Googleドキュメントをメールで送信する方法｜Gmail・他のメールソフト両方の手順を解説

ポイント

• Gmailの場合： ドキュメントの「ファイル」メニュー＞「メール」＞「添付としてメール送信」を選択し、フォームに入力して設定を確認したら「送信」をクリックします。
• 他のメールソフトの場合： ドキュメントを開いて「ファイル」＞「ダウンロード」から任意の形式で保存し、そのファイルをメールに添付して送信します。
• Googleドキュメントの共有機能を使えば、メールで直接ドキュメントを渡すことも可能です。

この記事では、Gmail経由でGoogleドキュメントをメール送信する方法と、PDFやMicrosoft Word形式で保存してから別のメールソフトで送信する方法を解説します。

以下の手順は、Windows、macOS、Linuxなど主要なOS上のモダンブラウザであれば、どの環境でも同じように利用できます。

Googleドキュメントをメールで送信する方法

Googleはこの操作をとてもシンプルに設計していますが、どの方法を選ぶかは次の2つの要素で決まります。1つ目は送信手段(Gmailアカウントから送るか、別のメールソフトを使うか)、2つ目は保存形式(相手にどのファイル形式で受け取ってほしいか)です。

Gmailから送信する

Gmailのウェブサイトを使ってGoogleドキュメントをメール送信する手順は以下の通りです。

1. ドキュメントを開いた状態で、「ファイル」メニューから「メール」＞「添付としてメール送信」を選択します。

   

   「メール」メニューがグレーアウトして選択できない場合は、Googleアカウントにログインしているか確認してください。ログインしても使えないときは、後述の別のメールソフトを使う方法を試しましょう。

2. フォームに必要事項を入力します。ここでは、自分宛てにコピーを送ることや、受信者の指定、件名と本文の作成が行えます。

   

3. ドキュメントの内容をメール本文に埋め込みたい場合は、「添付しない(内容をメール本文に含める)」を選択します。こうすると、受信者は別のアプリを開かずにドキュメントの内容をその場で確認できます。ただし、ファイルによってはレイアウトが崩れて正しく表示されないことがあるため注意が必要です。

   

   それ以外の場合は、このオプションのチェックを外し、下のメニューから形式を選びましょう。Googleドキュメントが送信前に自動的にファイルを変換してくれます。たとえば「PDF」を選択すれば、Googleドキュメントが自動的にPDFへ変換されます。その他にもMicrosoft Word、RTFなど複数の形式に対応しています。この方法では実際のファイルがメールに添付されるため、受信者はそのファイルを自分のデバイスにダウンロードできます。

4. 「送信」を選択して完了です。

他のメールソフトから送信する

Gmailのウェブサイトを使いたくない場合は、まずファイルをダウンロードしてから、デスクトップのメールソフトや別のオンラインメールサービスなど、お好みの方法で送信できます。

1. ドキュメントを開き、「ファイル」＞「ダウンロード」を選択します。

2. 形式を選びます。PDF、DOCX(Word)、RTF、EPUBなど、さまざまな形式が用意されています。

   

3. 後でアクセスしやすい場所にファイルを保存します。

4. 普段使用しているメールソフトを開き、保存したファイルをメッセージに添付して送信します。

複数のドキュメントを一度にダウンロードしたい場合は、Googleドライブを活用しましょう。保存したいファイルをすべて選択して右クリックし、「ダウンロード」を選ぶと、DOCX形式のファイルがまとめられたZIPファイルを取得できます。これは複数のドキュメントを一括でメール送信する最も速い方法です。ダウンロードしたファイルはGoogleドキュメントやWordなど互換性のあるソフトウェアで問題なく開けます。

共有機能を活用するのもおすすめ

自分のGoogleドキュメントを他人に渡すもう一つの方法が「共有」です。特に、継続的に更新されるドキュメントで共同作業を行う場合は、共有しておくことで全員の変更が常にリアルタイムで同期され、誰もが最新版を参照できるようになります。さらに、添付ファイルとして送らないため自分のストレージ容量を消費せず、メールを使いながら効率的にドキュメントを受け渡せます。

共有方法の詳細については、Googleドライブでの共有と共同編集に関するガイドをご覧ください。Googleドライブでは、ドキュメント単位だけでなく、フォルダごと丸ごと共有することも可能です。