Excel差し込み印刷で日付の表示形式を変更する方法【初心者向けステップ解説】

差し込み印刷(Mail Merge)は、Microsoft Wordが持つ非常に便利な機能の一つです。この機能とExcelのデータシートを組み合わせれば、宛先ごとに内容が変わる文書を何通でも自動生成できます。本記事では、Excel差し込み印刷において日付の表示形式を変更する手順を、ステップごとにわかりやすく解説します。練習用ワークブックも用意しているので、実際に操作しながら読み進めてください。

Excel差し込み印刷で日付形式を変更する手順

ここでは、Excelの差し込み印刷で日付形式を変更する具体的な流れを紹介します。例として、「昇進通知書」を従業員へ一括送付するケースを想定して説明します。

ステップ1:Excelでデータセットを作成する

まず、差し込み印刷に使うExcelのデータシートを作成します。昇進通知書を送るため、データには従業員の氏名と、手続きに関わる必要な日付のみを含めます。

• まず、B列に従業員の氏名、C列に会社への入社日を入力します。

• 今回は「入社から4か月後に昇進させる」という設定にします。E3セルに次の数式を入力すると、新しい役職の就任日を求められます。

=C3+120

• Enterキーを押します。

• 昇進通知書は、就任日の少なくとも1週間前までに発行する必要があります。その発行日を求めるため、D3セルに次の数式を入力します。

=E3-7

• 再びEnterキーを押します。

• 最後に、セル範囲D3:E3を選択します。
• フィルハンドル(セル右下の小さな四角)をダブルクリックすると、数式が12行目まで自動コピーされます。
• 任意の場所にファイルを保存すれば、差し込み印刷用のExcelシートの完成です。

これで、日付形式を変更するための最初のステップが完了しました。

ステップ2:Microsoft Wordでテンプレートを作成する

次に、従業員へ送る昇進通知書のテンプレートをWordで作成します。

• まず、デバイスでMicrosoft Wordを起動します。
• 下の画像のように通知書の文章を入力します。
• このとき、Excelのデータで置き換えられる部分(氏名や日付など)は太字や大文字にしておくと、後から挿入箇所を見つけやすくなります。

これで2番目のステップも完了です。

関連記事:Wordを使わずにExcelだけで差し込み印刷を行う方法(2つのやり方)

ステップ3:WordとExcelのファイルを連携させる

ここからは、WordファイルとExcelファイルを連携させます。接続作業はすべてWord側から行います。

• まず、Wordの「差し込み文書」タブをクリックします。
• 続いて、「差し込み文書の開始」グループにある「受信者の選択」→「既存リストを使用」のドロップダウン矢印を選択します。

• すると、「データファイルの選択」という小さなウィンドウが表示されます。
• 先ほど保存したExcelファイルの場所(ここではデスクトップ)へ移動します。
• ファイルを選択して「開く」をクリックします。

• 次に、「テーブルの選択」というダイアログボックスが表示されます。
• 「先頭行をデータ見出しとして使用する」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

• 「差し込み文書」タブに新しいコマンドが追加されたことを確認できます。
• 文中の氏名部分を選択した状態で、「文書作成とフィールドの挿入」グループの「差し込みフィールドの挿入」のドロップダウン矢印をクリックします。
• 一覧から「Name」フィールドを選びます。

• 元の文字列が消え、フィールドが特殊な形式(«Name»など)で挿入されます。

• 同じ要領で、残りの3つの日付フィールドも通知書に挿入していきます。

• 最後に、「結果のプレビュー」グループの「結果のプレビュー」をクリックして、フィールドが正しく挿入されているか確認しましょう。

• 従業員ごとの通知書が切り替わりながら表示されれば成功です。

これで3番目のステップが完了しました。

関連記事:Excelのデータを宛名ラベルに差し込む方法(簡単な手順)

ステップ4:日付の表示形式を変更する

プレビューを見ると、すべての日付が同じ形式で表示されていることがわかります。ここでは、就任日と新役職の就任日のフィールドに曜日名を加え、さらに月の数字を月名に変更する方法を紹介します。

• まず、フィールド名を右クリックし、「フィールド編集」を選択します。

• 「フィールド」というダイアログボックスが表示されます。
• 「分類」を「すべて」から「日付/時刻」に変更します。
• 「フィールドのプロパティ」欄に、利用可能な日付形式が一覧表示されます。
• 任意の形式をクリックすると、「日付形式」の下にある空欄に対応するコードが表示されます。
• その後、「フィールドコード」オプションを選択します。

• フィールドコードが表示されるので、下の画像のように該当部分を選択して「Ctrl+C」でコピーします。
• 最後に「キャンセル」をクリックしてダイアログを閉じます。

• 同様に、フィールド«Joining_Date»を右クリックし、コンテキストメニューから「フィールドコードの表示/非表示」を選択します。

• フィールドのコードが表示されます。
• フィールド名の後ろ、括弧内にカーソルを置き、「Ctrl+V」で次のコードを貼り付けます。

\@ "dddd, MMMM d, yyyy"

• 再び右クリックして「フィールドコードの表示/非表示」を選択すると、元のフィールド名に戻ります。
• 同じコードと手順を使って、「新役職の就任日」フィールドの日付形式も変更します。
• 続いて、「昇進通知書発行日」の日付形式を変える場合は、該当フィールドの括弧内に次のコードを入力します。

\@ "MMMM d, yyyy"

• 「フィールドコードの表示/非表示」でフィールド名の表示に戻します。
• 最後に、「結果のプレビュー」グループの「結果のプレビュー」をクリックします。
• 以前とは異なる日付形式で表示されていることが確認できます。

これで、コードが正常に動作し、Excel差し込み印刷の日付形式を自由に変更できました。

💡 知っておきたい注意点

「フィールド」ダイアログボックスから書式コードを挿入する際、「OK」ボタンは押さないでください。「OK」を押すとその位置に値が固定されてしまい、以降のレコードでも同じ日付のままになってしまいます。必ずコードをコピーして「キャンセル」で閉じましょう。

まとめ

以上で解説は終了です。この記事の手順を実践すれば、Excel差し込み印刷の日付形式を思いどおりに変更できるようになります。ご不明な点やご要望があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。

Excelに関するさまざまな問題と解決策については、弊サイトExcelDemyもぜひご覧ください。新しいテクニックを学び続けて、スキルアップを目指しましょう!

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