MicrosoftWordでメールマージを作成する方法

Microsoft Wordのメールマージを使用すると、各レターをカスタマイズしなくても、パーソナライズされたレターや電子メールを送信できます。ドキュメントを好きなように準備し、データソースから動的に入力するさまざまなデータフィールドのプレースホルダーを追加できます。

たとえば、友達全員に1通の手紙を用意して、友達の様子を尋ねることができますが、手紙の名前と都市を動的に変更することができます。このように、ジョンへの一般的な手紙には彼の名前と彼の都市が記載され、マイクへの同じ手紙にはマイクの名前と彼の都市が彼の手紙に記載されます。

Excelスプレッドシートで受信者リストを作成する

受信者とそのデータのリストを単一のデータソースに収集する必要があります。これを行う簡単な方法は、Microsoft Excelスプレッドシートを作成し、それにすべての受信者のデータを追加することです。その後、このExcelデータをMicrosoftWordのメールマージレターに取得できます。

1. スタートメニューを使用する 検索してMicrosoftExcelを検索して開きます 。

2. ホームをクリックします 左側のサイドバーのタブで、空白のブックを選択します 右側のペインから。これにより、空白のワークシートが作成されます。

3. メールマージの受信者のデータの入力を開始します。データのヘッダーには必ず最初の行を使用してください。誰かの名前を入力する場合は、名前を使用します 最初の行のヘッダーとしてなど。

4. 次の例では、4人のデータを含むテーブルを作成しました。 MicrosoftWordでこれらの人々ごとにパーソナライズされたメールマージレターを作成します。

5. ファイルをクリックします 上部のメニューで、[保存]を選択します 左側のサイドバーから、[参照]をクリックします ボタン。

6. デスクトップに移動し、Excelスプレッドシートの名前を入力して、[保存]をクリックします ボタンをクリックして、スプレッドシートをデスクトップに保存します。これにより、MicrosoftWordで使用するときにスプレッドシートを簡単に見つけることができます。

7. MicrosoftExcelを閉じることができます コンピューター上で。

MicrosoftWordでドキュメントを準備する

各受信者に送信する一般的な手紙を書く必要があります。この手紙には、すべての受信者に共通の情報が含まれている必要があります。例としては、あいさつ文を書く、彼らがどのようにやっているのかを尋ねる、あなたの考えを共有するなどがあります。

受信者の情報を表示するフィールドは空白のままにします。後でMicrosoftWordでメールマージを開始するときに追加します。

1. Microsoft Wordを起動します スタートメニューから コンピューター上で。

2. ホームをクリックします 左側のサイドバーで、空白のドキュメントを選択します 右側のペインから。必要に応じて、テンプレートを使用することもできます。

3. 空白のドキュメントが開きます。受信者に送信したい手紙を書いてください。

4. 任意の色、書式、フォントスタイル、その他のアイテムを自由に使用できます。受信者に送信する次の簡単な手紙を作成しました。手紙の上部には人の名前が、下部には都市が表示されます。

5. 以下のセクションでメールのマージを行うため、ドキュメントを開いたままにします。

MicrosoftWordでメールマージを作成する

Microsoft Wordでは、ステップバイステップのウィザードを使用してメールマージを作成できます。これにより、使用するレターの選択、必要な受信者の追加、レターの内容の動的な変更が非常に簡単になります。

1. レターがWordで開いたままの状態で、メールをクリックします。 上部のタブで、メールマージの開始を選択します オプションを選択し、ステップバイステップのメールマージウィザードを選択します 。

2. 画面の右側に新しいペインが表示されます。 ドキュメントタイプの選択という最初のセクションの下 、文字を選択します 。 電子メールメッセージを選択できます メールで手紙を送りたい場合は、
   
   次に、[次へ：ドキュメントの開始]をクリックします。 続行するには下部にあります。

3. 次の画面で、Wordはメールマージに使用するドキュメントを尋ねます。 現在のドキュメントを使用をクリックします タスクに現在のレターを使用するオプション。
   
   レターが別のWordファイルにある場合は、既存のドキュメントから開始をクリックします。 そのファイルを開きます。
   
   次に、[次へ：受信者を選択]をクリックします。 下部にあります。

4. 受信者の選択の下 セクションで、[既存のリストを使用する]を選択します 。これは、受信者のデータを含むExcelスプレッドシートをすでに作成しているためです。
   
   新しいリストを入力を選択できます 受信者のデータをまだ収集していない場合は、このオプションを選択します。
   
   次に、[参照]をクリックします。 Excelスプレッドシートをインポートします。

5. デスクトップに移動し、前に作成したExcelスプレッドシートをダブルクリックします。これにより、MicrosoftWordでスプレッドシートが開きます。
6. Wordは、スプレッドシートからどのシートを使用するかを尋ねます。データを含むシートを選択し、データの最初の行に列ヘッダーが含まれているにチェックマークを付けます オプションをクリックし、[ OK ]をクリックします 。

7. Wordでは、リストにある全員を使用したくない場合に、メールのマージに使用する受信者を選択できます。レターに含める人のチェックボックスをオンにします。
   
   リストの下にある絞り込みオプションを使用して、受信者を並べ替えたりフィルタリングしたりできます。 並べ替え レコードを昇順と降順で並べ替えることができます。 フィルタリング フィールドを比較して、不要なフィールドを除外できます。
   
   最後に、[ OK]をクリックします。 下部にあります。

8. [次へ：手紙を書く]をクリックします 下部にあります。
9. 次の画面では、レターのデータフィールドを使用できます。これを使用するには、レターのデータフィールドを追加する場所にカーソルを置き、その他のアイテムをクリックします。 右側のペインにあります。

10. 追加するデータフィールドを選択し、[挿入]をクリックします 下部にあります。

11. レターに必要なすべての情報が含まれるように、すべてのデータフィールドをレターに追加する必要があります。次に、[次へ：手紙をプレビューする]をクリックします 。

12. メールのマージの結果として生成される文字をプレビューできます。左右の矢印アイコンをクリックして、各受信者の文字を表示します。
    
    次に、[次へ：マージを完了する]をクリックします。 。

13. これで印刷をクリックできます これらのパーソナライズされた文字を印刷するか、個々の文字を編集を選択します これらの文字を編集します。

メールのマージは、確かにMicrosoftWordの優れた時間節約機能です。

Wordで複数のドキュメントをマージできることをご存知ですか？これは、パーソナライズされた手紙をすでに作成していて、それらを1つのファイルにまとめたい場合に役立ちます。