Excelのテキストフィルターの使い方を5つの具体例で解説

Excelのフィルター機能は、大規模なワークシートの中から条件に一致する情報だけを素早く効率的に抽出できる強力なツールです。フィルターはワークシート全体だけでなく、特定の1列や複数の列にも適用できます。フィルター適用時にExcelが表示するリストから選択する方法と、目的に合わせて条件をカスタマイズする方法の2通りがあり、テキストフィルターではフィルターメニュー内の検索ボックスやテキスト フィルターオプションを使って文字列を柔軟に検索できます。

Excelテキストフィルターの5つの活用例

ここでは、ある会社が顧客へ販売した製品情報をまとめたExcelワークシートを例に解説します。このワークシートには、製品名(Product)、カテゴリ(Category)、販売担当者(Sales Person)、配送先住所(Shipping Address)のデータが含まれています。このデータに対してテキストフィルターを適用し、文字列を絞り込んでいきましょう。

例1: 特定のテキストを抽出する基本のフィルター

まずは、列から特定のテキストだけを抽出する基本操作です。ここではProduct(製品)列から「LED Monitor(LEDモニター)」の行のみを取り出します。

手順:

• データ範囲内のセルを1つ選択し、「データ」タブを開いて「並べ替えとフィルター」グループの「フィルター」を選択します。

• 「フィルター」をクリックすると、各列見出しの右下に小さな下向き矢印が表示されます。Product列の矢印をクリックすると、その列を絞り込むためのメニューが開きます。
• メニューには「テキスト フィルター」という項目があり、その下にProduct列の全製品名がチェックボックス付きで一覧表示されます。「(すべて選択)」のチェックを外し、「LED Monitor」のみにチェックを入れます。
• 最後に「OK」をクリックします。

• これで、ワークシートにはProductが「LED Monitor」の行だけが表示されます。

関連記事: Excelで重複しない値(ユニーク値)を抽出する方法

例2: 特定のテキストと一致する値を検索する

テキストフィルターの「次の値に等しい」オプションを使うと、特定の文字列と完全に一致する値を抽出できます。ここでは、Category(カテゴリ)が「Memory」である行をすべて絞り込みます。

手順:

• まずワークシートの列にフィルターを適用します。「データ」タブを開き、「フィルター」をクリックします。

• 各列見出しの右下に表示された下向き矢印のうち、Category列のものをクリックします。フィルタリング用のメニューが開きます。

• メニュー内の「テキスト フィルター」をクリックすると、さまざまな種類のテキストフィルターが表示されたサブメニューが開きます。ここで「次の値に等しい」を選択します。

• クリックすると「オートフィルター オプション」というダイアログが表示されます。この画面には、条件を設定するためのドロップダウンメニューがあり、初期状態で「次の値に等しい」が選択されています。そのまま使用しましょう。

• ドロップダウンメニューの横にある入力ボックスに「Memory」と入力します。これで、カテゴリが「Memory」と一致するすべての行が抽出対象になります。
• 「OK」をクリックします。
• すると、ワークシートにはCategoryが「Memory」の行だけが表示されます。

• さらに、このダイアログでは条件を組み合わせることも可能です。ドロップダウンメニューの下には「AND」と「OR」の2つのオプションがあり、その下にもう1つドロップダウンメニューが用意されています。2つの条件の組み合わせ方によって、フィルター結果は大きく変わります。

• たとえば、1つ目のドロップダウンは「次の値に等しい」のままにし、条件値も変更せずにおきます。
• 次に「OR」を選択します。
• 2つ目のドロップダウンでも「次の値に等しい」を選び、入力ボックスに別の条件を入力します。
• 「OK」をクリックします。

• これで、Categoryが「Memory」または「Hardware」のいずれかに該当する行だけが表示されます。

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例3: 特定の文字で始まるテキストを検索する

「次の値で始まる」というテキストフィルターを使うと、特定の文字または文字列で始まるテキストを持つ行を抽出できます。ここでは、Shipping Address(配送先住所)が「New」で始まる行、つまり「New York」や「New Hampshire」の行をすべて取り出します。

手順:

