ルールを使用してメールを Outlook のフォルダに自動的に移動する

この投稿では、受信メールを自動的に別のフォルダーに移動することで、Outlook メールをより適切に管理する方法を見ていきます。毎日大量のメールを受信する場合、これにより多くの時間を節約できます。

メール ルールを使用すると、週に 1 時間かけて受信トレイから分類されたフォルダーにメールを移動する必要がなくなり、受信トレイの整理が自動化されます。これは、Gmail でのラベルとフィルターの使用に非常に似ています。

メール ルールは複雑に思えるかもしれません。高度な並べ替えを本当に実行したい場合は複雑になる可能性がありますが、仕事用のメールを仕事用フォルダに自動的に移動したいだけであれば、簡単です。

ルールを有効にするには、まず受信トレイの下にいくつかのフォルダーを作成して、プロジェクト、仕事、家族など、メールを分類する必要があります。

Inbox を右クリックしてフォルダを作成できます または任意のフォルダを開き、[新しいフォルダ] を選択します .次の手順は、Outlook 2010、2013、2016、2019、および Office 365 で機能します。

Outlook ルールの設定

開始するには、Outlook を開き、[ファイル] をクリックします。 タブをクリックすると、[ルールとアラートの管理] が表示されます

ルールと警告のメイン ウィンドウが表示されます。Outlook のバージョンによっては、既定で 1 つのルールが既に作成されている場合があります。

ここから、[新しいルール] をクリックします。 ボタンをクリックして、最初の Outlook メール ルールを開始します。 [ルール ウィザード] ダイアログがポップアップし、いくつかの一般的なルール テンプレートが表示されます。

これらは最も一般的なものであり、おそらく必要なすべてのものです。最も一般的なルールは、リストの最初にある「メッセージを他のユーザーからフォルダに移動する」です。 」。先に進んで選択し、[次へ] をクリックします。 .

「ステップ 2:」と呼ばれる一番下のリスト ボックスが、下線付きのテキストと共に一番下に残っていることに気付くでしょう。実際には、ルールを設定するために必要なことは、人または公開グループのハイパーリンクをクリックすることだけです 指定された メールアドレスとメールの送信先を選択してください。

[完了] をクリックします。 これで完了です。ただし、ルールをより複雑にしたい場合は、[次へ] をクリックします。 より多くのオプションが提供されます:

上部のリスト ボックスでさまざまな条件をチェックすると、下部のルールの説明にもハイパーリンクが追加されます。メール本文で特定の単語を検索し、それらのメールに対してアクションを実行するルールを作成することもできます.

次の作業は、各ハイパーリンクをクリックして、メール アドレスやフォルダなどの関連する値を選択することです。上の例では、人または公開グループをクリックします。 メールアドレスを選択してください。

次に、指定されたという単語をクリックします メールの移動先のフォルダを参照するか、[新規] をクリックします。 現在強調表示されているフォルダーの下に新しいフォルダーが作成されます。

これで、ルールの実際の値で更新された下部が表示されます。

[次へ] をクリックすると、ルールにさらにアクションを設定できます。単純なルールであれば、通常はこれをそのままにしておくことができますが、サウンドの再生、電子メールの転送、コピーの作成、電子メールの印刷、別のプログラムの起動、スクリプトの実行などの他のアクションも実行したい場合は. 、この画面ですべてを行うことができます。

[次へ] をクリックします 完了すると、例外に移動します ダイアログで、このルールを処理したくない条件を選択できます。特殊なケースがない限り、空白のままにすることができます。これがデフォルトです。

[次へ] をクリックすると、ルール ウィザードの最後に到達しました。ルールに「Move Friends Email」のような名前を付けて、後で見たときにルールが何をするかを理解できるようにします。

次に、新しいルールに一致するメールが既に受信トレイにある場合は、[既に受信トレイにあるメッセージに対してこのルールを実行する] チェックボックスをオンにします。 」。その他はすべてデフォルトのままにして、[完了] をクリックします。 !

人、ニュースレター、銀行/クレジット カードの明細書など、考えられるあらゆるルールを作成して、Outlook のメールをより効率的に管理できるようになりました。お楽しみください!