【Word】定型句(AutoText)の作成・活用方法|署名や頻用フレーズをワンタッチ挿入

Microsoft Wordの「定型句(AutoText)」機能を使えば、よく使う言葉やフレーズ、段落全体を、何度も入力し直すことなく文書へ簡単に挿入できます。大量の文書作成を行う方にとって欠かせない便利な機能です。例えば、署名を頻繁に文書に挿入する場合、「sign」といった短いキーワードを登録しておくだけで、そのキーワードを入力した瞬間に署名全体が自動的に反映されます。本記事では、Wordで定型句を作成・活用する具体的な手順を詳しく解説します。

Wordで定型句(AutoText)を作成する方法

繰り返し使う単語やフレーズを登録して呼び出すには、主に2つの方法があります。1つはオートコレクトを利用する方法、もう1つは定型句(AutoText)を利用する方法です。まずはオートコレクト方式から順番に見ていきましょう。

オートコレクトのエントリを作成して定型句として使う

オートコレクトのエントリを作成し、定型句として活用するには、以下の手順に従ってください。

1. Word文書内で、再利用したいテキスト(最大255文字まで)を選択します。
2. 「ファイル」をクリックします。
3. 「ファイル」メニューから「オプション」をクリックまたはタップします。
4. ウィンドウ左側のペインで「文章校正」をクリックします。
5. 右側のペインにある「オートコレクトのオプション」ボタンをクリックします。
6. テキストボックスが2つ並んだダイアログが表示されます。
7. 下段の「置換後の文字列」ボックスには、先ほど文書で選択したフレーズが自動的に入っています。
8. 上段の「元の文字列」ボックスに、登録テキストを呼び出すためのショートカットとなる短いキーワードを入力します。
9. 「追加」をクリックし、続いて「OK」をクリックして完了です。

これで選択範囲の定型句エントリが登録されました。挿入したい場面では、登録したキーワードの入力を始めるだけで、Wordが小さな吹き出しを表示して定型句全体を提示してくれます。カーソル位置にテキストを挿入したいときは、Enterキーを押すだけで完了します。また、手順8で設定したショートカットキーワードを入力してスペースキーを押すことでも、保存済みのフレーズを自動的に展開できます。

オートコレクト方式の注意点は、登録できるテキスト量に制限があることです。空白文字を含めて255文字までしか登録できません。ただし、Wordが完全な対象テキストを吹き出しで確認させてくれるため、誤入力の心配なくEnterキーで確実に挿入できるのは大きなメリットです。

なお、この方法では改行を含めた複数行の登録はできないため、展開される内容は1行または数語程度の短いフレーズに限られます。

必ず「入力中に自動修正する」チェックボックスにチェックが入っていることを確認してください。このオプションは同じダイアログボックス内、オートコレクトエントリの一覧のすぐ上にあります。

定型句ギャラリーにAutoTextエントリを作成する

255文字までしか登録できないオートコレクトとは異なり、定型句(AutoText)では非常に長いテキストも問題なく登録できます。例えば、毎日のメールで使う免責事項として2〜3段落に及ぶ文章を登録しておくことも可能です。さらに、Wordで作成した定型句は、他のMS Officeアプリケーションでも共通して利用できるのも嬉しいポイントです。

定型句エントリの作成手順はとてもシンプルです。

1. 定型句として保存したいテキスト全体を入力します。
2. 入力したテキストを選択します。
3. Alt+F3キーを押します。
4. 選択したテキストを定型句として保存するためのダイアログボックスが表示されます。
5. 上部の「名前」テキストボックスに、ショートカットとして使いたいキーワードを入力します。
6. 「ギャラリー」を「定型句」、「分類」を「一般」のままにしておくと、すべての定型句エントリを一覧で確認できて便利です。
7. 「OK」をクリックして保存します。

使い方はオートコレクトと同様です。ショートカットキーワードの入力を始めると吹き出しに定型句が現れるので、Enterキーを押してテキストを挿入します。あるいは、ショートカットキーワードを入力してスペースキーを押すことでも、対応する定型句を自動的に展開できます。

Alt+F3で定型句を保存する際は、normal.dotテンプレートに保存されていることを確認しましょう。定型句データはnormal.dotテンプレートに格納されており、「保存先」ドロップダウンメニューではデフォルトでnormal.dotが選択されています。

以上が、Wordで定型句を作成・活用する方法の解説でした。署名や挨拶文など、日々の入力作業を大幅に時短できるので、ぜひ業務や日常の文書作成にお役立てください。