Outlookのメールに別のアイテム(メール・連絡先・タスク・予定表)を添付する方法

最近、Outlookで今までやったことのない、あまり一般的ではない操作を行う必要がありました。しかし、いざというときにとても役立つ機能だったので、ここでご紹介したいと思います。

具体的には、Outlookに保存していた連絡先と、その相手から受け取った複数のメールを、同僚に送信する必要がありました。

何通ものメールや連絡先カードから情報を手作業でコピー&ペーストしているうちに、「テクニカルな人間として、もっと簡単な方法があるはずだ!」と思ったのです。幸い、実際にその方法がありました。

Outlook内のデータをメールに添付したい場合は、「ファイル」ではなく「アイテム」として添付する必要があります。以下にその手順を解説します。

Outlookのアイテムをメールに添付する手順

新規メール作成ウィンドウを開くと、通常ファイルを添付する際に使う「ファイルの添付」ボタンの横に、小さな下向き矢印があるのがわかります。

この矢印をクリックすると、「アイテム」という別のオプションが表示されます。新しいバージョンのOutlookをお使いの場合は、「ファイルの添付」と「アイテムの添付」の2つのオプションが直接表示されます。

選択できるのは、「名刺」、「予定表」、「Outlookアイテム」の3つです。「Outlookアイテム」をクリックすると、次の画面でOutlook内のあらゆるデータを選択できます。予定表のイベント、連絡先カード、任意のメールメッセージ、タスクなどが対象です。

添付アイテムの便利なポイント

この機能の素晴らしいところは、予定表のアイテムや連絡先カードを送信した場合、受信者は何かを入力することなく、そのまま自分のOutlookに登録できる点です。手作業での転記ミスも防げるため、ビジネスシーンでの情報共有が格段にスムーズになります。

なお、上記の手順はOutlook 2007、2010、2013、2016、2019およびMicrosoft 365(旧Office 365)で利用できます。ぜひ活用してみてください。