Microsoft Wordで署名を挿入する方法｜手書き・デジタル署名の完全ガイド

よくあるシーンをご紹介します。メールで受信したWord文書に署名をして返送しなければならない——こんな場面に直面したことはありませんか？印刷して署名し、スキャンして返送するのも一つの方法ですが、実はもっと簡単で、迅速かつスマートな方法があります。

この記事では、使用するデバイスやプラットフォームを問わず、Microsoft Word文書に素早く署名を挿入する方法を詳しく解説します。

Word文書に署名画像を挿入する基本の方法

手書きの署名をWord文書に挿入すれば、文書にパーソナルな印象を与えることができます。ただし、メールなどでデジタルデータとして文書を送付する場合は、紙に書いた署名をスキャンして画像として保存し、それを文書に挿入するのがおすすめです。以下の手順で行いましょう。

1. 署名がすでに画像としてコンピューターに保存されている場合は、署名が必要なWord文書を開き、「挿入」タブを選択します。
2. 次に「画像」＞「このデバイスから」（または「ファイルから画像」）を選択します。
3. スキャンした署名画像が保存されている場所へ移動し、ファイルをクリックして「挿入」を選択します。
4. 「図の形式」タブに移動し、「トリミング」を選択して、画像を希望のサイズに調整します。調整が完了したら、再度「トリミング」をクリックしてトリミングモードを終了します。
5. 画像を右クリックして「図として保存」を選択しましょう。こうしておけば、同じ署名画像を他のWord文書はもちろん、PDF文書やGoogleドキュメントにも再利用できます。

クイックパーツと定型句（AutoText）を使って署名を挿入する

Wordには「クイックパーツ」や「定型句」といった便利な内蔵ツールが用意されており、手書き署名だけでなく、メールアドレス、役職、電話番号などを含む完全な署名ブロックを作成できます。

以下の手順で、これらのツールを使って署名を挿入してみましょう。

1. スキャンした署名画像をWord文書に挿入し、その下に署名と一緒に表示したいテキスト（氏名・役職・連絡先など）を入力します。
2. マウスで署名画像とテキストを選択（ハイライト）し、「挿入」＞「クイックパーツ」を選択します。
3. 「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選びます。
4. 「新規文書パーツの作成」ダイアログボックスが表示されたら、署名ブロックの名前を入力します。
5. ギャラリーのボックスで「定型句」を選択し、「OK」をクリックします。
6. これで署名ブロックが保存されました。他のWord文書では「挿入」＞「クイックパーツ」＞「定型句」から、保存した署名ブロックの名前を選ぶだけで簡単に挿入できます。

Wordにデジタル署名を挿入する

まず、「電子署名」と「デジタル署名」の違いを理解しておきましょう。

• 電子署名：署名の画像をWord文書上に重ねて貼り付けたものです。前のセクションで挿入したものがこれに該当します。
• デジタル署名：暗号化された電子的な認証形式で、文書を確認し承認した本人であることを証明するものです。

Wordではデジタル署名を挿入して自分の身元を認証できます。文書にすでに署名欄がある場合は追加不要ですが、ない場合は以下の手順ですぐに作成できます。

1. 「挿入」＞「署名欄」＞「Microsoft Officeの署名欄」を選択して、文書に署名欄を作成します。
2. 署名欄の下に表示したい詳細情報（氏名・役職・メールアドレスなど）を入力します。
3. 以下のチェックボックスにチェックを入れます。
   • 「署名ダイアログで署名者がコメントを追加できるようにする」
   • 「署名欄に署名日を表示する」

この設定により、署名の目的を記載したり、文書に署名した日付を自動的に表示したりできるようになります。

4. 次に、署名欄を右クリックし、メニューから「署名」を選択します。

注意：サポートされている形式でファイルを保存するかどうか尋ねられたら「はい」を選択してください。また、保護されたビューでファイルが開いた場合は「編集を有効にする」を選びます。受信したファイルを開く場合は、信頼できる発信元からの文書であることを必ず確認してください。

5. テキストまたは画像形式の署名を追加できるようにするためのデジタルIDを取得します。

Wordからデジタル署名を削除する方法

誤って間違った署名を追加してしまった場合、削除したい文書を開いて署名欄を右クリックします。

「署名の削除」＞「はい」を選択してください。あるいは、署名ウィンドウで署名の横にある矢印を選択し、「署名の削除」をクリックする方法もあります。

注意：署名済みのWord文書には、画面下部に「署名」ボタンが表示され、以降の変更を防ぐためにファイルは読み取り専用になります。

目に見えないデジタル署名（不可視署名）を挿入する

不可視のデジタル署名は、目に見えるデジタル署名と同様に機能し、文書内容の真正性を保護します。以下の手順で追加できます。

1. 「ファイル」＞「情報」を選択します。
2. 「文書の保護」＞「デジタル署名の追加」を選択します。
3. デジタルIDを求められたら「OK」を選択します。署名用のセキュリティ証明書をお持ちでない場合は、GlobalSignなどのMicrosoftパートナーを利用するか、Selfcertツールで独自のデジタル証明書を作成できます。
4. Selfcertツールを使用するには、エクスプローラーで「PC」＞「ローカルディスク (C:) / Windows (C:)」＞「Program Files」＞「Microsoft Office」＞「root」＞「Office16」フォルダーを順に開き、下にスクロールして「SELFCERT」ファイルを見つけます。
5. SELFCERTファイルをダブルクリックして開き、「証明書の名前」フィールドに任意の名前を入力します。
6. 証明書のインストール後、Word文書上の署名欄をダブルクリックします。「署名」ダイアログボックスで、署名として名前を入力するか、「画像を選択」をクリックして署名画像を挿入します。
7. 「この文書に署名する目的」ボックスに目的を入力し、「署名」を選択して署名を挿入します。
8. 証明書を使用するかどうかを確認する通知が表示されたら、「はい」を選択します。
9. Wordが署名の保存に成功したことを確認します。「OK」をクリックして完了です。

サードパーティ製アプリ（DocuSignなど）でWord文書に署名する

Word標準の機能だけでは不十分な場合は、DocuSignのようなサードパーティ製アプリを使えば、文書に素早く署名して送信できます。ここではDocuSignを使ってWord文書に署名する方法を紹介します。

1. WordにDocuSignアドインをインストールし、「DocuSign」＞「文書に署名」を選択します。
2. DocuSignアカウントをお持ちの場合は、ユーザー名とパスワードでログインします。アカウントがない場合は、無料のDocuSignアカウントを作成してサインインできます。
3. 署名フィールドをドラッグ＆ドロップして、文書内の所定の位置に署名を挿入します。
4. 「署名」を選択し、該当するフィールドに署名を追加してから、「採用して署名」を選択します。
5. 「完了」を選択すると、Word文書への署名が完了します。
6. 「署名して返信」ウィンドウで、署名を依頼した相手の氏名とメールアドレスを入力します。これにより相手がコピーを受け取れるようになります。最後に「送信して閉じる」を選択しましょう。

まとめ：Word文書への署名をもっと効率的に

電子署名の登場により、契約書や売買契約などの文書への署名が格段に便利になりました。従来のように印刷・スキャン・返送にかけていた時間やリソースを大幅に節約できます。

Macをお使いの方は、MacでPDFに署名する方法を解説したガイドもぜひ参考にしてください。

このガイドが、Microsoft Wordへの署名挿入のお役に立てたでしょうか。ぜひコメントでお知らせください。