【保存版】Googleスプレッドシート×Gmailで一括メール送信を実現する方法(YAMM活用ガイド)

連絡先リストに対して一件ずつ個別にメールを送るのは、パーソナライズを求めるほど膨大な時間がかかってしまいます。作業だけで一日が終わってしまうようでは、こうしたキャンペーンを続けるメリットも見出せません。

そこでおすすめなのが、Googleスプレッドシートのアドオン「Yet Another Mail Merge(YAMM)」です。連絡先リスト・スプレッドシート・Gmailの3つさえあれば、何百件ものパーソナライズ済みメールを一括で送信できます。

Yet Another Mail Mergeをダウンロードする

YAMMでは無料で最大50通までメールを送信できます。まずは公式サイトにアクセスしてアプリをダウンロードしましょう。

1. YAMM公式サイトにアクセスし、「Get Started For Free(無料で始める)」をクリックします。
2. 「インストール」ボタンをクリックします。
3. 「続行」をクリックします。
4. 使用するGoogleアカウントを選択します。
5. 「許可」をクリックして、YAMMによるアカウントへのアクセスを許可します。
6. 「完了」をクリックします。

これでGoogleスプレッドシートにYAMMがインストールされました。以降は、新しいシートを開いてメニューの「拡張機能(Add-ons)」からいつでも呼び出せます。

Googleスプレッドシートとメール下書きを作成する

一括メール送信を設定するには、送信先となる全員の連絡先情報をまとめたGoogleスプレッドシートを作成する必要があります。

メールテンプレートの作成に加えて、シート側のテンプレートも整えておくことが重要です。そうすることで、シートとメールをマージした際に、連絡先情報が自動的に差し込まれます。

連絡先の入力方法は、Googleに既存の連絡先リストがあるかどうかによって、主に2つの方法があります。

ゼロから一括メールを送信する場合

1. Googleスプレッドシートを開き、新しい空白のスプレッドシートを作成します。
2. 一括メールに含めたい項目の列見出し(メールアドレス、名前など)を追加します。見出しは必ず1行目に入力してください。
3. 各連絡先の情報をシートに入力します。
4. Gmailの受信トレイを開き、新しいメールを作成します。
5. 差し込みたい項目の部分には{{..}}形式のプレースホルダーを記述します。属性名はスプレッドシートの列見出しと完全に一致させてください。
6. 下書きメールを閉じます。
7. Googleスプレッドシートに戻り、メニューの拡張機能(Add-ons)を選択します。
8. Yet Another Mail Merge(YAMM)> Start Mail Merge(メールマージを開始)を選びます。
9. 差出人名を入力し、属性を含む下書きメールを選択します。
10. 「Track email opened, clicked, or bounced(開封・クリック・バウンスをトラッキング)」にチェックを入れます。
11. 「Receive a test email(テストメールを受信)」ボタンをクリックします。
12. 自分の受信トレイを確認し、メールが正しく届いているかチェックします。
13. 問題なければ、Googleスプレッドシートの「Send Emails(メールを送信)」ボタンをクリックします。

これで、スプレッドシートに登録したすべての連絡先へメールが一括送信されます。

既存の連絡先リストを使って一括送信する場合

まず、前の手順と同じように下書きメールを作成しておきます。そのうえで、連絡先を手動で入力する代わりに、既存のリストからインポートします。

1. Googleスプレッドシートを開き、新しい空白のスプレッドシートを作成します。
2. 上部メニューの拡張機能(Add-ons)をクリックします。
3. Yet Another Mail Merge(YAMM)> Import Contacts(Google、Salesforceから連絡先をインポート)を選択します。
4. インポートしたい連絡先リストを選択します。
5. または、ドロップダウンから特定の連絡先グループを指定します。
6. 「Import Contacts(連絡先をインポート)」ボタンをクリックします。
7. 「Start Mail Merge(メールマージを開始)」をクリックし、前のリストの手順9〜13に従います。

この方法では事前にリストを整えておく必要がありますが、すべてのデータを手入力するのに比べれば、大幅な時間短縮につながります。

送信結果のデータをトラッキングする

一括メールを送信した後は、キャンペーン用に作成したシートを開けば、成果データを確認できます。

シートを開くと画面右側にサイドバーが表示され、キャンペーン全体の統計情報がひと目でわかります。

確認できるのは、開封数・クリック数・返信数・バウンス数・配信解除などです。また「Merge Status(マージステータス)」という列が自動的に追加され、各メールアドレスごとの状況が個別に表示されます。

さらに結果は色分けされるため、特定の宛先の状態も簡単に見分けられます。ただし、サイドバーで追跡できるのは過去10日間に送信したメールのみなので、長期的な分析が必要な場合は手動で記録を残しておきましょう。

うっかりサイドバーを閉じてしまった場合は、メニューから「Yet Another Mail Merge > Open tracking report(トラッキングレポートを開く)」を選択してください。

これでサイドバーが再び開き、すべてのデータをもう一度確認できるようになります。

YAMMの料金プラン

YAMMで送信できる最初の50通は完全無料です。しかし、より大規模なキャンペーンを予定している場合や、大量のメールを日常的に送る必要がある企業では、上位プランへのアップグレードが必須となります。

YAMMの料金体系は「Personal(個人)」「Team(チーム)」「Unlimited(無制限)」の3つに分かれています。

Personal(個人向け)

Personalプランには、通常のGmailアドレスを使う場合と、Google Workspaceアカウントを使う場合の2種類があります。通常のGmailアドレスなら年額20ドルで、1日最大400宛先まで送信可能(1ユーザー)です。

Workspaceアカウントの場合は年額40ドルで、1日最大1,500宛先まで送信できます(1ユーザー)。

Team(チーム向け)

Google Workspaceドメインを保有している場合は、必要なメンバー数に応じた課金方式になります。プランは5〜100ユーザーを対象としており、価格帯は100ドル〜2,000ドルです。すべてのプランで、1ユーザーあたり1日最大1,500宛先まで送信できます。

Unlimited(無制限)

100ユーザーを超える大規模な組織の場合、オンラインでの購入はできませんが、必要なユーザー数に応じたカスタム見積もりをYAMMに直接依頼できます。

追加できるユーザー数に上限はなく、全ユーザーが1日あたり最大1,500宛先を利用でき、すべての機能が含まれます。

YAMMで一括メール送信を効率化しよう

Yet Another Mail Mergeを活用すれば、メールをまとめて送りながら一人ひとりに合わせたパーソナライズを加えられるため、開封率の向上と業務時間の大幅な削減を両立できます。ベストな結果を得るには、Google Workspace上にあらかじめメーリングリストを整えておくのがおすすめです。社内へのお知らせ一斉配信にも使えるので、全員に確実に情報を行き渡らせたい場面でも重宝します。