• まず「データ」タブから「フィルター」をクリックし、列にフィルターを適用します。

• Shipping Address列の下向き矢印をクリックしてフィルターメニューを開き、「テキスト フィルター」→「次の値で始まる」を選択します。

• 「オートフィルター オプション」ダイアログが表示されるので、条件が「次の値で始まる」になっていることを確認します。
• 横の入力ボックスに「New」と入力します。これで「New」で始まる配送先住所を持つすべての行が対象になります。
• 「OK」をクリックします。

• 結果として、「New」で始まる配送先住所の行だけがワークシートに表示されます。

• 「次の値に等しい」の場合と同様に、「次の値で始まる」でも「AND」「OR」を使って複数条件を組み合わせることができます。2つのドロップダウンで選んだ条件と、AND/ORの指定により、さまざまなフィルター結果を得られます。

例4: 特定の文字列を含むテキストを検索する

「次の値を含む」フィルターを使うと、特定の文字や文字列を含む行をすべて抽出できます。ここでは、販売担当者(Sales Person)の名前の2文字目が「o」である行を絞り込みます。

手順:

• まず「データ」タブから「フィルター」をクリックし、列にフィルターを適用します。

• Sales Person列の下向き矢印をクリックしてフィルターメニューを開き、「テキスト フィルター」→「次の値を含む」を選択します。

• 「オートフィルター オプション」ダイアログが表示されたら、条件が「次の値を含む」になっていることを確認します。
• 入力ボックスに「?o*」と入力します。疑問符(? )は任意の1文字を表すため、「o」の直前に1文字だけ存在することを意味します。また、アスタリスク(*)は0文字以上の任意の文字列に一致します。つまり、この条件ではSales Person列のうち、名前の2文字目が「o」で、その前にちょうど1文字あるセルが抽出され、「o」の後ろには任意の文字列が続いていても構いません。
• 「OK」をクリックします。

• 最終的に、販売担当者の名前の2文字目が「o」である行だけがワークシートに表示されます。

例5: ユーザー設定フィルターの使い方

テキストフィルターには「ユーザー設定フィルター」というオプションもあります。これを使うと、上記の各種テキストフィルターを自由にカスタマイズでき、ドロップダウンメニューから異なる条件を選択して組み合わせられます。ここでは、ユーザー設定フィルターを使って「Ca」で始まる配送先住所を抽出してみましょう。

手順:

• まず「データ」タブから「フィルター」をクリックし、列にフィルターを適用します。

• Shipping Address列の下向き矢印をクリックしてフィルターメニューを開き、「テキスト フィルター」→「ユーザー設定フィルター」を選択します。

• 「オートフィルター オプション」ダイアログが開いたら、2つのドロップダウンメニューを使って条件を設定します。1つ目は「次の値に等しい」を選び、隣の入力ボックスに「C*」と入力します。2つ目は「次の値に等しくない」を選び、入力ボックスに「?h*」と入力します。そして条件の接続には「AND」を選択します。
• 1つ目の条件「C*」により、「C」で始まるすべての配送先住所が候補になります。
• 2つ目の条件「?h*」の除外設定により、2文字目が「h」である配送先住所が除外されます。
• このデータには「C」で始まる配送先住所が3つあります。Carolina、Chicago、Californiaです。
• Chicagoは2文字目が「h」のため、2つ目の条件によって除外されます。
• 「OK」をクリックします。

• 最終的に、配送先住所が「Carolina」または「California」である行だけがワークシートに表示されます。

覚えておきたいポイント

• ほかにも「次の値に等しくない」「次の値で終わる」「次の値を含まない」といったテキストフィルターが利用できます。
• 「次の値に等しくない」は「次の値に等しい」の逆の動作で、入力したテキストと一致する値を除外して表示します。
• 「次の値で終わる」は、入力した文字または文字列で終わる値を表示します。
• 「次の値を含まない」は、入力した文字や文字列を含まない値を表示します。該当する文字列を含む値は除外されます。

まとめ

本記事では、Excelのテキストフィルターを使って、さまざまな方法でテキスト値を絞り込む手法を学びました。これらの手順をマスターすれば、ワークシート上の文字列データを思いどおりに抽出できるようになるはずです。本記事についてご質問やご提案があれば、ぜひコメント欄でお知らせください。それでは、良いExcelライフを!

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