Microsoft Planner（マイクロソフト プランナー）の使い方完全ガイド｜タスク管理とチーム作業を効率化

今日やるべきこと：起きる、生き延びる、ベッドに戻る。

……もちろん、すべてのToDoリストがこれほどシンプルなわけではありませんよね。私たちには毎日、プライベートでも仕事でも、こなすべきタスクや目標が山ほどあります。こうした情報を確実に管理するために、メモを取ったり、ToDoリストやスケジュール帳を作ったりする人が多いのではないでしょうか。ToDoリストを活用すれば、やるべき事柄を見失うことが減り、締め切りに間に合わないリスクもぐっと下がります。特に、チームでの作業やビジネスの場面では、Microsoft Plannerが大きな力になってくれるはずです。

実はMicrosoft Plannerは、Office 365スイートに標準で含まれています。このツールを使えば、タスクを効率的に達成できるだけでなく、チームメンバーとの共同作業もスムーズになり、業務を効果的に整理・追跡できます。

本記事では、Microsoft Plannerの基本的な使い方から、チームで働くときにこのツールがどう役立つのかまで、わかりやすく解説していきます。

それでは始めましょう。

Microsoft Plannerを使うべき理由

従業員であっても経営者であっても、Microsoft Plannerは双方に等しくメリットをもたらします。従業員やチームメンバーにとっては、日々の業務やタスクを賢く計画するためのツールになりますし、経営者やチームリーダーにとっては、メンバーのタスク一覧をひと目で把握でき、チーム全体の活動を整理して進行管理できます。Microsoft Plannerはまさに「統合型のワークスペース」として機能し、タスクの作成、優先順位づけ、その他チームに関わる活動の管理をストレスなく行えるのです。

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Microsoft Plannerの使い方

Microsoft Plannerは、いわば「ToDoアプリ」のようなものだと考えてください。操作はとてもシンプルで、以下の手順で始められます。

まず、Microsoft Plannerの公式ページにアクセスし、「サインイン」ボタンをクリックして自分のMicrosoftアカウントでログインしましょう。

初めて利用する場合、ダッシュボードは空の状態で表示されます。それでは、新しいプランの作成方法から見ていきましょう。

新しいプランを作成するには、画面左側のサイドバーにある「+ 新しいプラン」をクリックします。

次に、プラン名を入力します。そのすぐ下に「プライベート」と「パブリック」の2つの選択肢が表示されるので、ここでは「プライベート」を選びましょう。こうすることで、プランの内容はあなたが招待したチームメンバーだけが閲覧できるようになります。

各プランの中には、複数のタスクを登録できます。新しいタスクを追加するには、「+ タスクの追加」をクリックしてください。

ここからが本番です。タスクを作成するたびに、次の2つの重要なオプションが表示されます。

期限日の設定： そのタスクをいつ完了させる予定か、つまり締め切り日を設定できます。

タスクの割り当て： チームリーダーや上司が新しいタスクを作成し、任意のメンバーに割り当てることができる機能です。

以上が、Microsoft Plannerを使ってチームでタスクを作成・整理するための基本の流れです。日々のタスクをこんなに楽しく管理できるなんて、魅力的だと思いませんか？

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在宅ワークでこそ活きたいMicrosoft Planner

コロナ禍以降、多くの企業が従業員に在宅勤務を導入しています。チーム全員がそれぞれ自宅から離れて働く这样的な状況では、Microsoft Plannerはチーム内の業務管理に非常に役立ちます。強力なプロジェクト管理ツールであるMicrosoft Plannerなら、個々のタスクを最適な形で整理し、離れた場所にいても連携を保てます。

Office 365を頻繁に使っている方は、作業を楽にし、生産性を高めるための隠れた便利機能やTipsもぜひチェックしてみてください。

さて、皆さんはMicrosoft Plannerについてどう思いますか？　チームメイトと一緒にこのツールを使ってみようと思いましたか？　ぜひコメント欄でフィードバックをお聞かせください。