Excelで小切手帳元帳を作成する方法(実用的な2つの例)

小切手帳元帳で取引の記録を管理したいとお考えですか?この記事では、Excelで小切手帳元帳を作成する方法を、すぐに使える2つの実例を交えてわかりやすく解説します。

練習用ワークブックは、以下のリンクからダウンロードできます。

小切手帳元帳とは?

簡単に言うと、小切手帳元帳とは、一定期間内の購入、支払い、請求書、入金などのすべての取引情報を記録するものです。会計業務では、取引を元帳(ledger)に記録するのが一般的な慣行となっています。

Excelで小切手帳元帳を作成する2つの例

1つ目の例ではシンプルな小切手帳元帳を作成し、2つ目の例ではExcelのテーブル機能を使って、より動的な元帳を構築します。それでは、順番に見ていきましょう。
ここでは、B4:D13セルに示されたデータセットを想定します。このデータセットには、取引の日付(Date)、番号(Number)、説明(Description)が記録されており、最後の2列には取引の種類である借方(Debit)と貸方(Credit)がそれぞれ表示されています。

なお、本記事では Microsoft Excel 365 を使用していますが、お使いの環境に合わせて他のバージョンでも問題なく操作できます。

例1: Excelでシンプルな小切手帳元帳を作成する

Microsoft Excelを使えば、シンプルな小切手帳元帳はとても簡単に作成できます。以下の手順に従って進めましょう。

手順:

• まず、7月の期首残高(Starting Balance)は$500とし、残高(Balance)列に累計残高を表示させます。そのため、G6セルに以下の数式を入力します。

=IF(AND(ISBLANK(E6),ISBLANK(F6)),"",G5-E6+F6)

ここで、E6セルとF6セルはそれぞれ借方(Debit)列と貸方(Credit)列を参照しており、G6セルは$500という残高(Balance)を表します。

数式の解説:

• ISBLANK(E6)、ISBLANK(F6) → ISBLANK関数は、参照先のセルが空かどうかを判定し、TRUE(真)またはFALSE(偽)を返します。ここでE6は「給与(Salary)」の借方値を参照するvalue引数、F6は同じく「給与」の貸方値を参照するvalue引数です。つまり、ISBLANK関数によって借方セルと貸方セルが空白かどうかがチェックされ、空白ならTRUE、空白でなければFALSEが返されます。
  • 出力 → TRUE、FALSE
• AND(ISBLANK(E6),ISBLANK(F6)) → 次のように展開されます
  • AND(TRUE,FALSE) → AND関数は、すべての引数がTRUEであるかどうかを判定し、すべてがTRUEの場合のみTRUEを返します。ここではTRUEがlogical1引数、FALSEがlogical2引数であり、片方がFALSEのため、AND関数はFALSEを返します。
  • 出力 → FALSE
• =IF(AND(ISBLANK(E6),ISBLANK(F6)),"",G5-E6+F6) → 次のように展開されます
  • =IF(FALSE,"",G5-E6+F6) → IF関数は条件が満たされているかどうかを判定し、TRUEの場合とFALSEの場合で異なる値を返します。ここではFALSEがlogical_test引数となるため、IF関数はvalue_if_false引数であるG5-E6+F6の計算結果を返します。もし条件がTRUEであれば、value_if_true引数である""(空白)が返される仕組みです。
  • 500 – 0 + 2000 → 2500

• 次に、フィルハンドルツールを使用して、下のセルへ数式をコピーします。

最終的に、結果は下の画像のようになります。

関連記事: Excelで総勘定元帳を作成する方法(簡単な手順付き)

例2: Excelテーブルを使って小切手帳元帳を作成する

2つ目の例では、シンプルな小切手帳元帳をさらに一歩進化させます。具体的には、Excelテーブルを活用することで、新しい項目を追加するたびに残高(Balance)列が自動的に更新される仕組みを実現します。手順はシンプルなので、一緒に進めていきましょう。

手順:

• まず、G6セルに以下の数式を入力します。

=IF(AND(ISBLANK(E6),ISBLANK(F6)),"",G5-E6+F6)

この数式では、E6セルとF6セルがそれぞれ借方(Debit)列と貸方(Credit)列を参照し、G6セルが$500の残高(Balance)を表しています。

• 続いて、下のセルへ数式をコピーすると、結果は下の画像のようになります。

• 次に、挿入(Insert)タブに移動し、テーブル(Table)オプションをクリックします。

• すると、Excelが自動的にB4:G14のセル範囲をテーブルとして選択します。このとき、先頭行をテーブルの見出しとして使用する(My table has headers)オプションにチェックが入っていることを確認してください。

作成されたテーブルは、下のスクリーンショットのようになります。

• さらに、G13セルに移動して、キーボードのTABキーを押します。

• テーブルが自動的に次の行まで拡張されます。これで、小切手帳元帳に新しい項目を追加でき、残高も自動的に更新されるようになります。

関連記事: Excelで元帳を作成する方法(簡単な手順付き)

練習セクション

各シートの右側には練習(Practice)セクションを用意していますので、ぜひご自身で実際に試してみてください。自分の手で操作することが、スキル向上への近道です。

まとめ

この記事が、Excelで小切手帳元帳を作成する方法を理解する一助となれば幸いです。ご不明な点がある場合は、下のコメント欄でお気軽にお尋ねください。また、このような記事をもっと読みたい方は、当サイトExcelDemyをご覧ください。

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