Excelでセルへのデータ入力を制限する2つの簡単な方法

重要なワークシートを他の人と共有する際、特定のセルへのデータ入力を制限したい場面は少なくありません。プロジェクトのワークシートに不用意な変更が加えられるのを防ぎたい場合や、特定の種類の値だけを入力できるようにしたい場合など、データ入力の制限が必要になることは多々あります。

このチュートリアルでは、Excelのセルへのデータ入力を制限する2つの簡単な方法を解説します。練習用ワークブックは記事内からダウンロードできますので、ぜひ実際に手を動かしながら学んでみてください。

本記事で使用するサンプルデータ

解説では以下のデータセットを使用します。このデータセットには学生名の列と、各学生に割り当てられたプロジェクトコードの列が含まれています。このプロジェクトコードの列に対して入力制限をかけていきます。以降のすべての方法でも同じデータセットを使用します。

方法1:「データの入力規則」を使ってセルへの入力内容を制限する

データの入力規則(Data Validation)は、セルに入力できる内容を制限できるExcelの標準機能です。ユーザーの操作範囲を限定したいプロジェクトを作成する際に非常に役立つツールです。ここでは、データの入力規則を使ったさまざまな制限方法を紹介します。

1-1. すべてのデータ入力を禁止する

まずは、セルへのあらゆるデータ入力を完全に禁止する方法です。以下の手順で設定できます。

手順:

• まず、対象となるセル範囲(C5:C9)を選択します。
• 次に、リボンのデータタブからデータの入力規則>データの入力規則を選択します。

• 「データの入力規則」ダイアログボックスが開きます。設定タブで、「入力値の種類」ドロップダウンリストから文字列(長さ指定)を選択します。
• 「データ」ドロップダウンリストから次の値に等しいを選択し、「長さ」フィールドに0を入力します。

• 続いて、エラーメッセージタブに移動します。
• 「タイトル」欄に任意のタイトルを、「エラーメッセージ」欄に表示したいメッセージを入力します。ユーザーが該当セルにデータを入力しようとした際に、このタイトルとメッセージが表示されます。
• OKをクリックして完了です。

• その後、セルC5を選択し、「1」と入力してEnterキーを押してみましょう。
• すると、以下のようなエラーアラートが表示され、入力が拒否されます。

1-2. 整数のみ入力を許可する

次に、整数だけを入力できるように制限する方法です。手順は前の方法とほぼ同じです。

手順:

• まず、前の方法の最初の2ステップを繰り返し、「データの入力規則」ダイアログボックスを開きます。
• 設定タブで、「入力値の種類」ドロップダウンリストから整数を、「データ」ドロップダウンリストから次の値の間を選択します。
• 許可したい範囲として、「最小値」に1、「最大値」に100を入力します。
• エラーメッセージタブで、タイトルとエラーメッセージを設定します。
• セルC5に範囲外の値「5」以外のテストとして、たとえば範囲外の値を入力してEnterキーを押すと、エラーメッセージボックスが表示されます。

1-3. 小数のみ入力を許可する

この例も前の例と同様の手順で、小数だけを入力できるように制限します。

手順:

• まず、前の方法と同じように「データの入力規則」ダイアログボックスを開きます。
• 設定タブで、「入力値の種類」から小数点数を、「データ」から次の値の間を選択します。
• 「最小値」と「最大値」にそれぞれ1と100を入力します。
• エラーメッセージも前の方法と同様に設定し、OKをクリックします。
• セルC5に範囲外の値「125」を入力してEnterキーを押すと、以下のようにエラーメッセージが表示されます。

1-4. リストから選択した値のみ入力を許可する

あらかじめ定義したリストの値だけを入力できるようにする方法です。ドロップダウンリストが表示されるため、選択式の入力フォームとしても活用できます。

手順:

• 最初の方法の最初の2ステップを繰り返し、「データの入力規則」ダイアログボックスを開きます。
• 設定タブで、「入力値の種類」からリストを選択します。
• 「元の値」欄に、許可したい値のリストをカンマ区切りで入力します。
• OKをクリックすると、選択したセルの横にドロップダウンアイコンが表示されます。

• リストに含まれていない値(例:23R)をセルC5に入力してEnterキーを押すと、以下のようなエラーメッセージが表示されます。

1-5. 特定の日付範囲のみ入力を許可する

日付の入力を特定の期間内に制限する方法です。タスクの開始日から終了日までの間の日付だけを受け付けるようにできます。

手順:

