Wordの差し込み印刷でレター・ラベル・封筒を一括作成する方法

差し込み印刷（メールマージ）は、Microsoft Wordに搭載されている機能の一つで、宛先ごとに内容をカスタマイズしたレター、ラベル、封筒、メール、名簿などを効率よく作成できます。ただし、差し込み印刷はWordの中でも使用頻度が高い機能とは言えず、「やり方を知らない」というユーザーも少なくありません。

一通ずつ手作業で宛名や挨拶文を書き換えるのは非常に時間がかかります。差し込み印刷を使えば、その手間を大幅に削減できます。初めての方でも手順さえ押さえれば簡単なので、この記事ではレター・ラベル・封筒それぞれの作成方法をステップごとに詳しく解説します。

差し込み印刷でレターを作成する方法

Microsoft Wordには、差し込み印刷の手順をガイドしてくれる「ウィザード」が用意されています。途中で使用するレターの文面と宛先リストの指定を求められるため、あらかじめ宛先リストを準備しておくとスムーズです。まだ用意できていなくても、後から手動で追加できるので心配いりません。

1. 文面を作成する： Wordで新規ドキュメントを開き、メッセージ本文を入力します。このとき、宛名や氏名、住所など個人ごとに変わる部分は空欄のままにしておきます。
2. ウィザードを起動する： テンプレートが完成したら、上部リボンの「差し込み文書」＞「差し込み印刷の開始」＞「ステップ バイ ステップ ウィザード」を選択します。
3. 文書の種類を選ぶ： 画面右側にウィザードの作業ウィンドウが表示されます。まず作業する文書の種類を選択します。「レター」を選び、「次へ： ひな形の設定」をクリックします。
4. ひな形を指定する： 次に、差し込み印刷に使う文書を選択します。
   すでに本文を入力済みの場合は「現在の文書を使用」を、
   既定のテンプレートを使いたい場合は「テンプレートから開始する」を選択します。選択できたら「次へ： 宛先の選択」をクリックします。
5. 宛先リストを読み込む： 宛先データが入ったExcelシートがある場合は、「既存のリストを使用」を選択し、「参照」からファイルを指定します。エクスプローラーで宛先リストのシートを選んで「開く」をクリックしてください。

シートを選択すると「テーブルの選択」ウィンドウが表示されます。該当するテーブルを選び、1行目に見出しが入っている場合は「先頭行をデータとして扱う」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

続いて、差し込みに使用される宛先の一覧が表示されるので、内容を確認して問題なければ「OK」を選択します。Excelシートの読み込みが完了したら、「次へ： レターの作成」へ進みます。

6. 差し込みフィールドを挿入する： レター内の差し込み項目を入れたい位置にカーソルを置き、作業ウィンドウの「その他の項目」を選択します。

「差し込みフィールドの挿入」ダイアログが開くので、挿入したい項目を選んで「挿入」をクリックすると、レターに反映されます。

7. プレビューで確認する： すべての差し込みフィールドを挿入し終えたら、「次へ： レターのプレビュー」を選択します。生成されたレターのプレビューが表示され、作業ウィンドウの矢印ボタンで宛先ごとに切り替えて確認できます。
8. 差し込みを完了する： 「次へ： 差し込みの完了」を選択します。最後に、全レターを印刷したい場合は「印刷」を、1つの文書にまとめたい場合は「個々のレターの編集」＞「すべて」を選択します。

差し込み印刷でラベルを作成する方法

郵送先リストはExcelシートに整理しておくのがおすすめです。とはいえ、ラベルを印刷したい場合、Excelだけでは対応できません。そこで活躍するのが、Wordの差し込み印刷によるラベル作成です。

1. 宛先リストを準備する： 郵送先情報が入ったExcelシートがすでにある場合はこの工程をスキップできます。ない場合は、Excelで郵送先リストを作成しましょう。「姓」「名」「住所」などの見出し行を付けて整理しておきます。
2. ウィザードを起動する： Wordに切り替え、空白のドキュメントを開いて「差し込み文書」＞「差し込み印刷の開始」＞「ステップ バイ ステップ ウィザード」を選択します。
3. ラベルを選択する： 文書の種類で「ラベル」を選び、「次へ： ひな形の設定」をクリックします。
4. ラベルのオプションを設定する： 次の画面で「文書レイアウトの変更」を選択し、「ラベル オプション」から製品番号とラベルのブランド（メーカー）を指定します。

