Excelでカスタムフィルターを実行する方法|5つの実践テクニックを徹底解説

大量のデータが入力されたExcelシートは、そのままでは扱いにくいものです。しかし、自分の目的に合わせてデータを柔軟に絞り込むことができれば、作業効率は格段に向上します。本記事では、Excelでカスタムフィルターを実行するための具体的な方法を、5つのアプローチに分けて詳しく解説します。

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Excelでカスタムフィルターを実行する5つの方法

ここからは、Excel標準のコマンド機能やマクロなどを活用して、データを自由に絞り込む方法を順番に見ていきましょう。

上記は、今回カスタムフィルターの操作に使用するサンプルデータセットです。

1. 数値を条件にしてデータを抽出する

まずは、特定の数値を基準にデータを絞り込む基本的なカスタムフィルターの方法です。

手順:

• データ範囲内の任意のセルを選択します。
• ホームタブの編集グループにある並べ替えとフィルター → フィルターを選択します。

• 各列見出しの横にドロップダウン矢印が表示されます。

• フィルターしたい列の横にある矢印をクリックします。今回はTotal Sales(合計売上)で絞り込みたいので、その隣の矢印をクリックします。
• ドロップダウンリストから数値フィルター → オプション(カスタムフィルター)を選択します。

• オートフィルター オプションのダイアログボックスが表示されるので、必要な条件を指定します。今回はTotal Salesが500~900の間にあるデータを抽出したいので、1つ目の条件で次の値より大きいを選び、右側のボックスに500と入力します。
• 両方の条件を満たすデータを抽出したいので、ANDを選択します。どちらか一方の条件だけでよい場合は、ORを選択してください。
• 2つ目の条件では次の値より小さいを選び、900と入力します。
• OKをクリックします。

これで、Total Salesが500~900の間である750の商品データだけが抽出されました。

2. 特定の文字列を条件にしてデータを抽出する

数値と同様に、特定のテキストを基準としたカスタムフィルターも実行できます。

手順:

• 前述の手順と同様に、データ範囲内の任意のセルを選択します。
• ホームタブの並べ替えとフィルター → フィルターを選択します。
• 各列見出しの横にドロップダウン矢印が表示されます。
• 今回はMonth(月)で絞り込みたいので、その隣の矢印をクリックします。
• ドロップダウンリストからテキスト フィルター → オプション(カスタムフィルター)を選択します。

• 表示されたオートフィルター オプションダイアログで条件を指定します。今回は「6月以降で7月を除く月」の商品データを抽出したいので、1つ目の条件で次の値より大きいを選び、Juneと入力します。
• 両方の条件を適用したいので、ANDを選択します。
• 2つ目の条件では次の値に等しくないを選び、リストからJulyを指定して除外します。月名は手動で入力することも可能です。
• OKをクリックします。

これで、「6月以降で7月を除く月」の商品データだけがExcelシートに表示されます。

3. テーブルにカスタムフィルターを保存する

ここまでは通常のデータ範囲に対するフィルターを紹介してきましたが、データをテーブル化すれば、フィルター状態を含めて管理しやすくなります。まずはデータセットをテーブルに変換してみましょう。

手順:

• データセット全体を選択します。
• ホームタブからテーブルとして書式設定を選択します。

• テーブル名は変更してもそのままでも構いません。今回は分かりやすいようにCustomTableという名前を付けました。名前の変更は必須ではありません。

• 変換が完了すると、各列見出しの横にドロップダウン矢印が自動的に表示されます。

• これでデータセットがフィルター機能付きのテーブルになりました。前章で紹介したカスタムフィルターをはじめ、好きな方法で絞り込みができます。今回はJuly(7月)の商品データを見たいので、(すべて選択)のチェックを外し、Julyのみにチェックを入れます。
• OKをクリックします。

テーブルにはJulyの商品データだけが表示されます。

3.1. テーブルで複数列にカスタムフィルターを適用する

テーブルのある列をフィルターした後、さらに別の列でも絞り込むことができます。例えば、Julyのデータを抽出した後、さらにTotal Salesが500~800の商品データだけを表示してみましょう。

• Total Salesで絞り込むため、その隣のドロップダウン矢印をクリックします。
• ドロップダウンリストから数値フィルター → オプション(カスタムフィルター)を選択します。

• オートフィルター オプションダイアログで、1つ目の条件に次の値より大きいを選び、500と入力します。
• 両方の条件を満たすデータが必要なので、ANDを選択します。
• 2つ目の条件に次の値より小さいを選び、800と入力します。
• OKをクリックします。

これで、Julyに製造された商品のうち、Total Salesが750(500~800の間)の商品データだけが表示されます。

4. 詳細設定(Advanced Filter)でカスタムフィルターを実行する

ドロップダウンのフィルター機能以外にも、Excelの詳細設定(フィルター オプションの設定)機能を使えば、より柔軟にデータを絞り込めます。

手順:

• データタブから詳細設定を選択します。

• フィルター オプションの設定ダイアログが表示され、リスト範囲には自動的にデータセットの範囲が入力されています。

• 次に、データセットの近くの空きセルに、抽出条件となる値を入力します。例えばMobileのデータを抽出したい場合、セルG4に列見出しとしてProduct Name、セルG5にMobileと入力します。
• 再度詳細設定を選択し、ダイアログの検索条件範囲に、先ほど作成したセル範囲(G4~G5)をドラッグして指定します。
• OKをクリックします。

データセットにはMobileの情報だけが表示されます。

5. マクロの記録でカスタムフィルターを再利用する

マクロを使えば、カスタムフィルターの操作を記録して保存し、他のシートでも同じフィルターを簡単に再適用できます。非常に効率的な方法なので、ぜひ覚えておきましょう。

手順:

• 開発タブからマクロの記録を選択します。

• マクロの記録ダイアログでマクロ名を入力します。今回はMacroCustomとしました。
• OKをクリックします。

• ここから通常通りフィルター操作を行うと、その操作がすべてマクロに記録されます。例えば、JulyのTotal Saleを抽出したい場合、列見出しの矢印をクリックして(すべて選択)のチェックを外し、Julyのみにチェックを入れます。
• OKを押すと、Julyの商品データだけが表示されます。

• 開発タブから記録終了を選択します。これで一連のフィルター操作が記録されました。

• 同じフィルターを適用したい別のワークシートを開き、開発タブからマクロを選択します。

• 先ほど付けたマクロ名(MacroCustom)を選択します。
• 実行をクリックします。

前のワークシートで行ったのと全く同じフィルター処理が、このシートにも自動的に適用されます。下の画像のように、Julyに製造された商品データだけが表示されているのが確認できます。

まとめ

本記事では、Excelでカスタムフィルターを実行する5つの方法を解説しました。数値・テキストによる絞り込みから、テーブルの活用、詳細設定フィルター、マクロによる自動化まで、目的に応じて使い分けることで日々のデータ処理が大幅に効率化します。ご不明な点があれば、お気軽にお問い合わせください。

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