Excel テーブルで並べ替えとフィルターを使いこなす方法(4つの基本テクニック)

大量のデータをテーブルとして管理している場合、並べ替え(ソート)とフィルターの機能はほぼ必須と言えます。この記事では、Excel のテーブルデータを効率的に並べ替え・絞り込みするための具体的な方法を、手順付きで詳しく解説します。

練習用ワークブックは以下からダウンロードできます。

Excel テーブルで並べ替えとフィルターを使う4つの方法

ここでは、Excel テーブルで並べ替えとフィルターを行う4つの簡単な方法を紹介します。理解しやすいよう、不動産会社のサンプルデータセットを使用して説明していきます。データセットは下記の通りです。

方法1:テーブルを挿入して並べ替え・フィルターを適用する

Excel テーブルの機能を使えば、データの並べ替えやフィルターを簡単に行えます。ここでは、テーブルの挿入方法から、並べ替え・フィルターの操作までを順番に見ていきましょう。

手順:

• まず、テーブル化したいデータ範囲を選択します。ここでは B4:F14 を選択しています。
• 次に、リボンの「挿入」タブから「テーブル」を選択します。

すると、「テーブルの作成」ダイアログボックスが表示されます。

• テーブルのデータ範囲は自動的に選択されるので、そのまま確認します。
• 「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックが入っていることを確認します。
• 最後に「OK」をクリックします。

これで以下のようなテーブルが作成されました。見出し行の各項目にドロップダウン矢印が表示されているのがわかります。この矢印がいわゆる「フィルター」ボタンです。

このフィルターボタンをクリックすると、さまざまな並べ替え・フィルターオプションが表示されます。

並べ替えとは、ある基準に基づいて行を並び直す操作のことです。たとえば、列を五十音順(アルファベット順)に並べたい場合などがあります。ここでは、「地域(Area)」列をアルファベット順に並べてみましょう。

• 地域列のフィルターボタンをクリックすると、「AからZへ昇順で並べ替え(Sort A to Z)」「ZからAへ降順で並べ替え(Sort Z to A)」「色で並べ替え(Sort by Color)」の3つの並べ替えオプションが確認できます。
• ここで「AからZへ昇順で並べ替え」を選択します。

並べ替えが完了すると、フィルターボタンの横に小さな上向き矢印が表示されます。これは、その列がアルファベットの若い順から古い順へ並べ替えられたことを示す目印です。

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• 次に、数値が入力されている「販売価格(List Price)」列のフィルターボタンをクリックしてみてください。すると、並べ替えオプションが変化していることがわかります。並べ替えオプションは、列の中身(文字列か数値か)によって変わるのです。
• ここで「最小から最大へ並べ替え」を選択すれば、列を昇順に並べ替えられます。

このように、フィルターボタンの横に小さな上向き矢印が表示され、「販売価格」列が昇順に並べ替えられたことがひと目でわかります。

続いて、背景色や文字色を使った並べ替えの方法を紹介します。なお、テーブル既定の背景色や文字色では色による並べ替えはできません。

自分でセルや文字に異なる色を設定した場合のみ、背景色や文字色を基準にした並べ替えが可能になります。

ここでは説明のため、一部のセルに背景色を設定し、一部の文字に色を付けています。

• 再び地域列のフィルターボタンをクリックし、「色で並べ替え」にマウスを合わせます。

するとサブメニューが表示され、「セルの色で並べ替え」または「フォントの色で並べ替え」を選択できます。「セルの色で並べ替え」には、この列に対して緑・黄色・塗りつぶしなしの3つのオプションが、「フォントの色で並べ替え」にも赤・自動(黒)などの色オプションが表示されます。また、後ほど解説する「ユーザー設定の並べ替え(Custom Sort)」という項目もあります。

• ここでは「セルの色で並べ替え」から緑色を選択しました。

その結果、以下のように緑色のセルが優先的に並べ替えられます。

複数の列を並べ替える方法

次に、複数列をまとめて並べ替える方法を見ていきましょう。複数列の並べ替えには2通りの方法があります。ここでは例として、担当者(Agent)、地域(Area)、販売価格(List Price)の3列を並べ替えます。

