Outlookで配布リスト(連絡先グループ)を作成・編集する方法|Web版・デスクトップ版の手順を徹底解説

同僚とのやり取りにOutlookを使用しているなら、メンバーが頻繁に入れ替わる特定のグループに何度もメールを送りたいと感じたことはありませんか。例えば、カスタマーサポート担当者全員に毎日メールを送る必要があるものの、離職率が高くリストの顔ぶれが頻繁に変わる――そんなケースは珍しくありません。

毎回一人ひとりの名前やメールアドレスを手入力することも可能ですが、グループが大きくなるほど作業は煩雑になり、入力ミスや送信漏れのリスクも高まります。うっかり誰かを宛先から外してしまえば、職場の人間関係に影響が出る可能性すらあります。そこで活躍するのが「配布リスト」や「連絡先グループ」です。

「連絡先グループ」と「配布リスト」という言葉は、ほぼ同じ意味で使われています。Microsoftが「連絡先グループ」という呼び方を採用したのは、「配布リスト」よりも直感的に分かりやすいからだと考えられます。

ただし、Microsoft 365を利用している組織では、両者に明確な違いがあります。Microsoft 365の管理者は既存のOutlook配布リストを「グループ」へ変換でき、変換後のグループメンバーは共有ライブラリや、Microsoft Teams、Yammer、Plannerなどのコラボレーションツールへアクセスできるようになります。

組織の配布リストはIT部門が管理していることが多く(特に全社員向けリストは更新が滞りがちです)、勝手に変更できない場合もありますが、個人用の連絡先グループであれば自分で自由に作成できます。

この記事では、ブラウザ版とデスクトップアプリ版のOutlookそれぞれで、連絡先グループを作成・編集する方法を詳しく解説します。

Outlook Online(Web版)で連絡先グループを作成する方法

ブラウザ版のOutlookなら、連絡先グループの作成はとても簡単です。

1. outlook.comにアクセスしてログインするか、Microsoft 365にログイン済みの場合はアプリランチャーから「Outlook」を選択します。アプリ一覧にOutlookが表示されない場合は「すべてのアプリ」を選んでください。

2. 左側のウィンドウで「グループ」の下にある「新しいグループ」を選択します。

3. ポップアップが表示されたら、新しいグループの名前と説明を入力し、「作成」を選択します。(組織の設定によっては、グループ用のメールアドレスの作成を求められることがあります。その際は利便性を考えて、グループ名と同じメールアドレスにするのがおすすめです。)

4. 続けて、グループにメンバーを追加します。名前またはメールアドレスで人物を検索し、追加したい相手の検索結果を選択すると、「このユーザーが追加されます」の欄に表示されます。

5. 追加したい全員を登録し終えるまで手順4を繰り返し、「追加」ボタンを選択します。
6. 「閉じる」を選択します。
7. 「新しいメッセージ」を選択して、作成したグループ宛てにメールを送信してみましょう。

8. 「宛先」フィールドに作成したグループ名を入力し始めると候補リストが表示されるので、そこから該当するグループを選択します。

これで完成です。とても簡単ですね。では、グループのメンバーを後から追加・削除したい場合はどうすればよいのでしょうか。続きをご覧ください。

Outlook Online(Web版)で連絡先グループを編集する方法

Microsoftは、Outlook Onlineから離れることなく連絡先グループを編集できる仕組みを用意しています。組織によるMicrosoft 365の設定内容によって手順が多少異なる場合がありますが、基本的には以下の流れで編集できます。

1. 左側のウィンドウで「グループ」の下から、編集したいグループを選択します。
2. グループのエントリで「その他」(3点リーダー/省略記号)アイコンを選択します。

3. 「設定」を選択します。(組織の設定によっては、「その他」アイコンから直接「メンバーの追加」を実行できる場合もあります。)

4. 右側に表示されるグループ設定パネルで「グループの編集」を選択します。

5. 「メンバー」タブを選択します。
6. ここでメンバーの追加や削除が行えます。削除するには、該当メンバーのエントリ横にある「X」アイコンを選択してください。

7. メンバーを追加した場合は「追加」ボタンを選択し、変更がない場合は「閉じる」を選択して完了です。

Outlook Onlineで連絡先グループを編集するもう一つの方法

Outlookの設定によっては、以下の手順でも連絡先グループを編集できます。

1. Outlookの「連絡先(People)」セクションを開きます(カレンダーアイコンの右側にあります)。

2. 左側のウィンドウにある「グループ」セクションで「所有者」を選択すると、自分が作成したグループの一覧が表示されます。

3. リストから編集したいグループを選択します。
4. 「グループメンバーの管理」を選択します。

5. この画面から、メンバーの追加や既存メンバーの削除(エントリ横の「X」を選択)が行えます。

Outlookデスクトップアプリで連絡先グループを作成する方法

デスクトップ版のOutlookでの連絡先グループ作成は、オンライン版よりもさらにシンプルです。

1. Outlookを起動し、左下付近にある「連絡先(People)」アイコンを選択します(メール・タスク・連絡先・カレンダーを切り替えるナビゲーション部分です)。

2. 次に、ツールバーから「新しい連絡先グループ」を選択します。(組織がMicrosoft 365を利用している場合は「新しいグループ」ボタンも表示されることがあります。ここではグループメールを手軽に送ることを目的としているため、「新しい連絡先グループ」を使用します。)

3. 表示された連絡先グループウィンドウでグループ名を入力し、「メンバーの追加」を選択して、メンバーの追加元を指定します。選択肢には「Outlookの連絡先から」「アドレス帳から」「新しい電子メール連絡先」などがあります。

4. 追加したい相手を一人ずつ検索します。対象のエントリがハイライトされていることを確認し、「メンバー」ボタンを選択(またはエントリをダブルクリック)して追加します。登録が完了したら「OK」を選択します。
5. ウィンドウを閉じます。変更の保存を求めるダイアログが表示されたら、必ず「はい」を選択してください。
6. これで準備完了です。新規メールを作成する際に「宛先」フィールドへ連絡先グループ名を入力すれば、グループ全体が宛先に追加されます。必要に応じてグループを展開すると、Outlookがリストをメンバー個々のアドレスに置き換えてくれます。ただし、一度展開したリストは再び折りたたむことができない点には注意しましょう。

なお、連絡先グループはOutlookのアドレス帳にも項目として表示されるため、五十音順(アルファベット順)のリストからいつでも探し出せます。

Outlookデスクトップアプリで連絡先グループを編集する方法

最後に、デスクトップ版のOutlookで既存の連絡先グループを編集する手順を紹介します。

1. Outlookを起動し、左下付近にある「連絡先(People)」アイコンを選択します。
2. 連絡先リストから編集したいグループを探して選択します。
3. 右側のウィンドウで「編集」を選択します。これにより、メンバーの追加・削除を行える管理画面に移動します。

オンライン版でもデスクトップアプリ版でも、繰り返し使う宛先をまとめた配布リストを数分で作成しておく価値は十分にあります。日々のメール送信の手間が大幅に減り、送信漏れの心配もなくなります。ぜひ今日から活用してみてください。