Microsoft Plannerでワークフローを改善する方法｜Office 365標搭載のタスク管理ツール活用ガイド

職場やビジネスで Microsoft Office 365 を契約しているなら、業務効率を高めるために活用できる優れたツールが数多くあります。これまでこのサイトでは、Teams、Outlook、OneDrive、OneNote などを紹介してきましたが、今回は Microsoft Planner に注目してみましょう。

Planner はプロジェクト管理ツールであり、Trello や Asana といった無料・有料サービスとよく似た使い勝手を持っています。最大の魅力は、追加料金なしで Office 365 に標準搭載されている点です。組織内の重要なタスクを把握し、ワークフロー全体を改善するのに役立ちます。ここでは、Planner の基本的な使い方から応用テクニックまで、実際の活用例を交えながら詳しく解説していきます。

「バケット」を使ってタスクをカテゴリ分けする

Planner の操作の中核を担っているのが、「プラン」「バケット」「ボード」と呼ばれる要素です。まず、ボードはプラン(タスクリスト)の置き場所となるものです。サイドバーの「+」ボタンから新しいプランを作成すると、新しいボードが生成されます。そのボードの中に複数の「バケット」を作成すれば、タスクの種類ごとに整理できるようになります。

バケットを追加するには、ボード上部の「新しいバケットの追加」というリンクをクリックします。たとえば当サイトでは、ニュース記事の執筆状況を追跡するために Planner を活用しており、Office 365 やハウツー記事など、ジャンル別に異なるボードを運用しています。さらに各ボードには「記事のアイデア」「ニュース記事」「編集済み記事」など、用途に合わせたバケットを設けています。

バケットを追加すると、バケット名の下にもうひとつ「+」ボタンが現れます。ここから新しいタスクカードを作成し、期日を設定したり、チームメンバーに割り当てたりすることができます。

カードで進捗・日付・詳細を管理し、タスクを見える化する

Planner のタスクカードは、生産性向上のためにさまざまな方法で活用できます。ドロップダウンメニューを使えば、カードを別のバケットへ移動したり、進捗状況を変更したり、開始日と期限日を設定したりできます。また、説明欄に入力しておけば、自分が何に取り組んでいるのかを同僚に伝えることも可能です。さらに、シンプルなチェックリスト機能も備わっており、割り当てられた作業の進み具合を細かく追跡できます。

さらに便利なのが「添付ファイルの追加」ボタンです。ファイルやリンクをカード自体に挿入でき、チーム全員がすぐに参照できます。当サイトでは、記事の執筆時に参考資料やソースへのリンクを共有するために、この機能を頻繁に利用しています。

加えて、各タスクカードの側面には色付きの「ラベル」を付けることができます。ラベルは全部で6種類あり、それぞれに自由な名前を付けられます。カードに色ラベルを貼ることで、視覚的に内容を判別しやすくなります。当サイトでは「高優先度」「低優先度」といったラベルを使い分けています。

フィルターやグループ化機能で重要な情報だけを抽出する

タスクやバケットが増えてくると、全体の状況を把握するのが難しくなることがあります。そんなときに役立つのがフィルター機能です。ウィンドウ右上にあるフィルターを使えば、自分自身の担当タスクだけを表示したり、特定の同僚のタスクを絞り込んだりできます。

また、「グループ化」機能を使えば、バケットリストの表示形式を切り替えることも可能です。担当者別、進捗状況別、期限日別、ラベル別など、目的に応じたグルーピングができるので、必要な情報にすばやくアクセスできます。

「チャート」で進捗を分析し、チームの状況を一目で把握

Planner を長く使っていると画面が込み合い、マネージャーとしては誰がどのタスクに取り組んでいるのか見えにくくなることがあります。幸い、Planner にはこうした課題を解決する便利な機能が組み込まれています。

上部のメニューバー、プラン名の横にはグラフのようなアイコンが表示されています。これをクリックするとチャートモードに切り替わり、プラン全体のステータスを確認できます。開始済み・進行中・遅延・完了など、タスクの詳細な状況に加え、バケットごとのタスク数やメンバーごとのタスク数も一目でわかります。画面の側面には、すべてのバケットアイテムの一覧も表示されます。

似たような機能は、チームの誰もが利用できます。左サイドバーの円形アイコンをクリックすると概要ページが開き、自分の残タスクの数などをビジュアル的に確認できます。すべてのプランとバケットを横断して、自分のタスク状況を把握できるのは大きなメリットです。

あなたはPlannerをどう活用する?

ここまで見てきたように、Planner は非常に強力なツールです。職場のタスク管理における混乱を解消し、業務をより効率的に進めるための使い方はひとつではありません。Office 365 に標準搭載されているため、複数のサービスやアプリを行き来することなく、チームマネジメントに必要なすべてを完結できる点も大きな強みです。あなたの会社でも Planner を活用してみようと思いましたか?ぜひコメントで感想をお聞かせください。