Wordでメールマージを行う方法

メールマージを使用すると、プレースホルダーを使用して一括メールやレターをパーソナライズできます。必要なのは、連絡先のデータベースと、連絡先への電子メールまたは手紙のテンプレートだけです。

この記事では、Excelデータベースを使用してMicrosoftWordのメールマージを作成する方法を紹介します。手順はMicrosoftWordとExcel2016から取得されますが、プロセスはすべてのエディションで同じです。

Excelからメールマージを実行する方法

メールマージは、データベースのデータソースを使用し、それらをそれぞれのプレースホルダーに配置して、一括メールをパーソナライズします。これらのデータベースは、以下のリストからのものである可能性があります：

1.MicrosoftExcelスプレッドシートを開きます。

2.メールマージを使用する場合は、Wordで手動連絡先リストを作成します。

3.連絡先データを選択します MicrosoftOutlookアプリから。

次の2つのオプションから選択できます。

• 互換性のあるファイル内のGmailの連絡先。
• MicrosoftSQLServer。

Wordでメールマージを使用する必要がある場合は、MicrosoftExcelブックデータベースが最も適しています。メールのマージでは、Excelを使用して、Wordが後で使用するデータベースを作成します。

連絡先の詳細が記載されたExcelファイルがない場合は、このサンプルExcelファイルを試用目的で使用できます。

大量のメールや手紙の不一致を避けるために、以下に説明するようにExcelファイルを微調整する必要があります。

1. 最初の行には、セルA1で始まる列ヘッダーのみを含める必要があります 。 Wordは、これらの列ヘッダーをフィールドのマージとして使用します MicrosoftWordのメールマージを使用する場合。
2. メールまたはレターのテンプレートドキュメントで使用するプレースホルダー名と一致するように列ヘッダーを編集する必要があります。
3. スプレッドシートファイルに、行パターンごとに1つのレコードとして連絡先データが含まれていることを確認する必要があります。たとえば、現在のチュートリアルでは、顧客の利用可能なすべての連絡先の詳細 James Butt セルA2間でアクセス可能 およびJ2 。
4. 郵便番号、割引率、マイレージ、通貨などの連絡先の数値データは、適切な数値形式である必要があります。
5. 変更を加えるには、数値を含むセルまたはセルの範囲を選択します。
6. [ホーム]タブ 、リボン内 、ドロップダウン矢印をクリックします 一般以外 。
7. メールマージWordドキュメントをExcelデータベースファイルにリンクする前に、すべての追加を行います。すべての変更を行ったら、保存 Excelファイル。
8. 連絡先のExcelデータベースファイルは、コンピューターのローカルストレージに存在する必要があります。
9. すべてのデータがExcelブックの最初のシートにあることを確認します。

Wordでメールマージを行う方法

Excelでデータベースを作成したら、多くの受信者に送信する電子メールまたはレターのテンプレートを開く必要があります。以下に概説する手順に従います。

1.リボン 、[[メール]タブ]をクリックします 。

2.メールマージグループの開始 、メールマージの開始をクリックする必要があります 。

3.6つのメールマージドキュメントタイプが表示されます。 文字をクリックします または電子メールメッセージ 。

4.メールマージの開始 グループで、受信者の選択をクリックします 。 [新しいリストを入力する]、[既存のリストを使用する]、[Outlookの連絡先から選択する]などのオプションが表示されます。

5.連絡先リストをテンプレートレターにリンクする方法に応じて、上記の3つのオプションのいずれかを選択できます。このチュートリアルでは、既存のリストを使用を選択しましょう 以前に作成またはダウンロードしたExcelデータベースを利用するため。

6.データソースの選択で ダイアログボックスで、Excelデータベースファイルを使用できるフォルダを見つけます。ファイルを見つけたら、それを選択して、開くをクリックします。 データベースをWordのメールマージにロードします。

7.テーブルの選択が表示されます ダイアログボックス。 OKをクリックしてボックスを終了します ダイアログボックスを変更せずに。

8.それは素晴らしいです！ソースデータをWordメールマージプログラムに正常にリンクしました。

9. Wordは、データベースの列ヘッダーをマージフィールド項目と自動的に照合します。適切に一致させるには、[フィールドの書き込みと挿入]グループに移動します [メーリング]タブ リボンの 次に、[フィールドの一致]をクリックします 。

10.一致フィールド ダイアログボックスが表示されます。左側の列に、マージフィールドアイテムが表示されます。右側には、リンクされたExcelデータベースからの一致するデータがあります。

11. Outlookの連絡先やGmailからエクスポートされた連絡先など、他のソースデータを使用する場合も同じです。リストをスクロールして、不一致がないことを確認します。 OKをクリックします 閉じます。

12.テンプレート文字で、最初の文字の前にカーソルを置き、 Enterを押します。 文字の本文の上にスペースを作るために数回。

13.カーソルをドキュメントの上部に置き、アドレスブロックをクリックします。 フィールドの書き込みと挿入 [メーリング]タブ リボンの 。

14.アドレスブロックの挿入の左側 ダイアログボックスでは、名前、会社名、住所、国など、フォーマットオプションを選択できます。右側に、アドレスブロックのプレビューが表示されます。

15.一致フィールドを使用できます 入力データの不一致を修正するためのオプション。 OKをクリックします AddressBlockを追加します シェブロン内。

16.次に、あいさつ文をクリックします フィールドの書き込みと挿入 AddressBlockの後のグループ 、行間隔を指定します。

17.グリーティングラインを挿入 ダイアログボックスが表示されます。必要に応じて変更を加えてから、[ OK]をクリックしてください。 。 GreetingLine シェブロン内は手紙に表示されます。

18.結果のプレビューをクリックできます リボンのコマンド 手紙がどのように見えるかを確認します。

19. AddressBlockとは別にカスタムマージフィールドを追加することもできます およびGreetingLine 。 車両のメーカーとモデルを追加するとします。 レター本文内。

20.これを行うには、メールマージにリンクされているExcelデータベースファイルを開き、車両のメーカーとモデルを追加します。 列ヘッダー。車両の詳細を入力して保存 Excelファイル。

21.次に、メールマージWordドキュメントに移動し、手順4を繰り返します。 、5つ 、および 6 。

22.次に、文字本文内の任意の単語またはいくつかの単語を選択し、[マージフィールドの挿入]をクリックします。 フィールドの書き込みと挿入 。

23.マージフィールドの挿入について ボックスで、データベースフィールドを選択します 、次に車両のメーカーとモデルを選択します 。 挿入をクリックします カスタムマージフィールドを追加します。

24.これは、送信する各文字または電子メールをカスタマイズするために必要な数の可変プレースホルダーを追加する方法です。 Microsoft Wordのメールマージでは、データが受信者の名前と自動的に照合されます。

25.リボンについて 、完了してマージをクリックします コマンドを押してから、ドキュメントの印刷を選択します またはメールメッセージを送信 。 個々のドキュメントの編集をクリックすることもできます メールや手紙を送信する前に校正します。

メールマージを使用してメールの生産性を向上させる

これで、MicrosoftWordとExcelを使用してメールマージを実行する方法がわかりました。メールマージを使用して、カスタマイズされた電子メールをより速く送信し、専門家または個人の連絡先との良好な関係を確立します。 Wordを使い続けて、仕事や私生活を以前よりも簡単にします。