Microsoft Wordでメールマージ（差し込み印刷）を作成する方法【Excel連携で一括作成】

Microsoft Wordのメールマージ（差し込み印刷）機能を使えば、宛先ごとに文面を個別に編集することなく、パーソナライズされた手紙やメールを大量に送信できます。あらかじめ文書のテンプレートを用意しておき、データソースから動的に挿入したい項目（氏名や住所など）をプレースホルダーとして配置するだけで、自動的に差し込まれた文書を作成できます。

例えば、友人全員に近況を尋ねる同じ内容の手紙を送りたい場合でも、宛名と都市名だけを動的に変更できます。John宛ての手紙にはJohnの名前と彼の都市が、Mike宛ての手紙にはMikeの名前と彼の都市が、それぞれ自動的に反映されます。

ステップ1：Excelで宛先リストを作成する

まず、宛先とそのデータをまとめた単一のデータソースを用意する必要があります。最も手軽な方法は、Microsoft Excelでスプレッドシートを作成し、すべての宛先情報をそこに入力することです。このExcelデータは、後ほどWordのメールマージで読み込むことができます。

1. スタートメニューの検索で「Microsoft Excel」を検索して起動します。

2. 左側のサイドバーで「ホーム」タブをクリックし、右側のペインから「空白のブック」を選択します。これで新しいワークシートが作成されます。

3. 宛先のデータを入力していきます。必ず1行目を見出し行として使用してください。例えば氏名を入力する列なら、1行目に「氏名」という見出しを付けます。他の項目も同様です。

4. 以下の例では、4人分のデータを含む表を作成しました。このデータをもとに、Wordで各人宛てのパーソナライズされた手紙を作成します。

5. 上部の「ファイル」メニューをクリックし、左サイドバーから「保存」を選択して、「参照」ボタンを押します。

6. デスクトップに移動し、スプレッドシートに名前を付けて「保存」ボタンをクリックします。デスクトップに保存しておくと、Wordで使用するときにファイルを見つけやすくなります。

7. これでExcelを閉じて構いません。

ステップ2：Wordで文書の雛形を準備する

次に、すべての宛先に共通する内容の手紙（雛形）を作成します。挨拶文、近況を尋ねる文章、自分の思いなどを記載しましょう。

宛先ごとの情報（氏名や都市など）を挿入したい箇所は、あえて空欄のままにしておきます。この部分は、後ほどメールマージを実行するときに差し込みフィールドとして追加します。

1. スタートメニューから「Microsoft Word」を起動します。

2. 左サイドバーの「ホーム」をクリックし、右側のペインから「空白の文書」を選択します。必要に応じてテンプレートを使用してもかまいません。

3. 空白の文書が開いたら、宛先に送りたい手紙の本文を書きます。

4. 色、書式、フォントスタイルなどは自由に設定できます。ここでは、冒頭に相手の名前、末尾に相手の都市が入るシンプルな手紙を作成しました。

5. この文書は開いたままにしておいてください。次のセクションでメールマージを行います。

ステップ3：Wordでメールマージを作成する

Wordでは、ウィザード形式のステップバイステップ画面を使ってメールマージを作成できます。使用する文書の選択、宛先の追加、文面の動的な変更などが、初心者でも迷わずに行えるのが魅力です。

1. 手紙を開いたまま、上部の「差し込み文書」タブをクリックし、「差し込み印刷の開始」→「ステップ バイ ステップ ウィザード」を選択します。

2. 画面右側にウィザードのペインが表示されます。「文書の種類を選択」のセクションで「レター」を選びます。メールで送信したい場合は「電子メール メッセージ」を選択してください。
   
   下部の「次へ： 文書の開始」をクリックして進みます。

3. 次の画面で、どの文書を使うかを尋ねられます。今開いている手紙を使う場合は「現在の文書を使用」を選択します。
   
   別のWordファイルに手紙がある場合は、「既存の文書から開始する」を選んでそのファイルを開きましょう。
   
   下部の「次へ： 宛先の選択」をクリックします。

4. 「宛先の選択」セクションで「既存リストを使用」を選びます。これは、宛先データを含むExcelスプレッドシートをすでに作成済みだからです。
   
   まだデータを用意していない場合は「新しいリストを作成する」を選択してもOKです。
   
   「参照」をクリックしてExcelファイルを読み込みます。

5. デスクトップに移動し、先ほど作成したExcelスプレッドシートをダブルクリックします。スプレッドシートがWordに読み込まれます。
6. どのシートを使用するかを尋ねられるので、データが含まれているシートを選択します。「データの先頭行は見出し行」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

7. リスト内の全員ではなく一部の宛先だけを使いたい場合は、ここで対象者を選択できます。手紙に含めたい人のチェックボックスにチェックを入れます。
   
   リストの下にある絞り込みオプションも活用しましょう。「並べ替え」ではレコードを昇順・降順で整理でき、「フィルター」ではフィールドを比較して不要なレコードを除外できます。
   
   最後に下部の「OK」をクリックします。

8. 下部の「次へ： レターの作成」をクリックします。
9. 次の画面では、データフィールドを手紙の中で使えるようになります。差し込みたい位置にカーソルを置き、右側ペインの「その他の項目」をクリックしてください。

10. 挿入したいデータフィールドを選択し、下部の「挿入」をクリックします。

11. 必要なデータフィールドをすべて手紙に挿入したら、「次へ： レターのプレビュー」をクリックします。

12. メールマージの結果生成される手紙をプレビューできます。左右の矢印アイコンをクリックすると、各宛先ごとの手紙を確認できます。
    
    確認できたら「次へ： 差し込み印刷の完了」をクリックします。

13. 最後に「印刷」をクリックしてパーソナライズされた手紙を印刷するか、「個々のレターの編集」を選択して各手紙を編集します。

メールマージは、Microsoft Wordにおける時間短縮に大きく貢献する便利な機能です。

ちなみに、Wordでは複数の文書を1つに結合することも可能です。すでに作成済みのパーソナライズされた手紙を1つのファイルにまとめたい場合にも役立ちます。