Excelデータからレポートを作成する方法｜誰でもできる2つの簡単な手順

私たちは日々の業務で重要な情報をExcelのワークシートに保存し、データ分析のためにさまざまな操作を行っています。企業や組織にとって、これらのExcelデータから定期的にレポートを生成することは非常に重要です。レポートがあれば、業績の改善状況を把握したり、改善が必要な分野を的確に特定したりできます。この記事では、Excelデータからレポートを作成する効果的かつシンプルな方法をご紹介します。

Excelデータからレポートを作成する2つの簡単な方法

説明にはサンプルデータを使用します。以下のデータセットは、ある会社の3か月間（1月～3月）における2つの商品（エアコンとヒーター）の純売上高を表しています。この記事では、月別および商品別の純売上高の合計に関するレポートを作成していきます。

方法1：グラフを挿入してレポートを作成する

1-1. 推奨グラフを追加する

最初の方法では、Excelのグラフ機能を活用します。以下の手順に従って、Excelデータからレポートを作成しましょう。

手順：

• まず、範囲B4:C10を選択します。
• 次に、挿入タブ ➤ 推奨グラフをクリックします。

• すると、グラフの挿入ダイアログボックスが表示されます。
• 左側のペインから希望するグラフの種類を選択します。
• この例では集合縦棒を選択します。各月の商品別純売上高が2色で表示されるため、視覚的に区別しやすくなります。

• その後、OKを押します。
• これで、下図のように新しいワークシートに目的のグラフが作成されます。
• さらに、月や商品のドロップダウンアイコンをクリックして、必要な項目だけを絞り込むことも可能です。

• また、必要に応じてグラフを画像として保存することもできます。
• その場合は、グラフを選択して右クリックします。
• 最後に、図として保存を選択すれば完了です。

1-2. グラフを手動で作成する

Excelの推奨グラフではなく、自分で好みのグラフを作成したい場合は、以下の手順に従ってください。

手順：

• まず、B4:C10を選択し、挿入タブをクリックします。
• 次に、希望するグラフを選択します。この例では、マーカー付き折れ線グラフ（2-D折れ線）を選択します。

• これで、下図のような折れ線グラフが作成されます。
• グラフの横にある赤枠内の3つのアイコンをクリックすると、グラフを自由に編集できます。

• たとえば、中央のアイコン（ブラシのアイコン）をクリックしてスタイル一覧から好きなデザインを選ぶと、グラフの見た目を変更できます。下図を参照してください。

方法2：ピボットテーブル機能を使ってレポートを作成する

ピボットテーブルは、Excelの中でも特に便利な機能の一つです。この方法では、ピボットテーブルを使ってレポートを作成します。以下の手順を参考にしてください。

手順：

• まず、B4:C10を選択します。
• 次に、挿入タブをクリックし、ピボットテーブル ➤ テーブル/範囲からを選択します。

• ダイアログボックスが表示されたら、OKを押します。

• 新しいワークシートが開き、右側のペインにピボットテーブルのフィールドが表示されます。
• 続いて、月と純売上高にチェックを入れます。
• 月を行エリアに、純売上高を値エリアに配置します。

• これで、月別の純売上高の合計をまとめたレポートが作成されます。

• 次に、月のチェックを外し、代わりに商品を行エリアに配置します。

• 最後に、商品別のレポートが表示されます。

• さらにスライサーを追加するには、ピボットテーブル分析タブに移動します。
• フィルターグループからスライサーの挿入をクリックします。

• スライサーが追加されたら、スライサーを操作して目的の結果だけを簡単に絞り込んで表示できます。

Excelデータから作成したレポートを印刷する方法

最後に、レポートをExcelブック内に保存するだけでなく、印刷が必要になる場合もあります。ここでは、その手順をご紹介します。

手順：

• まず、挿入タブに移動します。
• テキストグループのドロップダウンからヘッダーとフッターをクリックします。

• 次に、下図のようにヘッダーに入力します。

• その後、レポートに含めたくないシートを非表示にします。
• 該当するシートを選択して右クリックします。
• 非表示を選択します。

• 次に、ファイルタブに移動します。
• ファイルウィンドウで印刷を選択します。
• ブック全体を印刷、横向き、すべての列を1ページに印刷を選択します。

• 最後に印刷を選択すると、レポートのPDFファイルが生成されます。

まとめ

以上の手順を実践すれば、Excelデータからレポートを作成できるようになります。ぜひ日常業務で活用してみてください。他にも便利な方法があれば、ぜひお知らせください。今後もこのような実用的な記事をお届けしていきますので、お楽しみに。ご質問やご意見があれば、下のコメント欄でお気軽にお寄せください。

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