Wordでメールマージを行う方法｜Excelの連絡先リストを使って一括送信する手順

メールマージ機能を使えば、差し込みフィールド(プレースホルダー)を活用して、大量のメールや手紙に宛名や個別情報を自動挿入できます。必要なのは連絡先データベースと、メールまたはレターのテンプレートだけです。

この記事では、Microsoft WordでExcelのデータベースを使ったメールマージを作成する方法を詳しく解説します。手順はMicrosoft WordおよびExcel 2016から引用していますが、他のバージョンでも基本的な流れは同じです。

Excelからメールマージを実行するには

メールマージは、データベース内のデータを取り込み、それぞれの差し込みフィールドに配置することで、大量メールのパーソナライズを実現します。利用できるデータベースの種類は以下のとおりです。

1. Microsoft Excelのスプレッドシートを開く。
2. メールマージ実行時に、Word上で手動の連絡先リストを作成する。
3. Microsoft Outlookアプリから連絡先データを選択する。

さらに、以下の2つの選択肢もあります。

• 互換性のあるファイル形式にエクスポートしたGmailの連絡先
• Microsoft SQL Server

Wordでメールマージを行う場合、最も一般的なのはMicrosoft Excelのワークブックをデータベースとして使う方法です。まずExcelでデータベースを作成し、それを後ほどWordで活用します。

Excelファイルを準備する際のポイント

連絡先情報を含むExcelファイルをお持ちでない場合は、サンプルファイルを使って試してみるのもよいでしょう。

一括送信するメールやレターに不整合が発生しないよう、Excelファイルは以下のポイントに沿って調整しておきましょう。

1. 最初の行には列見出しのみを記載し、必ずセルA1から始めます。Wordのメールマージでは、これらの列見出しが差し込みフィールドとして認識されます。
2. 列見出しは、メールやレターのテンプレートで使用するプレースホルダー名と一致するように編集してください。
3. スプレッドシートの連絡先データは「1行=1レコード」の形式になっていることを確認します。たとえば本チュートリアルでは、顧客James Buttさんのすべての連絡先情報がセルA2〜J2の範囲に格納されています。
4. 郵便番号、割引率、走行距離、通貨などの数値データは、適切な表示形式に設定しておきましょう。
5. 数値の書式を変更する場合は、該当するセルまたはセル範囲を選択します。
6. ホームタブのリボンにある標準の横のドロップダウン矢印をクリックします。
7. Word文書をExcelデータベースにリンクさせる前に、すべての編集を完了させてください。変更が終わったらExcelファイルを保存します。
8. 連絡先のExcelデータベースファイルは、パソコンのローカルストレージに保存しておいてください。
9. すべてのデータがExcelワークブックの最初のシートに含まれていることを確認します。

Wordでメールマージを行う手順

Excelでデータベースを作成したら、次は複数の宛先に送りたいメールまたはレターのテンプレートを開きます。以下の手順に従って進めてください。

1. リボンの差し込み文書タブをクリックします。
2. 差し込み文書の開始グループ内の差し込み文書の開始をクリックします。
3. 6種類の差し込み文書タイプが表示されるので、レターまたは電子メール メッセージをクリックします。
4. 差し込み文書の開始グループの宛先の選択をクリックします。「新しいリストの作成」「既存のリストを使用」「Outlookの連絡先から選択」といったオプションが表示されます。
5. 連絡先リストをテンプレートにリンクする方法に応じて、上記3つから選択できます。ここでは、先ほど作成・ダウンロードしたExcelデータベースを使うため、既存のリストを使用を選びます。
6. データ ファイルの選択ダイアログボックスで、Excelデータベースファイルが保存されているフォルダーを探します。ファイルを見つけたら選択して開くをクリックし、Wordのメールマージにデータを読み込みます。
7. シートの選択ダイアログボックスが表示されたら、内容を変更せずにOKをクリックして閉じます。
8. これで、ソースデータとWordのメールマージとのリンクは完了です!
9. Wordはデータベースの列見出しと差し込みフィールドを自動的に照合します。正しく対応しているか確認するには、リボンの差し込み文書タブにある書き込みとフィールドの挿入グループのフィールドの対応付けをクリックします。
10. フィールドの対応付けダイアログボックスが開きます。左側に差し込みフィールド項目、右側にリンク済みのExcelデータベースの一致データが表示されます。
11. Outlookの連絡先やGmailからエクスポートした連絡先など、他のソースデータを使う場合も操作は同じです。リスト全体をスクロールして不一致がないか確認し、OKをクリックして閉じましょう。
12. テンプレートのレターで、本文の最初の文字の前にカーソルを置き、Enterキーを数回押して本文上部にスペースを作ります。
13. ドキュメントの先頭にカーソルを移動し、リボンの差し込み文書タブにある書き込みとフィールドの挿入グループのあて先ブロックをクリックします。
14. あて先ブロックの挿入ダイアログボックスの左側で、氏名・会社名・住所・国などの書式オプションを選択できます。右側にはあて先ブロックのプレビューが表示されます。
15. 入力データに不一致がある場合はフィールドの対応付けオプションで修正できます。OKをクリックすると、山括弧(《》)付きのAddressBlockが挿入されます。
16. 続いて、AddressBlockの後に一行空けて、書き込みとフィールドの挿入グループの挨拶文をクリックします。
17. 挨拶文の挿入ダイアログボックスが表示されるので、好みに合わせて設定を変更してOKをクリックします。レターに山括弧付きのGreetingLineが表示されます。
18. リボンの結果のプレビューコマンドをクリックすれば、完成したレターのイメージを確認できます。
19. AddressBlockやGreetingLine以外にも、独自の差し込みフィールドを追加できます。たとえば、レター本文に車のメーカーとモデルを追加したい場合を見てみましょう。
20. その場合は、メールマージにリンクされているExcelデータベースファイルを開き、車のメーカーとモデルという列見出しを追加します。車両情報を入力してExcelファイルを保存します。
21. 次に、Wordのメールマージ文書に戻り、手順4〜6を再度実行します。
22. レター本文内の任意の単語を選択し、書き込みとフィールドの挿入グループの差し込みフィールドの挿入をクリックします。
23. 差し込みフィールドの挿入ボックスでデータベース フィールドを選択し、車のメーカーとモデルを選びます。挿入をクリックすると、カスタム差し込みフィールドが追加されます。
24. この方法なら、送る相手ごとに個別化したい変数プレースホルダーをいくらでも追加できます。Wordのメールマージが受取人の名前に合わせてデータを自動的に振り分けてくれます。
25. 最後に、リボンの完了とマージコマンドをクリックし、ドキュメントの印刷または電子メール メッセージの送信を選択します。送信前に内容を見直したい場合は、個々のドキュメントの編集をクリックして校正することも可能です。

メールマージでメール作業の生産性をアップしよう

これで、Microsoft WordとExcelを使ったメールマージのやり方を習得できました。メールマージを活用すれば、パーソナライズされたメールを素早く送信でき、仕事やプライベートの連絡先との良好な関係づくりにも役立ちます。Wordを上手に使いこなして、日々の業務や生活をもっと便利にしていきましょう。