ExcelからWord封筒への差し込み印刷を2つの簡単な方法で実現する手順

Excelの住所リストを使って、Wordの封筒に差し込み印刷を行いたいと思っていませんか?この記事では、誰でも簡単に作業できる2つの方法を、画像付きの手順とともにわかりやすく解説します。

差し込み印刷とは?

ビジネスやプライベートの場面で、住所の異なる複数の人にまとめて郵便物を送りたいことがあります。そんなときに便利なのが差し込み印刷(メールマージ)機能です。この機能を使えば、Excelなどで管理している宛先リストをもとに、1件ごとに宛先が印字された封筒を一括で作成できます。手書きの手間や転記ミスを防げるため、大量の郵送業務を効率化したい方には必須の機能といえるでしょう。

使用するサンプルデータ

今回は、姓(First Name)、名(Last Name)、番地(Street Address)、市区町村(City)、郵便番号(Zip Code)の各列を含むExcelの表を用意しました。このデータを使って、Wordの封筒への差し込み印刷を行います。なお、本記事ではExcel 365を使用していますが、お使いのバージョンが異なっても同様の手順で操作できます。

方法1:「封筒」オプションを使った差し込み印刷

まずは、Wordの「差し込み文書」タブにある「封筒」オプションを使う方法をご紹介します。封筒のサイズやフォントを細かく指定しながら作成したい場合におすすめです。

ステップ1:封筒を作成する

• まず、Wordを開きます。
• 「差し込み文書」タブ >> 「差し込み印刷の開始」 >> 「封筒」を選択します。

「封筒オプション」ダイアログボックスが表示されます。「封筒サイズ」のドロップダウン矢印をクリックすれば、封筒のサイズを変更することも可能です。

• ここでは、封筒サイズはデフォルトのままにしておきます。

次に、「宛先住所」のフォントをクリックすると、「封筒宛先」ダイアログボックスが表示されます。

• フォントスタイルに「太字」、フォントサイズに「14」を選択します。

ドロップダウン矢印からフォントの色や下線のスタイルを変更したり、文字飾り(Effects)を設定したりすることもできます。

• ここでは、色・下線・文字飾りは初期設定のまま進めます。
• プレビューを確認したら、「OK」をクリックします。

続いて、「差出人住所」のフォントも同様に設定します。

「封筒差出人」ダイアログボックスが表示されるので、こちらも太字・フォントサイズ14に設定しましょう。必要に応じて色や下線、文字飾りを調整し、プレビューを確認して「OK」をクリックします。

• 最後に、「封筒オプション」ダイアログボックスで「OK」をクリックします。

これで封筒が作成されました。

• 画面左上をクリックして、差出人住所を入力します。

• 次に、封筒中央をクリックして、宛先住所ボックスを挿入します。

ステップ2:Excelファイルを宛先リストとして読み込む

• 「差し込み文書」タブ >> 「宛先の選択」 >> 「既存のリストを使用」を選択します。

• 保存場所からExcelファイルに移動し、「Mail Merge from Excel to Word Envelopes」という名前のファイルを選択して「開く」をクリックします。

「テーブル選択」ダイアログボックスが表示されます。「データの先頭行に列見出しが含まれる」にチェックが入っていることを確認してください。

• 確認できたら「OK」をクリックします。

ステップ3:あて名ブロックまたは差し込みフィールドで宛先を挿入する

(A)あて名ブロックを使う場合

• 「書き込みとフィールドの挿入」グループから「あて名ブロック」を選択します。

「あて名ブロックの挿入」ダイアログボックスが表示され、プレビュー欄に1人目の受取人の住所が表示されます。赤枠で示した右向き矢印をクリックすれば、他の宛先も確認できます。

• 問題なければ「OK」をクリックします。

封筒に1人目の受取人の住所が挿入されます。

• 「結果のプレビュー」をクリックすると、実際の印字イメージを確認できます。
• 右向き矢印をクリックすれば、他の受取人の住所も順番にプレビューできます。

これで、ExcelからWord封筒への差し込み印刷の準備が整いました。

(B)差し込みフィールドを使う場合

あて名ブロックの代わりに、「差し込みフィールドの挿入」オプションを使えば、宛先住所を項目ごとに自由に配置できます。

• 「差し込みフィールドの挿入」のドロップダウン矢印をクリックすると、Excelファイル内の全フィールド(列見出し)が一覧表示されます。
• 一覧から「First Name」を選択します。

