Wordで表紙を挿入する方法｜文書をプロフェッショナルに仕上げる表紙の追加手順

優れたライターなら誰もが口を揃えて言うように、作品の「見せ方」は内容そのものと同じくらい重要です。自分の仕事をプロフェッショナルなものとして相手に印象づけたいのであれば、中身だけでなく見た目のクオリティにも気を配る必要があります。

Wordには標準で「表紙」機能が搭載されており、この機能を使えば、どのような文書にも洗練された表紙を簡単に追加できます。

もちろん、表紙機能そのものが出来の悪い文章を一級品に変えるわけではありません。しかし、適切な表紙を添えることで文書に彩りを加え、素人仕事ではなくプロの仕上がりであると感じさせる効果は十分に期待できます。

これは、在宅ワークで業務を行っている方や学生の方にとって特に重要なポイントです。こうした方々は、作成した資料やレポートを第三者に評価してもらう機会が多いため、第一印象が成果を左右することになりかねません。

文書に表紙を追加する手順

まず、Wordで任意の文書を開き、リボンの「挿入」タブをクリックします。次に、リボン左端にある「ページ」グループの中から「表紙」ボタンをクリックしましょう。

ボタンをクリックすると、いくつかのことに気づくはずです。まず第一に、Wordにはあらかじめ複数の表紙テンプレートが用意されており、好みに応じて選択できます。第二に、このメニューからは既存の表紙を削除することも可能です。

後から表紙のデザインを変更したり削除したりしたくなった場合でも、ページを手動で消す必要がないため、これは非常に便利な機能です。

さらに、「選択範囲を表紙ギャラリーに保存」という項目もあります。独自に作成した表紙をテンプレートとして保存し、今後も再利用したい場合に役立ちます。

また、内蔵のテンプレートだけでは物足りない場合は、Office.comにアクセスすれば、さらに多くの表紙デザインを見つけることができます。それでは早速、既存の文書に表紙を追加してみましょう。

ここでは、クライアント向けに提出する文書を作成し、プロフェッショナルな印象を与えたい場面を想定します。当然ながら、用途によってふさわしい表紙とそうでない表紙があります。こうしたビジネス文書に適しているのが、「Sideline（サイドライン）」という名前の表紙です。

この表紙はシンプルなデザインで、文書の内容へ自然と視線を誘導してくれます。また、モノクロ（白黒）プリンターで印刷する場合にも適した選択肢といえます。

Sidelineを選択すると、文書は下図のように表示されるはずです。

テンプレートを選んだら、次は表紙を編集して、文書の内容を反映させましょう。

具体的には、会社名、文書タイトル、サブタイトル、作成者、日付といった各フィールドを編集できます。入力が完了すると、表紙は下図のような仕上がりになります。

「Word文書の先頭にページを追加すると、レイアウトが崩れるのでは？」と心配になるかもしれません。しかし、通常のページを追加する場合と同様に、ページ番号、図のキャプション、脚注、ヘッダー、フッターなどの動的なコンテンツは、新しいページに合わせて自動的に調整されます。

表紙の編集が終わった後でも、再度「表紙」ボタンから別のテンプレートを選び直すことができます。入力済みの情報はすべて保持されるため、テンプレートをその場で切り替えてもデータが失われることはありません。

例えば、後になって「Grid（グリッド）」テンプレートの方が文書に合っていると判断した場合は、リボンの「表紙」ボタンをクリックしてGridテンプレートを選択するだけでOKです。

会社名、文書タイトル、サブタイトル、作成者、日付の各情報は、新しいテンプレートに同じフィールドが存在する限り、そのまま引き継がれます。

Word標準の「表紙」機能を活用すれば、ビジネス文書、学生のレポート、職務関連の資料など、あらゆる文書にプロフェッショナルな印象を与えられます。ただし、場面にふさわしい表紙を選ぶことだけは忘れないようにしましょう。

ビジネスの場面では落ち着いたデザインの表紙が無難な選択ですが、カラフルで明るい表紙は文書の内容の雰囲気をうまく演出できることもあります。ぜひ活用してみてください。