PowerPointでプレゼンを劇的に向上させる15のヒントとテクニック

いくつかのコツを知っていれば、PowerPointでのプレゼンテーション作成は格段に楽になります。この記事では、スライドサイズの変更、PDFの挿入、音楽の追加など、プレゼンをより魅力的にする方法を紹介してきました。

PowerPointのプレゼン作成が初めての方も、経験豊富な方も、新しいデザインのアイデアを取り入れることで、さらにスキルアップできます。ここでは、実践ですぐに使える15のヒントとテクニックを詳しく解説します。

1. PowerPointで画像をロックする方法

プレゼンテーション内の画像をロックすると、画像の比率やアスペクト比が崩れたり、縮尺がずれたりするのを防げます。

PowerPointで画像をロックするには、以下の手順に従ってください。

1. 画像を右クリックし、「サイズと位置」を選択します。

2. 「縦横比を固定する」というチェックボックスにチェックを入れます。

また、画像やオブジェクトを完全にロックして、サイズ変更やスライド上での移動をできないようにすることも可能です。ただし、この機能は多くのPowerPointデスクトップ版では利用できない場合があります。画像・図形・オブジェクトを右クリックして「ロック」を選択できることがあります。

そのオプションが見つからない場合は、オブジェクトをスライドマスターに配置するという回避策があります。詳しくは、PowerPointでスライドマスターを編集する方法をご覧ください。

2. スライドショーをループ再生する

PowerPointのスライドショーを連続的に流したい場合は、手動で再起動する代わりに、ループ再生を設定しましょう。

1. ループ再生したいPowerPointファイルを開きます。
2. 「スライドショー」タブを選択します。
3. 「スライドショーの設定」ボタンをクリックします。

4. 「Escキーが押されるまで繰り返す」というチェックボックスにチェックを入れます。

5. 「OK」ボタンをクリックします。

ループ再生中のプレゼンテーションを終了するには、Escキーを押す必要があります。最終スライドをクリックしたり、キーボードの右矢印キーを押したりすると、スライドショーが最初から再スタートします。

3. PowerPointファイルのサイズを削減する方法

高解像度の画像やメディアファイルを挿入すると、PowerPointファイルは大きくなりがちです。ここでは、ファイルサイズを減らすためのヒントをいくつか紹介します。

• 使用したフォント文字だけを埋め込むには、左側のメニューから「ファイル」>「オプション」>「保存」を選択します。

• フォントをファイルに埋め込む設定にしている場合は、「プレゼンテーションで使用した文字のみ埋め込む」オプションを選択します。

• 画像の編集データを削除します。PowerPointで画像を編集すると、元の画像と編集後の画像の両方が保存されます。これを防ぐには:
  • 「ファイル」>「オプション」>「詳細設定」を選択します。
  • 「イメージのサイズと画質」の下にある「編集データを破棄する」チェックボックスにチェックを入れます。
  • さらにファイルサイズを減らしたい場合は、「ファイル内の画像を圧縮しない」のチェックを外し、画像の既定の解像度を低めに設定します。

• 画像をさらに圧縮するには、スライドショー内の画像を選択します。
  • 「図の形式」タブで「圧縮」ボタンをクリックします。圧縮オプションをすべての画像に適用するか、選択した画像のみに適用するかを選べます。
  • 「トリミングされた画像部分を削除する」にチェックを入れ、「既定の解像度を使用する」を選択して「OK」を押します。

PowerPointファイルのサイズを削減すれば、保存やメール送信がぐっと楽になります。

4. PowerPointのノートを追加・印刷する方法

発表者がプレゼン中に話す内容を思い出せるよう、スピーカーノートを追加しましょう。PowerPoint画面下部の「ノート」ボタンをクリックし、台本でも簡単なメモでも自由に入力できます。

ノート付きでプレゼンテーションを印刷するには、印刷ダイアログボックスの「設定」セクションで「ノートページ」を選択します。

5. PowerPointの背景を編集する方法

PowerPointデスクトップアプリでスライドの背景グラフィックを追加・削除・編集するには、「表示」メニューから「スライドマスター」を選択します。次に、左側でスライドマスターまたはその下に表示されるレイアウトのいずれかを選択し、右クリックして「背景の書式設定」を選びます。「背景のグラフィックスを表示しない」チェックボックスにチェックを入れましょう。

