Excelで売上台帳と仕入台帳を作成する方法｜3ステップで簡単にできる

Excelで売上台帳や仕入台帳を作成する方法をお探しの方は、ぜひこの記事をご覧ください。今回は、Excelを使って売上台帳と仕入台帳を作成する具体的な手順を、初心者にもわかりやすく解説します。

3つのステップでExcelに売上台帳・仕入台帳を作成する

それでは、たった3つの簡単なステップで売上台帳と仕入台帳を作成する方法を順番に見ていきましょう。

ステップ1:必要な項目を揃えたデータセットを作成する

• まず、ワークブックを開き、「会社名」と「住所」を入力します。
• 次に、会社情報の下に、「月名」「開始日」「終了日」「期首残高」「期末残高」といった小さな見出しボックスを作成し、台帳の土台を整えます。

• 続いて、「日付」「商品売上」「現金売上」「掛売上(クレジット売上)」「残高」の5つの列を新たに追加し、データセットを完成させます。

ステップ2:数式を使って売上台帳を計算する

• このステップでは、各セルにデータを入力し、売上台帳を完成させていきます。
• まず「月名」「開始日」「終了日」は手動で入力しましょう。
• ここでは、期首残高が50,000ドルあるものと仮定します。

• 期末残高を求めるために、以下の数式を入力します。

=F19

この数式により、月末までの売上処理が完了した時点で、合計金額が期末残高へと反映されます。

• Enterキーを押して数式を確定します。まだ値を入力していないため、ハイフン(-)が表示されます。

• 次に、売上記録から収集したデータをセル範囲(B12:E18)に入力していきます。

• 当日の残高を確認するには、以下の数式を入力します。

=C9+D12-E12

• Enterキーを押すと、「1月5日」時点の売上合計金額が表示されます。

• 同様に、次の行のセルには「前日残高+当日の売上-当日の支払」を表す数式を入力します。

=F12+D13-E13

• Enterキーを押せば、売上後の累計残高を取得できます。

• 続いて、「フィルハンドル」をセル(F18)まで下方向にドラッグし、残りのセルにも数式をコピーします。
• なお、合計値は現金取引と掛取引の合計を参照して計算されるため、合計行のセルはまだ空白のままにしておきます。

• ここからは、ExcelのSUM関数を使って現金売上の合計を計算します。セル(D19)に以下の数式を入力してください。

=SUM(D12:D18)

• Enterキーを押すと、現金売上の合計額が表示されます。

• 同じ要領で、セル(E19)に以下の数式を入力して、掛売上の合計を計算します。

=SUM(E12:E18)

• Enterキーを押して確定しましょう。

• 最後に、すべての現金取引と掛取引を反映させた最終残高を求めます。セル(F19)に以下の数式を入力してください。

=C9+D19-E19

この数式は、次の計算式を意味しています。

• 最終残高 = 期首残高 + 現金売上合計 − 掛売上合計

• これで、「合計残高」が自動的に「期末残高」へと反映されていることが確認できます。

ステップ3:数式で仕入台帳の合計金額を計算する

• 同じ要領で、新しいワークシートを開いて仕入台帳を作成します。
• ステップ1と同様にデータセットを作成し、対象月のすべての「仕入記録」を入力していきます。
• 計算を始めるにあたり、期首残高が10,000ドルあるものと仮定します。

• 先ほどの手順と同じく、以下の数式を使ってセル(F12)に当日の残高を計算します。仕入の場合は売上とは逆に、支出で残高が減る点に注意してください。

=C9-D12+E12

• 同じスタイルで、セル(F13)には以下の数式を入力します。

=F12-D13+E13

• あとは「フィルハンドル」を下方向にドラッグすれば、残りのセルへ数式を一括コピーできます。

• 先ほどと同じ方法で、各列の「合計金額」を計算します。

• 計算がすべて完了すれば、Excelでの売上台帳・仕入台帳の作成は成功です!

注意点

• 特定の日付の最初の取引に対して数式を適用した後は、すぐにフィルハンドルを下にドラッグしないでください。初日の取引では元となる金額が期首残高ですが、2行目以降のセルでは「前回の取引後の残高」が基準となるため、数式の構造が異なるからです。

まとめ

この記事では、Excelで売上台帳と仕入台帳を作成するための一連の手順を詳しく解説しました。基本の数式とSUM関数を組み合わせるだけで、残高管理を自動化できるのがExcelならではの魅力です。ぜひ実際にファイルを作成して、自分の業務に活かしてみてください。この記事が皆さんのお役に立てば幸いです。ご意見やご体験があれば、ぜひコメント欄でお聞かせください。

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