ユーザーフォーム不要!Excelでデータ入力フォームを作成する方法

Excelの便利な活用法のひとつがデータ入力フォームの作成です。通常、データ入力フォームはVBAのユーザーフォームを使って作成しますが、プログラミングに抵抗がある方も多いのではないでしょうか。実は、VBAやユーザーフォームを使わずに、Excel標準機能だけで簡単にデータ入力フォームを作成できます。

この記事では、分かりやすい手順と画像付きで、その方法をご紹介します。

クイックアクセスツールバーに「フォーム」コマンドを追加する方法

まずは、今回使用するサンプルデータをご覧ください。ここでは、ベストセラー書籍の出版年と価格のデータセットを使用します。

Excelでデータ入力フォームを作成するには、「フォーム」コマンドが必要です。このコマンドは初期状態では表示されていないため、まずクイックアクセスツールバーに追加しましょう。

手順:

• Excelウィンドウ左上にある「クイックアクセスツールバーのユーザー設定」アイコンをクリックします。
• ドロップダウンリストから「その他のコマンド」を選択します。

すると、クイックアクセスツールバーをカスタマイズするための「Excelのオプション」ダイアログボックスが表示されます。

• 「コマンドの選択」ボックスで「リボンにないコマンド」を選択します。
• 一覧をスクロールして「フォーム」を選びます。
• 「追加>>」ボタンをクリックします。

• 右側のコマンド一覧に「フォーム」が追加されたことを確認し、「OK」をクリックします。

これで、下の画像のようにクイックアクセスツールバーに「フォーム」コマンドのアイコンが表示されます。

テーブルを作成してデータ入力フォームの準備をする

「フォーム」コマンドを使用するには、対象データがExcelのテーブル形式である必要があります。そこで、次にデータ範囲をテーブルに変換します。

手順:

• データセット内の任意のセルを選択します。
• Ctrl + Tキーを押してテーブルを挿入します。
• データ範囲が自動的に選択されるので、そのまま「OK」をクリックします。

これで、データ範囲がExcelのテーブルに変換されました。

「フォーム」コマンドでデータ入力フォームを作成する

準備が整ったら、いよいよ最終ステップです。Excelテーブルに対して「フォーム」コマンドを実行しましょう。

手順:

• まず、テーブル内の任意のセルを選択します。
• 次に、クイックアクセスツールバーの「フォーム」コマンドアイコンをクリックします。

すぐにデータ入力フォームのダイアログボックスが表示されます。タイトルにはシート名が自動的に表示されます。

データ入力フォームの使い方

ダイアログボックスには複数のコマンドボタンがあり、データの追加・削除・検索・編集などが行えます。ここでは、それぞれの操作方法を詳しく解説します。

レコード間を移動する

データ入力フォームの「次を検索」ボタンと「前を検索」ボタンを使えば、前後のレコードに簡単に移動できます。

手順:

• 次のレコードに移動するには、「次を検索」ボタンをクリックします。

下の画像のように、次のレコードへ移動しました。

• 前のレコードに戻るには、「前を検索」ボタンをクリックします。

これで元のレコードに戻ることができました。

条件を指定してレコードを検索する

「抽出条件」ボタンを使えば、目的のレコードを素早く検索することも可能です。

手順:

• まず「抽出条件」ボタンをクリックすると、すべての入力欄が空になります。

• 検索したいキーワードを該当フィールドに入力します。完全一致でも部分一致でも検索できます。ここでは「2015」と入力しました。
• Enterキーを押します。

すると、条件に合致するデータが他のフィールドに表示されます。検索結果が複数ある場合は、「次を検索」および「前を検索」ボタンで結果を順番に確認できます。

新しいレコードを追加する

次に、データ入力フォームから新しいレコードを追加する方法を見ていきましょう。シート上で直接入力するのではなく、ダイアログボックスから入力したデータが自動的にテーブルへ反映されます。

手順:

• 「新規」ボタンをクリックします。

• 各フィールドに新しいデータを入力し、Enterキーを押して登録します。

すぐに、入力したデータがExcelテーブルに追加されます。

既存のレコードを編集する

既存レコードの編集も非常に簡単に行えます。ここでは、1冊目の本の出版年を「2020」から「2019」に変更してみます。

手順:

• 該当フィールドに新しい値を入力します(ここでは「2019」と入力)。
• Enterキーを押します。

下の画像のように、Excelテーブルの値が更新されました。

編集内容を元に戻す

データ編集中に「やっぱり変更をやめたい」と思った場合は、「元に戻す」ボタンを使えば直前の状態に復元できます。

手順:

• 任意の時点で編集を取り消したい場合は、「元に戻す」ボタンをクリックするだけです。

ここでは、1冊目の本のタイトルを編集中に一部の文字を消去し、その後「元に戻す」ボタンを押してみました。

すると、下の画像のように元の状態に復元されました。

レコードを削除する

最後に、レコードを削除する方法をご紹介します。ここでは「削除」ボタンを使用します。

手順:

• 削除したいレコードまで移動します。ここでは、先ほど新規追加したデータを選択しました。
• 「削除」ボタンをクリックします。

削除操作を確認するためのポップアップ通知が表示されます。

• 「OK」をクリックして続行します。

これで、データが正常に削除されました。

まとめ

今回は、VBAのユーザーフォームを使わずにExcelでデータ入力フォームを作成する方法を解説しました。「フォーム」コマンドをクイックアクセスツールバーに追加すれば、誰でも簡単にデータの登録・検索・編集・削除が行えるようになります。日々のデータ管理業務の効率化に、ぜひお役立てください。

関連記事

• Excelで入力可能なフォームを作成する方法(5つの実例)
• Excelでタイムスタンプを自動挿入する方法(5つの方法)
• Excelのセルへのデータ入力を制限する方法(2つの簡単な方法)