Word で差し込み印刷を使用してレター、ラベル、封筒を作成する方法

差し込み印刷は、パーソナライズされたレター、ラベル、封筒、電子メール、およびディレクトリの作成を合理化するのに役立つ Microsoft Word の機能です。差し込み印刷は MS Word の最も一般的に使用される機能ではないため、一部のユーザーは、Word で差し込み印刷を行ってレター、ラベル、および封筒を作成する方法を知らない可能性があります。

各レター、ラベル、またはその他のドキュメントを手動でパーソナライズするのに費やす時間を節約しようとしている場合は、差し込み印刷が便利です。差し込み印刷レターを作成したことがない場合でも、プロセスは非常に簡単です。以下の各ステップを順を追って説明します。

差し込み印刷レターの作成方法

Microsoft Word には、差し込み印刷レターを作成するためのウィザードがあります。ウィザードは、途中で使用したいレターとレターの受信者を尋ねますので、挿入する準備ができている受信者のリストがあることを確認してください.そうでない場合は、受信者のリストをいつでも手動で追加できます。

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Word 文書を開き、メッセージを入力します。パーソナライズされた要素 (たとえば、タイトル、名前、都市など) は除外します。今のところ、次のように、これらの要素を挿入する場所に空白を残すことができます:

2. テンプレートの準備ができたら、[郵便物] を選択します> 差し込み印刷を開始> 段階的な差し込み印刷ウィザード 上部のリボンから。

3. MS Word ウィンドウの右端に新しいペインが表示されます。これは、プロセスを順を追って説明するウィザードです。最初のステップとして、作業中のドキュメントの種類を選択する必要があります。 文字を選択 [次へ:ドキュメントの開始] を選択します。 .

4. 次に、差し込み印刷に使用するドキュメントを選択する必要があります。
   レターの内容をすでに入力している場合は、[現在のドキュメントを使用] を選択します。 .
   すぐに使用できるテンプレートを使用する場合は、[テンプレートから開始] を選択します。 開始ドキュメントを選択したら、[受信者を選択] をクリックします。 .

5. 次のステップは、受信者を選択することです。受信者データが入力された Excel シートがあると仮定すると、[既存のファイルを使用] を選択してデータをインポートできます。 オプションを選択し、[参照] を選択します 次のセクションから。

エクスプローラーを使用して受信者のリストを含むシートに移動し、シートを選択して [開く] を選択します。 .

シートを選択すると、[テーブルの選択] が表示されます 窓。関連するテーブルを選択します。テキスト データの最初の行に列ヘッダーが含まれています の横にあるボックスを必ずオンにしてください それがあなたのデータに当てはまる場合は、[OK] を選択します .

次に、差し込み印刷で Word が使用する受信者のリストが表示されます。すべて問題がなければ、[OK] を選択します .

Excel シートを追加したら、[次へ:手紙を書く] を選択します。 .

6. これで、レターにプレースホルダーを追加する準備が整いました。プレースホルダーを追加する場所にカーソルを合わせ、[その他のアイテム] を選択します。 差し込み印刷ペインから

差し込みフィールドの挿入 ダイアログ ボックスが開き、関連するプレースホルダーを選択して [挿入] を選択できます。

7. すべての差し込みフィールドを挿入したら、[次へ:レターのプレビュー] を選択します .

これにより、差し込み印刷で生成されたすべてのレターのプレビューが表示されます。差し込み印刷ペインの矢印ボタンを使用して、レターのプレビューを切り替えることができます。

8. [次へ:マージを完了する] を選択します .次のステップで、印刷のいずれかを選択します (すべての文字を印刷する場合) または 個々の文字を編集 > すべて (複数の手紙を 1 つの文書に結合する場合)

差し込み印刷ラベルの作成方法

メーリング リストを Excel シートに整然とまとめておくことをお勧めします。そうすれば、誰かのメーリングの詳細が必要になったときにめまいがすることはありません。ただし、ラベルを印刷したい場合、Excel シートの編集ではうまくいきません。代わりに、MS Word で差し込み印刷ラベルを作成する必要があります。

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郵送先の詳細が記載された Excel シートが既にある場合は、次のステップにスキップできます。そうでない場合は、メーリング リストを Excel シートに整理します。いくつかのヘッダー (名、姓、住所など) を追加して、リストを並べ替えます。

MS Word に切り替えます。ウィザードを使用してラベルを作成します。空白のドキュメントを開き、[メーリング] を選択します> 差し込み印刷を選択 > 段階的な差し込み印刷ウィザード .