複数列を並べ替える際の重要なポイントは、優先度の低い列から順に並べ替え、最後に最優先の列を並べ替えるということです。

今回の場合、優先度の低い順に地域 → 販売価格 → 担当者とします。

• まず地域列のフィルターボタンをクリックし、「AからZへ昇順で並べ替え」を選択します。
• 次に販売価格列のフィルターボタンをクリックし、「最小から最大へ並べ替え」を選択します。
• 最後に担当者列のフィルターボタンをクリックし、「AからZへ昇順で並べ替え」を選択します。

これで複数列の並べ替えが完了です。

もう一つの方法:「ユーザー設定の並べ替え」を使う

複数列の並べ替えには、ダイアログボックスを使う方法もあります。

• まず、任意のフィルターボタンをクリックします。
• 次に、「色で並べ替え」にマウスを合わせます。
• そして、「ユーザー設定の並べ替え」をクリックします。

「並べ替え」ダイアログボックスが表示されます。3列を並べ替えたい場合、初期状態では1列分しか設定できないため、レベルを2つ追加する必要があります。

• まず、「レベルの追加」ボタンを2回クリックして、レベルを2つ追加します。

※並べ替えダイアログボックスでは、最も優先度の高い列を一番上に、優先度の低い列を下に配置します。今回は優先度の高い順に担当者 → 販売価格 → 地域です。

• 最上位のレベルで、「並べ替えのキー」に担当者を選択します。
• 「並べ替えの対象」は値を選択します。ここでは、値・セルの色・フォントの色・アイコンを選べます。
• 「順序」はAからZを選択します。ドロップダウンを開くと「ZからA」や「ユーザー設定リスト」など、さらに多くの選択肢があります。

• 次のレベルでは、「その次の優先度」に販売価格を選択し、順序を大きい方から小さい方へに設定します。
• 最後のレベルでは、地域列を選択し、順序はAからZのまま変更しません。
• 最後に「OK」をクリックします。

なお、ダイアログボックス内では、レベルを選択して上下矢印で優先度を入れ替えたり、レベルのコピー・削除を行ったりすることもできます。「オプション」ボタンをクリックすれば、並べ替えの大文字と小文字を区別する設定や、方向(列単位・行単位)の変更も可能です。

以上の操作で、指定した条件どおりに3列が並べ替えられた結果が得られます。

関連記事:Excel でタイムラインを作成してピボットテーブルをフィルターする方法!

テーブルへのフィルター適用

続いて、フィルターの使い方を解説します。

フィルターとは、特定の条件を満たす行だけを表示し、それ以外の行を非表示にする機能です。たとえば、この不動産テーブルで「Central(中央エリア)」のデータだけを確認したいとしましょう。以下の手順でフィルターをかけます。

• まず、地域列の横にあるフィルターボタンをクリックします。
• 次に、「すべて選択」のチェックを外します。
• そして、「Central」のみにチェックを入れます。
• 最後に「OK」を押します。

すると、中央エリアに関連するデータだけがテーブルに表示されます。行番号が一部欠けているのは、該当する行が非表示になっているためです。また、この列のフィルターボタンのアイコンが変化していることにお気づきでしょうか。これはフィルターが適用されていることを示す合図です。

さらに、複雑な条件でのフィルターも可能です。たとえば、担当者列には Hamilton と Peterson のみ、地域列には N. County のみを表示したい場合を考えてみましょう。

• まず、担当者列のフィルターボタンにマウスを合わせます。
• 次に、「テキストフィルター」を選択します。サブメニューには「等しい」「等しくない」「先頭が」「末尾が」「指定の値を含む」「指定の値を含まない」「ユーザー設定フィルター」など、多くのオプションがあります。ぜひそれぞれ試してみてください。
• ここでは「ユーザー設定フィルター」をクリックします。

すると、「オートフィルターのユーザー設定」ダイアログボックスが表示されます。

初期状態では「等しい」条件が設定されていますが、ドロップダウンをクリックすれば、「等しくない」「より大きい」「以上」など、さまざまな条件に変更できます。

• 最初の「等しい」欄に Hamilton を入力します。
• 次に条件を「OR」に切り替え、再び「等しい」を選んで Peterson を入力します。
• 最後に「OK」をクリックします。

