【Outlook】ルールを使って受信メールを自動的にフォルダへ振り分ける方法

毎日大量のメールを受け取っているなら、受信メールを自動的にフォルダへ振り分ける設定をしておくと、大幅な時間の節約になります。この記事では、Outlookの「ルール」機能を活用して、受信トレイの整理を自動化する方法を解説します。

週に1時間もかけて受信トレイからカテゴリ別フォルダへメールを移動するのは非効率です。メールルールを設定すれば、こうした作業を完全に自動化できます。Gmailのラベルやフィルタに似た機能ですが、Outlookではより柔軟な条件指定が可能です。

メールルールは複雑そうに見えるかもしれません。確かに、高度な仕分けを行おうとすると複雑になりがちですが、「仕事関連のメールを仕事用フォルダへ自動移動する」程度のシンプルなルールなら、驚くほど簡単に設定できます。

事前準備：振り分け用フォルダを作成する

ルールを有効活用するには、まず受信トレイの下にメールを分類するためのフォルダを作成しておきましょう。「プロジェクト」「仕事」「家族」など、自分の使い方に合わせたフォルダを用意します。

フォルダを作成するには、受信トレイまたは任意のフォルダを右クリックし、新しいフォルダーを選択します。なお、以下の手順はOutlook 2010、2013、2016、2019、およびMicrosoft 365（旧Office 365）で共通して利用できます。

Outlookルールの設定手順

まずOutlookを開き、ファイルタブをクリックします。画面下部付近にあるルールと通知の管理ボタンをクリックしましょう。

「ルールと通知」のメインウィンドウが表示されます。Outlookのバージョンによっては、初期状態でルールが1件作成されている場合もあります。

新しいルールボタンをクリックすると、最初のメールルールの作成が始まります。「ルール ウィザード」ダイアログが立ち上がり、よく使われるルールのテンプレートが一覧表示されます。

これらのテンプレートは最も一般的なもので、多くの場合これだけで十分です。特によく使われるのが一覧の先頭にある「差出人から受信したメッセージをフォルダーに移動する」です。これを選択して次へをクリックします。

下部のリストボックス（ステップ2）には、下線付きのリンクが表示されています。実は、シンプルなルールなら、特定の人/パブリックグループと指定したフォルダーのリンクをそれぞれクリックして、移動対象のメールアドレスと移動先フォルダーを指定するだけで設定は完了です。

そのまま完了をクリックすれば終了です。ただし、より複雑なルールを作りたい場合は、次へをクリックすることで、さらに多くのオプションを利用できます。

上部のリストボックスで条件にチェックを入れると、下部のルール説明部分にも対応するハイパーリンクが順次追加されていきます。例えば、メール本文中の特定のキーワードを検索してアクションを実行するようなルールも作成可能です。

次に行うのは、各ハイパーリンクをクリックして、メールアドレスやフォルダーといった具体的な値を設定する作業です。上記の例では、特定の人/パブリックグループをクリックして、移動対象となるメールアドレスを選択します。

続いて指定したフォルダーというリンクをクリックし、移動先のフォルダーを選択します。新規ボタンを押せば、現在選択中のフォルダーの下に新しいフォルダーをその場で作成することもできます。

ここまで設定すると、ウィザード下部に実際のルール内容が反映されていることを確認できます。

次へをクリックすると、ルールに対する追加アクションを設定できる画面に移ります。シンプルなルールなら通常そのままで問題ありませんが、サウンドを再生する、メールを転送する、コピーを作成する、印刷する、別のプログラムを起動する、スクリプトを実行するなどの操作も、この画面でまとめて設定できます。

設定が済んだら次へをクリックします。例外の画面が表示され、このルールを適用したくない条件を指定できます。特別な要件がなければ、デフォルトのまま空白にしておいて構いません。

次へをクリックすると、いよいよルールウィザードの最終画面です。後から見返したときに内容がひと目でわかるよう、「友人からのメールを移動」のようなわかりやすい名前をルールに付けておきましょう。

また、すでに受信トレイにあるメールにも新しいルールを適用したい場合は、「受信トレイに既にあるメッセージに対してこのルールを実行する」にチェックを入れます。その他の項目はデフォルトのままにして、完了をクリックすれば設定完了です。

これで、特定の人からのメール、ニュースレター、銀行やクレジットカードの明細など、思いつく限りのメールに対してルールを作成し、Outlookのメール管理をぐっと効率化できるようになりました。ぜひ活用してみてください！