ブラウザ版のPowerPointを使っている場合、スライドマスターがないことに気づくかもしれません。オンライン版では、スライド上のグラフィックを直接追加・削除・編集できます。

6. プレゼンテーション内の別スライドへのリンク方法

同じプレゼンテーション内の別スライドへのリンクは、時間の制約で一部を飛ばしたい場合や、前のスライドに戻って参照したい場合に便利です。ハイパーリンクを追加するだけで簡単に設定できます。

1. リンクとして使いたいテキスト、画像、または図形を選択します。
2. 「挿入」>「リンク」を選択するか、右クリックして「ハイパーリンク」を選択します。
3. ハイパーリンクの挿入ダイアログボックスで、「リンク先」の下にある「このドキュメント内」を選択します。

4. リンク先のスライドを選択し、「OK」ボタンを押します。

7. 書式のコピー/貼り付けで一貫性を保つ

一貫性は、よくデザインされたPowerPointプレゼンテーションの証です。例えば、スライドの見出しは資料全体を通じて同じ色・フォント・フォントサイズであるべきです。「書式のコピー/貼り付け(フォーマットペインター)」を使えば、プレゼン内のすべての見出しや要素ラベルを統一する作業が素早く簡単に行えます。

1. お好みの書式が適用されているコンテンツを選択します。
2. 「ホーム」タブで「書式のコピー/貼り付け」をクリックします。
3. 次に別の要素を選択すると、最初の要素の書式が自動的に適用されます。

とてもシンプルですね。複数の要素に書式を適用したい場合は、書式のコピー/貼り付けをダブルクリックし、上記の手順3を希望するすべての要素に対して繰り返します。Escキーを押すと、書式のコピー/貼り付けモードが解除されます。

8. SmartArtでおしゃれに見せる

PowerPointに組み込まれたSmartArt機能は、プレゼンテーションをワンランク上のレベルへ引き上げてくれます。SmartArtを使えば、味気ないテキストを魅力的なグラフィックに変換できます。

1. グラフィックに変換したいテキストを選択します。
2. 「ホーム」タブで「SmartArtに変換」を選択します。

3. お好みのオプションを選択します。さまざまなオプションの上にマウスを移動すると、テキストがそれぞれのSmartArtに変換された様子をプレビューできます。
4. 画像を追加できるSmartArtオプションがよければ、「その他のSmartArtグラフィック」を選択します。
5. 左側のメニューで「図」を選択します。

6. 最も気に入ったオプションを選択します。
7. 「OK」ボタンをクリックします。
8. 画像を追加するには、SmartArt要素内の画像アイコンを選択し、コンピューター上のファイルから挿入するか、Bingなどのオンラインソースから挿入するかを選びます。

SmartArtギャラリーには数十種類のオプションがあり、必ずスライドをより魅力的にしてくれるものが見つかるはずです。

9. オブジェクトを整列させる

書式のコピー/貼り付けで書式の一貫性を確保したら、ついでにPowerPointの「整列」ツールを使って、すべてのオブジェクトを完璧に揃えましょう。

1. Shiftキーを押しながら各オブジェクトを選択し、整列させたいオブジェクトをすべて選びます。
2. 「形式」タブで「整列」を選択します。
3. 選択したオブジェクトの整列方法を選びます。

4. 3つ以上のオブジェクトを均等に配置するには、オブジェクトを選択した状態で「整列」から「左右に均等に配置」または「上下に均等に配置」を選択します。

スライド上のオブジェクトの配置を意識することは、プロフェッショナルな印象のプレゼンテーションを作るために非常に重要です。

10. 図のレイアウトの使い方

1枚以上の画像を含むスライドを扱うときは、PowerPointに組み込まれた「図のレイアウト」ツールを試してみてください。これは画像版のSmartArtのようなものです。

1. スライド上のすべての画像を選択します(複数の画像を選ぶにはShiftキーを押しながらクリックします)。
2. 「図ツール」メニューで「形式」>「図のレイアウト」を選択します。

