状況に合わせて最適な共有方法を選ぼう

Googleドキュメントを他人と共有する際、メールを使いたい場面は多々あります。「ドキュメントをメールで送るのは難しそう」と感じている方も多いかもしれませんが、実際はとても簡単です。

招待状、リンク、添付ファイル、本文への貼り付け——それぞれの特徴を理解しておけば、状況に応じて最適な形でドキュメントを共有できるようになります。

あなたはオンラインでドキュメントを送る際に、どれくらいメールを活用していますか?ぜひコメント欄でお聞かせください。