封筒の宛先住所ボックスに「First Name」フィールドが挿入されたことを確認できます。

• 同じ要領で「Last Name」も挿入します。
• Enterキーで改行し、次の行に番地や市区町村などの残りのフィールドを順に挿入していきます。

宛先住所ボックスに受取人の住所フィールドが整然と並びました。

• 「結果のプレビュー」をクリックして、実際の表示を確認します。

• 右向き矢印をクリックすれば、他の受取人の住所プレビューも確認できます。

ステップ4:印刷する

• 「完了して差し込み」 >> 「文書の印刷」を選択します。

「プリンターに差し込み」ダイアログボックスが表示されます。「すべて」が印刷レコードとして選択されていることを確認してください。

• 「OK」をクリックします。

次に「印刷」ダイアログボックスが表示されます。

• 「OK」をクリックすれば、ExcelからWord封筒への差し込み印刷が完了です。

方法2:「差し込み印刷ウィザード」を使った段階的な差し込み印刷

次に、Wordの「差し込み文書」タブにある「ステップ バイ ステップ差し込み印刷ウィザード」を使う方法をご紹介します。画面の案内に沿って操作できるため、初心者の方にもおすすめの方法です。また、一部のデータソースを除外したい場合にも便利です。

ステップ1:ウィザードを起動して封筒を設定する

• まず、Wordを開きます。
• 「差し込み文書」タブ >> 「差し込み印刷の開始」 >> 「ステップ バイ ステップ差し込み印刷ウィザード」を選択します。

Word文書の右側に「差し込み印刷」作業ウィンドウが表示されます。

• ステップ1/6で、文書の種類として「封筒」を選択し、「次へ:ひな形の作成」をクリックします。

• ステップ2/6の「文書レイアウトの変更」で「封筒オプション」を選択します。

「封筒オプション」ダイアログボックスが表示されます。「封筒サイズ」のドロップダウン矢印からサイズを変更できますが、ここではデフォルトのまま進めます。

続いて、「宛先住所」のフォントをクリックし、太字・フォントサイズ14に設定します。必要に応じて色や下線、文字飾りも調整できます。プレビューを確認して「OK」をクリックしましょう。

同様に、「差出人住所」のフォントも太字・フォントサイズ14に設定し、「OK」をクリックします。

• 最後に「封筒オプション」ダイアログボックスで「OK」をクリックすると、封筒が作成されます。

ステップ2:宛先リストを選択する

• ステップ2/6で「次へ:宛先の選択」をクリックします。

• 「参照」をクリックして、宛先リストとなるExcelファイルを選択します。

• 対象のExcelファイルを選択して「開く」をクリックします。

「テーブル選択」ダイアログボックスが表示されるので、「データの先頭行に列見出しが含まれる」にチェックが入っていることを確認して「OK」をクリックします。

次に「差し込み印刷の宛先」ダイアログボックスが表示されます。ここでは、チェックを外すことで特定のデータソースを除外したり、宛先リストを絞り込んだりすることができます。

• ここでは、宛先リストはそのまま使用し、「OK」をクリックします。

• 封筒の左上に差出人住所を入力します。
• 封筒中央をクリックして、宛先住所ボックスを挿入します。

宛先住所ボックスが表示されました。

ステップ3:宛先を配置する

• ステップ3/6で「次へ:封筒の配置」をクリックします。

• 「あて名ブロック」を選択します。

「あて名ブロックの挿入」ダイアログボックスでプレビューを確認し、右向き矢印で他の宛先もチェックしたら、「OK」をクリックします。

なお、「その他の項目」をクリックすれば、「差し込みフィールドの挿入」一覧が表示され、住所を項目単位で手動挿入することも可能です。

• ここでは「あて名ブロック」で住所を挿入しました。
• ステップ4/6で「次へ:封筒のプレビュー」を選択します。

1人目の受取人の住所プレビューが表示されます。右向き矢印をクリックすれば、他の受取人の住所も順に確認できます。

ステップ4:差し込みを完了して印刷する

• ステップ5/6で「次へ:差し込みの完了」をクリックします。

• 「差し込み」欄から「印刷」を選択します。

「プリンターに差し込み」ダイアログボックスで「すべて」が選択されていることを確認し、「OK」をクリックします。続いて表示される「印刷」ダイアログボックスで「OK」を押せば、差し込み印刷が完了します。

覚えておきたいポイント

• 封筒への宛先挿入には、「あて名ブロック」と「差し込みフィールドの挿入」のどちらでも対応できます。形式を統一したいならあて名ブロック、細かくカスタマイズしたいなら差し込みフィールドがおすすめです。
• 「ステップ バイ ステップ差し込み印刷ウィザード」は、一部のデータソースを除外したい場合や、初心者が段階的に操作したい場合に特に便利です。

練習用シートについて

記事で紹介した方法は、練習用シートを使って実際に試すことができます。ぜひ手を動かしながら操作に慣れていきましょう。

まとめ

この記事では、ExcelからWord封筒への差し込み印刷を2つの方法で解説しました。「封筒」オプションを使う方法と、ウィザードに沿って進める方法のどちらも、一度覚えてしまえば大量の宛名印刷を短時間で処理できるようになります。この記事が皆さんの業務効率化に役立てば幸いです。ご質問やご提案があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。その他のExcel関連の記事については、当サイトExceldemyもぜひご覧ください。

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