「OK」をクリックすると、ドキュメント上にラベルの枠線が表示されます。表示されない場合は、「テーブルデザイン」＞「罫線」＞「格子線の表示」を選択してください。

5. 宛先リストを取り込む： Wordの「差し込み文書」タブに戻り、「宛先の選択」＞「既存のリストを使用」を選択します。郵送先リストが入ったExcelファイルを探して「開く」をクリックします。
6. テーブルを選択する： 「テーブルの選択」ウィンドウが表示されます。ワークブックに複数のシートがある場合は複数の項目が表示されるので、郵送先リストが含まれるものを選びます。「先頭行をデータとして扱う」にチェックを入れて「OK」をクリックします。
7. 住所ブロックを挿入する： Wordが郵送先リストを読み込んだら、「住所ブロック」を選択します。右側のプレビューで表示を確認しましょう。

表示が意図した形式と異なる場合は、「フィールドの対応付け」を選択します。ワークシートの各見出しと項目が正しく対応しているか確認し、「OK」をクリックします。再度プレビューを確認し、問題なければ「OK」を選択します。

8. すべてのラベルに反映する： ラベルに«AddressBlock»が挿入されたら、「差し込み文書」＞「ラベルの更新」を選択して、すべてのラベルに同じフィールドを反映させます。
9. 差し込みを実行する： 「差し込み文書」＞「完了とマージ」＞「個々のドキュメントの編集」を選択します。小さなウィンドウが表示されるので、「すべて」を選んで「OK」をクリックします。
10. 完成を確認する： すべてのラベルが差し込まれた状態で表示されれば完成です。

差し込み印刷で封筒を作成する方法

封筒の差し込み印刷も、基本的にはラベルの場合とほぼ同じ手順ですが、いくつか異なる点があります。

同様に「差し込み文書」＞「差し込み印刷の開始」＞「ステップ バイ ステップ ウィザード」を開き、今回は「封筒」を選択して、下部の「次へ： ひな形の設定」をクリックします。

1. 封筒オプションを開く： ひな形の選択画面で「封筒オプション」を選択し、封筒サイズや宛先・差出人住所の配置を設定して（詳細は次のステップ）、「次へ： 宛先の選択」へ進みます。
2. サイズとフォントを指定する： 「封筒オプション」を選ぶと小さなウィンドウが表示されます。希望する封筒サイズを選び、宛先住所と差出人住所のフォントおよび配置を指定します。
3. 宛先リストを選ぶ： ウィザードの次のステップで宛先を選択します。宛先データが入ったExcelシートがすでにある場合は「既存のリストを使用」を選び、「参照」からファイルを指定します。該当ファイルを選択して「次へ： 封筒の配置」をクリックします。
4. 住所ブロックを挿入する： 次の画面で「住所ブロック」を選択し、プレビューで表示を確認して問題なければ「OK」をクリックします。封筒に«AddressBlock»が表示されます。
5. プレビューで確認する： 「次へ： 封筒のプレビュー」を選択します。前のステップと同じプレビューがドキュメント上に表示され、ウィザードの矢印ボタンで封筒を切り替えて確認できます。確認が終わったら「次へ： 差し込みの完了」を選択します。
6. 差し込みを完了する： 次の画面で「個々の封筒の編集」を選択し、「すべて」を選んで全レコードをマージし、「OK」をクリックします。

これで、すべての封筒が1つの文書にまとまって表示されます。

大量印刷もメール送信もこれひとつで

差し込み印刷を活用すれば、レターやラベル、封筒を1件ずつカスタマイズするのにかかっていた膨大な時間を節約できます。また、Wordでできるのは差し込み印刷だけではありません。グリーティングカードやパンフレット、インデックスカードなども作成可能です。

差し込み印刷自体は昔からある機能ですが、業務効率化を目指しているなら、Microsoft Office 2019で追加された便利な新機能もぜひチェックしてみてください。