Excelで在庫データベースを作成する3つの簡単な方法

この記事では、Excelで在庫データベースを作成する方法を解説します。在庫データベースは一般的に商品の管理・追跡に使用され、小売業者や販売者にとって商品記録を維持するために欠かせないものです。実は、特別なソフトウェアを使わなくても、Excelだけで簡単に在庫データベースを作成できます。今回は3つの簡単な方法をご紹介します。それでは早速始めましょう。

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在庫データベースとは?

在庫データベースとは、商品の記録を保持し、回転率(在庫回転)を追跡するためのリストです。あらゆるビジネスにおいて重要な要素であり、在庫データベースを活用することで多くの時間を節約でき、業務全体の効率化につながります。また、正確な需要予測にも役立ちます。近年は専用ソフトウェアもありますが、いくつかの手順に従えばExcelでも作成可能です。

Excelで在庫データベースを作成する3つの方法

1. Excelテンプレートを使用して在庫データベースを作成する

Excelには標準で用意されているテンプレートを利用して、在庫データベースを作成できます。手順は非常にシンプルです。この方法では、いくつかの商品に関する在庫データベースを作成し、商品ID、説明、単価などの必要な情報を記録していきます。以下の手順に従って進めてみましょう。

手順:

• まず、Microsoft Excelを起動します。
• 次に、ファイルタブをクリックします。

• 続いて、新規を選択します。

• 検索バーに「Inventory Lists(在庫リスト)」と入力します。
• Enterキーを押すか、検索アイコンをクリックします。

• すると、利用可能なテンプレートが画面に表示されます。
• 使用したいテンプレートを選択してください。

• テンプレートを選択すると、メッセージがポップアップ表示されます。
• メッセージボックスから「作成」を選びます。

• 選択したテンプレートがすぐにワークシート上に表示されます。

• 次に、在庫データベースに不要な列を削除します。

• その後、データベースに商品情報を入力していきます。

• 最後に、ファイルタブからデータベースを保存すれば完了です。

関連記事:Excel VBAでシンプルなデータベースを作成する方法

2. Excelで在庫データベースを手動で設計する

Excelでは、在庫データベースを手動で設計することもできます。この場合、ゼロから在庫データベースを構築する必要があります。こちらも簡単な方法ですが、多少時間がかかります。ここでも同様に、いくつかの商品のデータベースを作成してみましょう。以下の手順に従ってください。

手順:

• まず、見出し(ヘッダー)を作成します。
• ここでは、4行目に見出しを入力し、太字と罫線を設定しています。

• 次に、見出しを目立たせるために色を塗ります。
• 見出しセルを選択し、ホームタブの塗りつぶしの色オプションから好きな色を選択しましょう。

• 色を塗り終えると、データベースは下の画像のようになります。

• ここから、データベースに情報を入力していきます。

• データベースの入力が完了したら、セルに罫線を適用します。さまざまな種類の罫線は、ホームタブのフォントグループから利用できます。

• フィルターを適用するには、ホームタブの「並べ替えとフィルター」を選択します。ドロップダウンメニューが表示されます。
• ドロップダウンメニューからフィルターを選択してください。

• 最終的に、在庫データベースは下のスクリーンショットのような仕上がりになります。

関連記事:Excelで自動更新されるデータベースを作成する方法

3. Excelで入出庫(IN・OUT)在庫データベースを作成する

最後の方法では、シンプルな入出庫管理用の在庫データベースを作成します。ここでは、商品リストをもとに在庫リストを作成します。商品リストは以下の通りで、いくつかの商品のID、名前、説明、単価の情報が含まれています。

それでは、以下の手順に従って方法を確認していきましょう。

手順:

• まず、範囲B5:E12を選択し、「List」という名前を付けます。これは商品リストのデータセットの一部です。

• 次に、「IN・OUT」の在庫データベースを作成します。
• そのためには、下の画像のような構造を作成してください。
• そして、セルJ5を選択し、次の数式を入力します。

=VLOOKUP(I5,List,2,FALSE)

• Enterキーを押すと結果が表示されます。最初はエラーが表示されますが、心配いりません。

ここでは、VLOOKUP関数を使用して、「List」という名前の配列内から商品を検索しています。セルI5にあるIDをList配列の中から探し、列番号は2を指定します。完全一致が必要なため、最後の引数にはFALSEを指定しています。

• 同様に、セルK5を選択し、次の数式を入力します。

=VLOOKUP(I5,List,3,FALSE)

ここでの列番号3は、「List」という名前の配列の3列目を表しています。

• さらに、セルL5を選択し、次の数式を入力します。

=VLOOKUP(I5,List,4,FALSE)

この場合、列番号4は「List」配列の4列目を表しています。

• その後、セルJ5、K5、L5を選択し、フィルハンドルを下方向にドラッグして数式をコピーします。

• 数式をコピーすると、下の画像のような結果が表示されます。

• この状態でデータベースにIDを入力すると、内容が自動的に更新されます。

• 最終的に、データセットは下の画像のようになります。同じ手順で、売上記録を管理する別のデータベースを作成することもできます。

関連記事:Excelでデータベースを作成する方法(8つの簡単なステップ)

注意点

Excelで在庫データベースを作成する際には、いくつか覚えておくべきポイントがあります。

• テンプレートを再利用したい場合は、アプリケーションを終了する前に必ず保存しておきましょう。
• VLOOKUP関数では、正しい列番号を指定することが重要です。
• 時間を節約したい場合は、方法1(テンプレート利用)がおすすめです。

まとめ

この記事では、Excelで在庫データベースを作成するための3つの簡単な方法をご紹介しました。実際のデータセットを使用しながら手順を解説しているので、ぜひ参考にして業務にお役立てください。記事の冒頭には練習用ファイルも用意していますので、ダウンロードしてさらに学習することもできます。最後に、ご提案やご質問がある場合は、下のコメント欄でお気軽にお尋ねください。

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