Microsoft Planner を使用してワークフローを改善する方法

職場または企業が Microsoft Office 365 を購読している場合、効率を改善するために活用できる優れたツールが多数あります。 Teams、Outlook、OneDrive、OneNote など、これらの一部については既に触れました。ただし、今度は Microsoft Planner に注意を向けます。

プロジェクト管理ツールである Planner は、無料または有料のサービスである Trello や Asana に似ています。追加料金なしで Office 365 に組み込まれており、組織が重要なタスクを追跡し、ワークフローを改善するのに役立ちます。ここでは、OnMSFT での使用方法の詳細と、自分の職場でも使用する方法のガイドを示します。

「バケット」を使用してさまざまなタスクのカテゴリを作成する

Planner エクスペリエンスの中心にあるのは、「プラン」、「バケット」、および「ボード」と呼ばれるものです。まず、ボードは計画やタスクのリストのホームです。サイドバーの (+) ボタンを使用して Planner でプランを作成すると、新しいボードが作成されます。次に、さまざまな種類のタスクを整理するために、ボード内にさまざまな「バケット」を作成できます。

これを行うには、ボードの上部にある [新しいバケットを追加] リンクをクリックします。ここ OnMSFT では、Planner を使用してニュース報道を追跡しています。また、Office 365 やハウツーなど、他の種類の対象範囲については、さまざまな委員会があります。通常、ストーリー アイデア、ニュース ストーリー、DIBS 用のバケットと、編集者が完成したストーリーにマークを付けるための特別なバケットもあります。

バケットを追加すると、バケットの名前の下に別の (+) ボタンが表示されます。これにより、新しいタスク カードを作成して期日を設定したり、チーム メンバーに割り当てることができます。これについては、以下で詳しく説明します。

進捗状況、日付の設定、カードへの詳細の追加などでタスクを追跡

Planner のタスク カードを活用して生産性を向上させる方法は多数あります。ドロップダウン メニューを使用して、さまざまなバケットに移動したり、進行状況を変更したり、開始日と期日を設定したりできます。説明を入力して、自分が何をしているかを同僚に知らせることもできます。の上。簡単にするために、割り当てられたものの進捗状況を追跡するのに役立つチェックリストもあります.

さらに良いことに、カード自体に表示されるファイルやリンクを挿入するために使用できる「添付ファイルを追加」ボタンもあります.ここ OnMSFT では、この機能をよく使用して、私たちが書いている記事のソースへのリンクを共有しています。

さらに、各タスク カードの横には、さまざまな色の「ラベル」があります。全部で 6 種類あり、それぞれの名前をカスタマイズできます。これにより、カードの側面にカラー ラベルを貼り付けることができ、カードが何を意味するかを視覚的に理解するのに役立ちます。ここ OnMSFT では、「高優先度」と「低優先度」のラベルを使用しています。

フィルタまたは機能ごとのグループ化を使用して、重要なものを選択しやすくします

Planner にタスクとバケット リストを追加するにつれて、何が起こっているのかを追跡するのが難しくなる場合があります。幸いなことに、役立つフィルター機能があります。ウィンドウの右上にあり、自分の名前のみ、または同僚の名前に基づいて割り当てを除外できます。

別の方法として、「グループ化」機能を使用して、バケット リストの外観を切り替えることもできます。これにより、タスクが割り当てられた人、進捗状況、または期日とラベルでグループ化できます。

チャートを試して、進捗状況を分析的に見てみましょう

プランナーは時々混乱することがあり、(上司やマネージャーとして) 何に取り組んでいるのか、誰がどのタスクを担当しているのかを常に確認できるとは限りません。幸いなことに、Microsoft には Planner に組み込まれた便利な小さな機能があります。

上部のメニュー バーのプラン名の横に、グラフのようなアイコンが表示されます。これをクリックするとチャートモードに切り替わります。計画の全体的なステータスと、開始済み、進行中、遅延、または完了したタスクの詳細を確認できます。バケットごとのタスク数と、メンバーごとのタスク数も確認できます。利用可能なすべてのバケット アイテムを含むリストも横に表示されます。

チーム内の誰もが同様の機能を利用して、すべての計画とバケットにわたって自分のタスクを視覚的に確認することもできます。左側のサイドバーにある円形のアイコンをクリックするだけで、概要ページが表示されます。残っているタスクの数などを視覚的に確認できます。

Planner をどのように使用しますか?

ご覧のとおり、Planner は非常に強力なツールです。これを使用して混乱を解消し、職場環境のタスクをより適切に管理する方法は複数あります。これは Office 365 に組み込まれており、さまざまなサービスやアプリを切り替えることを心配することなく、チームを管理するために必要なすべてのものを手に入れることができます。会社で Planner を使用すると思いますか?以下のコメントでお知らせください。