3. ラベルを選択 次:ドキュメントの開始 .

4. 次の画面で、[ドキュメント レイアウトの変更] を選択します .次に、ラベル オプションを選択します 製品番号とラベル ブランドを設定します。

[OK] を選択したら 、ドキュメントにアウトライン化されたラベルが表示されます。そうでない場合は、 テーブル デザイン に移動してください> 国境 [グリッドラインを表示] を選択します。

5. 郵便物に戻る タブをクリックし、[受信者の選択] を選択します。> 既存のリストを使用します。

メール リストを含む Excel ファイルに移動します。ファイルを選択し、[開く] を選択します .

6. [テーブルの選択] が表示されます 窓。ワークブックに複数のシートがある場合、ここに複数の項目が表示されます。メーリング リストが含まれているものを選択します。テキスト データの最初の行に列ヘッダーが含まれています の横にあるチェックボックスをオンにします。 [OK] を選択します .

7. MS Word がメーリング リストをインポートします。 住所ブロックを選択 .右側のプレビューを見てください。

希望どおりに表示されない場合は、[マッチ フィールド] を選択します。 すべての詳細がワークシートの適切なヘッダーに対応していることを確認し、[OK] を選択します。 .

もう一度プレビューを見てください。問題がなければ、[OK] を選択します .

8. <> が表示されます ラベルで。 郵便物に移動> ラベルを更新 <> を追加するには すべてのラベルに。

9. ラベルをマージする準備が整いました。 郵便物に移動> 仕上げとマージ > 個々のドキュメントを編集 .

小さなウィンドウがポップアップ表示されます。 すべてを選択 そしてOK .

10. すべてのラベルが統合されていることがわかります。

差し込み印刷の封筒を作成する方法

差し込み印刷の封筒の作成は、ラベルの作成とほとんど同じですが、いくつか微調整があります。

もう一度、[メーリング] をクリックします。> 差し込み印刷を開始> 段階的な差し込み印刷ウィザード ですが、今回は [封筒] を選択します [次へ:ドキュメントの開始] を選択します。 下から。

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開始ドキュメントを選択するよう求められます。 封筒オプションを選択します 封筒のサイズと配送先/返送先住所の位置を選択し (次の手順を参照)、[次へ:受取人を選択する] を選択します。 .

2. 封筒オプションを選択した場合 、小さなウィンドウがポップアップ表示されます。ご希望の封筒のサイズを選択し、配送先住所と返送先住所のフォントと配置を選択してください。

3. ウィザードの次のステップは、受信者の選択です。 [既存のリストを使用] を選択します (受信者データを含む Excel シートが既にある場合)、[参照] を選択します。 ファイルを探す。 関連するファイルを選択し、[次へ:封筒を配置する] をクリックします。 .

4. 次の画面で、[アドレス ブロック] を選択します をクリックし、プレビューを見て目的の外観になっていることを確認し、[OK] を選択します。 .

<> が表示されます 封筒に登場。

5. [次へ:封筒をプレビューする] を選択します .前の手順で見たのと同じプレビューがドキュメントに表示されます。ウィザード ペインの矢印ボタンを使用して、封筒を切り替えることができます。

封筒をマージする準備が整いました。 [次へ:マージを完了する] を選択します .

6. 次の画面に、個々の封筒を編集するオプションが表示されます .それを選択し、すべてを選択します すべてのレコードをマージして、[OK] を選択します .

すべての封筒が 1 つのドキュメントに結合されていることがわかります。

一括印刷と電子メールが簡単に

差し込み印刷を使用すると、レター、ラベル、封筒のカスタマイズに費やす時間を大幅に節約できます。ただし、MS Word でできることはそれだけではありません。グリーティング カード、小冊子、インデックス カードも作成できます。

差し込み印刷はしばらく前からありましたが、プロセスを効率化することを検討している場合は、Microsoft Office 2019 に導入された便利な機能がいくつか導入されています。