3. オプションにマウスを合わせて、最も気に入った図のレイアウトを見つけて選択します。

図のレイアウトを使わないことにした場合は、「デザイン」>「変換」>「図形に変換」を選択して、画像を図形に戻すことができます。

11. スライドの切り替え効果は控えめに

スライド間にアニメーションを追加できることを知ると、全部試してみたくなるかもしれません。しかし、PowerPointプレゼンテーションの鉄則を忘れないでください。「少ないほど豊か」ということです。どうしても切り替え効果を使いたい場合は、「カット」や「フェード」といったシンプルなものにとどめましょう。

1. スライドを選択します。
2. 「切り替え」タブから切り替え効果を選択します。

3. 利用可能な場合は「効果のオプション」を選択し、切り替え効果の詳細設定を行います。

4. 「プレビュー」を選択すると、切り替え効果の動きを確認できます。

12. アニメーションは賢く使う

スライドの切り替え効果を控えるのと同様に、アニメーションも慎重に使いましょう。スライド上のテキストやオブジェクトにアニメーションを付けることで、プレゼンの流れをスムーズにできますが、使いすぎると逆に注意散漫になってしまいます。いつ、どこで使うのかを見極めることが大切です。

アニメーションと効果を追加するには:

1. アニメーションを付けたいテキストまたはオブジェクトを選択します。
2. 「アニメーション」タブでアニメーションを選択します。

3. 次に「効果のオプション」を選択して効果を選びます。なお、効果のオプションは選択したアニメーションによって異なります。

アニメーションの開始方法は複数あります。「アニメーション」タブの「タイミング」セクションで、アニメーションの開始タイミングを選択してください。

• クリック時: スライドをクリックしたときにアニメーションが開始されます。
• 直前の動作と同時: 直前のアニメーションと同時に再生したい場合に選択します。
• 直前の動作の後: 直前のアニメーションが終了した直後に開始されます。
• 期間: 効果の持続時間を長くしたり短くしたりできます。
• 開始: 効果が始まるまでの待ち時間を追加できます。

アニメーションの再生順序を変更するには:

1. スライド上のアニメーションマーカーを選択します(または、「アニメーション」タブの「詳細アニメーション」セクションで「アニメーションウィンドウ」をオンにし、リストからアニメーションを選択します)。

2. 「アニメーション」タブの「タイミング」セクションで、「順序を前に移動」または「順序を後ろへ移動」を選択します。

複数のオブジェクトにまとめてアニメーションを付けるには:

1. Ctrlキーを押しながら複数のオブジェクトを選択します。
2. 「形式」>「グループ化」>「グループ化」を選択してグループを作成します。
3. 「アニメーション」タブからアニメーションを選択します。

正しく使えば、アニメーションはプレゼンテーションをより明快にし、視聴者の理解を助けてくれます。

13. シンプル・イズ・ベスト(K.I.S.S.)

PowerPointのスライドは、シンプルであるほど効果的です。最も重要な情報だけをスライドに載せれば、聴衆がメッセージを消化し、記憶しやすくなります。トピックについては口頭で補足説明すればよく、必要以上のコンテンツをスライドに詰め込まないようにしましょう。結局のところ、聴衆は読むよりも聞くことに集中すべきなのです。

14. 高品質なテンプレート・画像・グラフィックを探す

シンプルさを保つということは、見栄えの良い画像やグラフィックを使うということです。優れたストックフォトサイトや、美しいPowerPointテンプレートが入手できる場所をチェックしてみましょう。

15. プレゼンテーションを動画として書き出す

プレゼンテーションが完成したら、動画として書き出しましょう。

1. 「ファイル」>「エクスポート」を選択します。

2. 「ビデオの作成」を選択します。

3. 動画の品質と、録画したタイミングやナレーションを使用するかどうかを選択します。

4. 各スライドの表示時間を設定します。
5. 「ビデオの作成」ボタンをクリックします。
6. 動画ファイルを保存したいフォルダーへ移動します。
7. 「保存」ボタンをクリックします。

これらのヒントとテクニックを実践すれば、あなたのプレゼンテーションはきっとワンランク上のレベルに達するでしょう!

とはいえ、どんなテクニックを学んでも、もうPowerPointとは縁を切りたいと決めた方もいるかもしれません。「PowerPointによる死(death by PowerPoint)」という言葉があるほど、多くのPowerPointプレゼンが聴衆を眠らせてきました。そんな方は、PowerPointにさようならをして、オンラインで使える7つの代替ツールをチェックしてみてください。