これで、テーブルには Hamilton と Peterson のデータだけが表示されるようになりました。

同じ要領で、複数の列にフィルターをかけることもできます。フィルターを重ねるほど、表示される行は絞り込まれていきます。

• 同様に、地域列のフィルターボタンをクリックします。
• 「すべて選択」のチェックを外し、「N. County」のみにチェックを入れます。
• 最後に「OK」を押します。

これで、2つの列にフィルターが適用された状態になりました。

方法2:右クリックメニュー(コンテキストメニュー)を使う

右クリックで表示されるコンテキストメニューからも、Excel テーブルの並べ替えやフィルターを実行できます。まずは並べ替えから試してみましょう。

• まず、並べ替えたい列内のセルを選択します。ここでは B4 を選択しています。
• 次に、B4 セルを右クリックします。
• コンテキストメニューから「並べ替え」→「AからZへ昇順で並べ替え」を選択します。好みに応じて他の並べ替え方法も選べます。

すると、以下のように並べ替えられたテーブルが表示されます。

同じように、フィルターも実行できます。

• まず、基準にしたいセルを選択します。ここでは D10 を選択しています。
• 次に、D10 セルを右クリックします。
• コンテキストメニューから「フィルター」→「選択したセルの色でフィルター」を選択します。セルの値だけでなく色でもフィルターできるのが便利です。

最終的に、以下のような並べ替え・フィルター済みのテーブルが完成します。

方法3:「並べ替えとフィルター」コマンドを使う

リボンの「並べ替えとフィルター」コマンドを使っても、同様の操作が可能です。

• まず、並べ替えやフィルターの基準となるセルを選択します。ここでは B4 を選択しています。
• 次に、「ホーム」タブの「編集」グループへ移動します。
• 「並べ替えとフィルター」コマンドから「ユーザー設定の並べ替え」を選択します。

「並べ替え」ダイアログボックスが表示されたら、以下のように設定します。

• 最優先のキーに「掲載日(Date Listed)」、順序は「新しい順」を選択します。
• 「レベルの追加」を2回クリックしてレベルを追加します。
• 2番目のキーに「面積(Sq Ft)」、順序は「大きい方から小さい方へ」を選択します。
• 同様に、3番目のキーに「担当者(Agent)」、順序は「AからZ」を選択します。

※並べ替えダイアログボックスでは、最も優先度の高い列を一番上に配置します。今回は掲載日 → 面積 → 担当者の優先順位です。

• 最後に「OK」をクリックします。

これで、以下のような並べ替え済みテーブルが完成します。

続いて、フィルターも適用してみましょう。以下の手順に従ってください。

• まず、地域列の横にあるフィルターボタンをクリックします。
• 次に、「すべて選択」のチェックを外します。
• そして、「N. County」と「S. County」にチェックを入れます。
• 最後に「OK」を押します。

最終的に、以下のような並べ替え・フィルター済みのテーブルが表示されます。

方法4:キーボードショートカットを使う

キーボードショートカットを使えば、フィルターボタンを素早く表示・非表示できます。

• まず、並べ替えたい列内のセルを選択します。ここでは D4 を選択しています。
• 次に、Ctrl + Shift + L を押します。

すると、以下のようにフィルターボタンが表示されます。

あとは方法1と同じ手順で並べ替えやフィルターを行うことができます。下図は、これまでの方法を組み合わせて作成した並べ替え・フィルター済みのテーブルです。

覚えておきたいポイント

• 特定の列のフィルターを解除したい場合は、その列のフィルターボタンをクリックし、「<列名>からフィルターをクリア」を選択します。
• 複数の列にフィルターをかけた状態で、すべてのフィルターを一括解除したい場合は、「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」ドロップダウンから「クリア」を選択します。
• また、Ctrl + Shift + L ショートカットを再度押せば、フィルターボタンの表示自体をオフにできます。

まとめ

この記事では、Excel テーブルで並べ替えとフィルターを活用する4つの方法を詳しく解説しました。テーブルの挿入、右クリックメニュー、リボンコマンド、ショートカットキーと、状況に応じて使い分けることで、大量のデータも快適に管理できます。さらに Excel 関連のコンテンツについては、弊サイト Exceldemy をぜひご覧ください。ご質問やご意見がありましたら、下のコメント欄からお気軽にお寄せください。

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