Gmail以外のアカウントとGoogleドライブのファイルを共有する2つの方法

Googleドライブは、無料で利用できる15GBのストレージ容量、効率的な共同編集ツール、そして他のGoogleサービスとのシームレスな連携といった特徴により、世界で最も人気のあるクラウドストレージサービスの一つです。

しかし、すべての人や組織がGoogleユーザーというわけではありません。では、Googleアカウントを持っていない相手とは、どのようにファイルやフォルダを共有すればよいのでしょうか?

この記事では、Gmail以外のアカウントとGoogleドライブのファイル・フォルダを共有する方法を、具体的な手順とともに詳しく解説します。

方法1:リンクを使ってファイルやフォルダを共有する

Gmailユーザー以外でも、送信されたリンクからGoogleドライブのファイルやフォルダにアクセスできます。手順は以下の通りです。

まず、共有したいファイルまたはフォルダを右クリックし、「共有」>「リンクを取得」を選択します。次に、「制限付き」をクリックして、「リンクを知っている全員」に変更します。

共有時の権限設定を確認しよう

リンクを送信する前に、適切な権限設定になっているか必ず確認しましょう。選択できる権限は以下の3種類です。

• 閲覧者(Viewer):ファイルの閲覧のみ可能
• コメント者(Commenter):閲覧に加えてコメントの投稿が可能
• 編集者(Editor):内容の編集や共有まで可能

より細かくアクセスを制御したい場合は、共有ウィンドウ右上の歯車アイコン(設定)をクリックしてください。ここでは、編集者による権限変更の許可や、閲覧者・コメント者のダウンロード可否など、追加の制限を設定できます。

最後に、リンクをコピーして同僚や取引先に送信すれば共有完了です。

方法2:メールを使ってファイルやフォルダを共有する

ファイルやフォルダは、メール経由でも共有できます。こちらの方法では、特定の相手だけに確実にアクセス権を付与できます。

まず、ファイルまたはフォルダを右クリックして「共有」を選択します。次に、「ユーザーやグループを追加」のフィールドに相手のメールアドレスを入力します。メールにメッセージを添えたい場合は、「通知する」オプションにチェックを入れておきましょう。

送信の準備ができたら「送信」をクリックします。すると、Googleドライブから「Gmail以外のアカウントとファイルを共有しようとしています」という旨の確認ウィンドウが表示されるので、「共有」をクリックすれば完了です。

受信者には、Googleアカウントにサインインしなくてもアクセス権限が付与されたことがメールで通知されます。

リンク共有とメール共有、どちらを選ぶべきか?

上記の2つの方法は、共有コンテンツに対する制御レベルがほぼ同じという点でよく似ています。そのため、どちらを選ぶかは共有したい相手の人数によって判断するとよいでしょう。

• 少数の相手と共有する場合:メールでの共有がおすすめ。確実に特定の相手へアクセス権を渡せます。
• 大勢と共有する場合:リンクをグループチャットなどに貼り付ける方が素早く共有できます。

状況に応じて使い分けることで、Googleドライブをより便利に活用できます。ぜひ本記事の手順を参考にしてみてください。