iPhone版Microsoft To-Doを使いこなす：生産性を最大化する9つの便利テクニック

かつて最も人気のあったタスク管理アプリの一つだった「Wunderlist（ウンダーリスト）」を、Microsoftが買収したことは多くのユーザーに衝撃を与えました。その後まもなくMicrosoftは、Google PlayとApple App Storeの両方からWunderlistを引退させることを発表します。Wunderlistの創業者であるクリスチャン・レーバー氏が買い戻しを提案する一幕もありましたが、結局WunderlistはMicrosoft To-Doとして生まれ変わり、今では私のお気に入りのタスク管理アプリとなっています。

iPhone版Microsoft To-Doの便利な使い方9選

iOS版Microsoft To-Doで日々の生産性を高めるために、厳選した9つのヒントとコツをご紹介します。

1. 「My Day」で1日を自由に設計する
2. メールをタスクとして登録する
3. 自動サジェスト機能で時短入力
4. タスクに優先順位をつける
5. サブタスクを作成して細分化する
6. Siriショートカットで操作を自動化
7. 左右スワイプで素早く管理
8. リスト共有で仲間と協力
9. テーマでリストをカスタマイズ

私は昨年からiPhoneでMicrosoft To-Doを使用しています。それ以前にも数多くのタスク管理アプリを試してきましたが、生活の整理や優先順位づけという点では、Microsoft To-Doが最も効率的だと感じています。さらに、ユーザーインターフェースがWunderlistとよく似ているため、Wunderlistからの移行組でも違和感なく使い始められるのが魅力です。この記事では、あなたの生産性向上に役立つMicrosoft To-Doの便利な機能を詳しく解説していきます。

1. 「My Day」で1日を自由に設計しよう

1日の計画を立てることは、仕事のストレスを大幅に軽減してくれます。特に効果的なのは、前日の夜に翌日の予定を決めておくこと。そうすれば当日になってタスクの優先順位に悩んだり、不安を抱えたりする時間を無駄にせずに済みます。

「My Day」は、その日に実行すべきタスクをすべて表示してくれるダッシュボードです。日付が変わると表示されたタスクは自動的に消える仕組みになっています。また、他のリストにあるタスクにも「My Day」としてマークを付けられるので、必要なタスクだけをダッシュボードに集約できます。毎日リストを見直し、未完了のタスクを翌日に再割り当てすれば、1日の終わりに進捗を確認することも簡単です。

2. メールをタスクとして登録する

私たちは毎日、具体的なタスクにつながる情報を含むメールを受け取っています。Microsoft To-Doの優れた点は、メールにフラグを付けてそのままタスク化できることです。ただし、Outlookのメールアドレスを使用している必要がある点には注意しましょう。例えば、クレジットカードの明細メールにフラグを付ければ、リマインダーとしてTo-Doリストに表示されます。

3. 自動サジェスト機能で入力時間を短縮

iOS版Microsoft To-Doにはサジェスト（候補表示）機能が搭載されています。他のアプリのものとは違い、この機能は実用的です。リマインダーの設定をより簡単に行えるだけでなく、入力内容に不足がある場合にも気づかせてくれます。例えば「9月22日にHuluの解約手続き」と入力すれば、その日付のリマインダーが自動的に設定されるのです。

4. タスクに優先順位をつける

長いリストの中で未完了のタスクが埋もれてしまうのはよくある問題です。これを解決する最善の方法は、タスクをより見やすく整理することです。Microsoft To-Doには「リストオプション」メニューがあり、アルファベット順、期限日、作成日、完了日、「My Day」への追加日など、さまざまな基準でタスクを並べ替えられます。画面右上をタップしてタスクをソートするだけです。さらに、タスクを長押ししてドラッグすれば、手動で自由に順序を変更することも可能です。

5. サブタスクを作成して複雑な作業を細分化

タスクが複雑な場合は、小さなサブタスクに分解するとよいでしょう。すべてのステップを完了しても親タスクは自動的に完了扱いにならないため、仕上げ前に最終確認を行えます。タスクを開いて「ステップの追加」をタップすれば、サブタスクを挿入できます。重要度の高い順にサブタスクを手動で並べ替えておくことをおすすめします。

6. Siriショートカットで操作を自動化

iOSにSiriショートカットが導入されて以来、iPhoneでのワークフロー自動化が格段に容易になりました。幸いなことに、Microsoft To-DoもSiriショートカットに対応しています。「設定」→「Siriショートカット」に移動すれば、プリセットされたショートカットの中から好きなものを選択できます。設定後は「Hey Siri、新しいタスクを追加して」と話しかけるだけで、SiriがTo-Doアプリの新規タスク画面を開いてくれます。シンプルで簡単、そして効果的です。

7. 左右スワイプで素早くタスク管理！

私はこの手軽なタスク管理方法が特にお気に入りです。タスクを左にスワイプすれば「My Day」に追加でき、右にスワイプすれば削除できます。この機能のおかげで、タスクを瞬時に整理できるようになりました。

8. リスト共有で仲間と協力する

私のリストの多くは、他の人と共同で管理するものです。例えば、家のインテリアに関するリストには家族を招待したり、プロジェクトのタスク進捗を追跡するためにチームメンバーを追加したりできます。
リストを開き、右上の「追加」ボタンをタップしてください。あとはSMS、WhatsAppなどさまざまな方法で招待を送信できます。唯一の前提条件は、招待される側がMicrosoftアカウントを持っていることだけです。

9. テーマでリストをカスタマイズする

味気ない背景色に飽きていませんか？朗報です。Microsoft To-Doでは、リストごとにテーマやカラースキームを変更できます。

さらに、このアプリはiOSのダークモードにも対応済みです。右上の三点リーダーをタップしてテーマオプションを確認してみてください。カラーを選んで見た目を華やかにすることもできます。唯一残念な点は、ギャラリーから画像を背景に設定できないことで、今後のアップデートで対応されることを期待しています。

この記事が皆さんの日々の生産性向上に役立てば幸いです。