• 最初の2ステップで「データの入力規則」ダイアログボックスを開きます。
• 設定タブで、「入力値の種類」から日付を、「データ」から次の値の間を選択します。
• 「開始日」と「終了日」の各フィールドに、許可したい期間の開始日と終了日を入力します。
• エラーメッセージも前の方法と同様に設定し、OKをクリックします。
• 範囲外の日付を入力してEnterキーを押すと、以下のようなエラーメッセージボックスが表示されます。

1-6. 特定の時刻範囲のみ入力を許可する

時刻についても同様に、定義した時間帯内の値しか入力できないように制限できます。

手順:

• 最初の2ステップで「データの入力規則」ダイアログボックスを開きます。
• 設定タブで、「入力値の種類」から時刻を、「データ」から次の値の間を選択します。
• 「開始」に9:00:00、「終了」に17:00:00(午後5時)を設定します。
• エラーメッセージも前の方法と同様に設定し、OKをクリックします。
• セルC5に範囲外の時刻「18:00:00」を入力してEnterキーを押すと、以下のようにエラーメッセージが表示されます。

1-7. 文字列のみ入力を許可する(ユーザー設定)

ここまで紹介した制限はすべて「データの入力規則」の組み込みオプションでしたが、より柔軟な制限を行いたい場合はユーザー設定(Custom)を使用します。ここでは、文字列のみを許可する設定を見ていきましょう。

手順:

• 最初の2ステップで「データの入力規則」ダイアログボックスを開きます。
• 設定タブで、「入力値の種類」からユーザー設定を選択します。
• 「数式」フィールドに以下の数式を入力します。

=ISTEXT(C5:C9)

• エラーメッセージも前の方法と同様に設定し、OKをクリックします。

• ISTEXT関数は、値が文字列かどうかを判定し、文字列であればTRUE、そうでなければFALSEを返します。
• セルC5に数値「222」を入力してEnterキーを押すと、以下のようなエラーメッセージボックスが表示されます。

1-8. 数値のみ入力を許可する(ユーザー設定)

前の方法とは逆に、数値のみを許可する設定です。こちらもユーザー設定の数式を使用します。

手順:

• 最初の2ステップで「データの入力規則」ダイアログボックスを開きます。
• 設定タブで、「入力値の種類」からユーザー設定を選択します。
• 「数式」フィールドに以下の数式を入力します。

=ISNUMBER(C5:C9)

• エラーメッセージも前の方法と同様に設定し、OKをクリックします。

• ISNUMBER関数は、値が数値かどうかを判定するために使用されます。
• セルC5に文字列「ASD」を入力してEnterキーを押すと、以下のようなエラーメッセージボックスが表示されます。

方法2:シートの保護を使ってセルへの入力を制限する

「データの入力規則」を使うのが最も便利な方法ですが、ワークシートの保護機能を使っても同様の制限が可能です。特定のセルだけ編集を許可し、それ以外をロックしたい場合に有効な方法です。

手順:

• まず、シート左上隅の三角形アイコンをクリックして、ワークシート全体を選択します。
• 選択範囲を右クリックし、セルの書式設定を選択します。

• 「セルの書式設定」ダイアログボックスの保護タブに移動し、ロックのチェックを外してOKをクリックします。

• 次に、編集を許可したいセル(B5:B9)だけを選択し、右クリックからセルの書式設定を開きます。
• 保護タブでロックにチェックを入れ、OKをクリックします。

• 続いて、リボンの校閲タブからシートの保護を選択します。
• パスワード入力欄に任意のパスワード(ここでは1234)を入力し、OKをクリックします。
• パスワード確認用のダイアログボックスが表示されるので、もう一度同じパスワードを入力してOKをクリックします。

• その後、ロックされたセルB5に何か値を入力しようとすると、以下のような警告ボックスが表示され、編集できなくなります。

まとめ

このチュートリアルでは、Excelのセルへのデータ入力を制限する2つの簡単な方法を紹介しました。「データの入力規則」機能を使えば、整数・小数・リスト・日付・時刻・文字列など、さまざまな条件で入力を制御できます。また、シートの保護機能を併用すれば、より強固に入力を管理することも可能です。記事内の練習用ワークシートをダウンロードして、ぜひスキルを試してみてください。ご不明な点があれば、下のコメント欄でお気軽にお尋ねください。今後も役立つMicrosoft Excelのソリューションをお届けしていきます。

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