Outlook で配布リストを作成する方法

同僚とのコミュニケーションに Outlook を使用している場合、メンバーシップが頻繁に変更される特定のグループに繰り返しメールを送信したいと考えたことがあるでしょう。たとえば、顧客サービス担当者全員に毎日メールを送信する必要がある場合がありますが、離職率が高いため、リストが頻繁に変更される場合があります。

電子メールを送信するたびに、各人の名前または電子メールを手動で入力することもできますが、グループが大きくなるとすぐに面倒になります.それだけでなく、オフィスドラマにつながる可能性のある誰かをうっかり忘れてしまうリスクもあります.そこで、配布リストまたは連絡先グループの出番です!

ほとんどの場合、「連絡先グループ」と「配布リスト」という用語は同じ意味です。マイクロソフトが「連絡先グループ」という言葉を使い始めたのは、おそらく「配布リスト」よりも直感的だからでしょう。

ただし、Microsoft 365 を使用している組織では、この 2 つの間には大きな違いがあります。Microsoft 365 の管理者は、既存の Outlook 配布リストを「グループ」に変換できます。これにより、グループ メンバーは Microsoft のような共有ライブラリやコラボレーション スペースにアクセスできるようになります。 Teams、Yammer、および Planner。

IT 部門はおそらく組織の Outlook 配布リスト (特に恐ろしく、管理が不十分なことが多い全スタッフ リスト) を管理していますが、Outlook で独自の連絡先グループを作成することもできます。

以下では、ブラウザー バージョンとデスクトップ アプリの両方について、Outlook で連絡先グループを作成する方法について説明します。

Outlook Online で連絡先グループを作成する方法

ブラウザー バージョンの Outlook で連絡先グループを作成するのは簡単です。

<オール>

outlook.com でアカウントにログインするか、[Outlook ] を選択します。 既に Microsoft 365 にログインしている場合は、アプリ ランチャーから。アプリの一覧に Outlook が表示されない場合 (表示されます)、[すべてのアプリ] を選択します。 .

2. 左ペインの グループ の下 、[新しいグループ] を選択します .

3. ポップアップで、新しいグループに名前と説明を付けて、[作成] を選択します。 . (組織で有効になっている場合は、グループのメール アドレスを作成するように求められる場合があります。その場合、使いやすいように、メール アドレスをグループ名と同じにするようにしてください。)

4. グループにメンバーを追加します。名前または電子メール アドレスで人を検索します。グループに追加したい人の検索結果を選択すると、[この人が追加されます] の下に表示されます。

5. 必要な全員をグループに追加するまで、手順 4 を繰り返します。次に、[追加] を選択します ボタン。
6. [閉じる] を選択します .
7. [新しいメッセージ] を選択して、作成したグループにメールを送信します .

8. 宛先 フィールドに、作成したグループの名前を入力し始め、表示されるリストから選択します。

簡単です。しかし、グループに人を追加または削除する必要がある場合はどうすればよいでしょうか?読み進めてください。

Outlook Online で連絡先グループを編集する方法

Microsoft は、Outlook Online を離れることなく連絡先グループを簡単に編集できるようにしました。組織が Microsoft 365 をどのように構成しているかによって、一部の手順が若干異なる場合がありますが、以下の手順に従ってください。

<オール>

左ペインの グループ の下 で、編集するグループを選択します。

そのグループのエントリで、[その他] を選択します (3 つのドット/省略記号) アイコン。

3. 設定を選択 . (組織で Outlook がどのように構成されているかによっては、[メンバーを追加] のオプションが表示される場合があります。 [その他] アイコンから直接。)

4. 右側に表示される [グループ設定] パネルで、[グループの編集] を選択します。 .

5. メンバーを選択 タブ。
6. そこから X を選択して、グループにメンバーを追加したり、グループからメンバーを削除したりできます 削除する人物のエントリの横にあるアイコンをクリックします。

7. グループにメンバーを追加した場合は、[追加] ボタン。それ以外の場合は、[閉じる] を選択します .

Outlook Online で連絡先グループを編集する別の方法

Outlook の構成によっては、次の手順に従って連絡先グループを編集することもできます:

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人に移動 Outlook のセクション (カレンダー アイコンの右側)。

2. [グループ] セクションの左側のペインで、[所有者] を選択します 作成したグループを表示します。

3. 編集するグループをリストから選択します。
4. [グループ メンバーの管理] を選択します .

5. そこから X を選択して、メンバーを追加したり、既存のメンバーを削除したりできます

Outlook のデスクトップ アプリで連絡先グループを作成する方法

デスクトップ バージョンの Outlook での連絡先グループの作成は、オンライン バージョンよりもさらに簡単です。

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Outlook を起動し、People を選択します 左下隅の近くにあるアイコン (メール、タスク、人、カレンダーを切り替える場所)。

2. 次に、ツールバーから [新しい連絡先グループ] を選択します . (組織が Microsoft 365 を使用している場合は、[新しいグループ] ボタンも表示される場合があります。ここでは、グループ メールを容易にするために新しい連絡先グループを使用します。)

3. 表示される [連絡先グループ] ウィンドウで、連絡先グループに名前を付け、[メンバーを追加] を選択します。 新しいメンバーを取得する場所を選択します。オプションには、Outlook の連絡先からが含まれる場合があります 、アドレス帳から 、または 新しいメール連絡先 .

4. 連絡先グループに追加するユーザーを 1 人ずつ検索します。エントリが強調表示されていることを確認し、[メンバー] を選択します。 ボタンをクリックして (またはエントリをダブルクリックして)、それらを追加します。完了したら、[OK] を選択します .
5. はいと答えてウィンドウを閉じます 変更を保存するよう求められた場合
6. 新しいメールの宛先を指定するときに、To に連絡先グループの名前を入力できるようになりました 分野。連絡先グループが追加されます。必要に応じてグループ リストを展開すると、Outlook によってリストがそのメンバーに置き換えられます。ただし、リストを再度折りたたむことはできませんのでご注意ください。

連絡先グループは Outlook アドレス帳のエントリとして表示されるため、アルファベット順のリストで見つけることができます。

Outlook のデスクトップ アプリで連絡先グループを編集する方法

それでは、デスクトップ バージョンの Outlook で既存の連絡先グループを編集してみましょう。

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Outlook を起動し、People を選択します 左下隅近くのアイコン。

連絡先リストで編集するグループを見つけて選択します。

右側のペインで、[編集] を選択します .これにより、メンバーを追加または削除してグループを管理できる場所に戻ります。

オンライン バージョンの Outlook を使用している場合でも、デスクトップ アプリを使用している場合でも、繰り返し使用する Outlook 配布リストを作成するのに数分かかることは間違いありません。喜んでいただけると思います。