Excelでチェックリストを作成する方法|チェックボックスの使い方も解説

Excelでチェックリストを作成できるようになると、日々のタスク管理がぐっと楽になります。チェックリストは、旅行の持ち物確認や料理の材料チェックなど、さまざまな日常の場面で活躍します。

ただし、スプレッドシートに慣れていない方にとっては、Excelでチェックリストを作るのが難しく感じられることもあるでしょう。この記事では、Excelでチェックリストを作成する基本の手順から、他の機能との連携テクニックまで、わかりやすく解説します。

Excelでチェックリストを作成する基本手順

まずは、確認・完了したい項目やタスクの一覧を作るところから始めます。Excelシートでの操作手順は以下の通りです。

1. スタートメニューの横にある検索ボタンをクリックし、「Excel」と入力します。表示された検索結果の最初の項目をクリックしてExcelを起動しましょう。
2. 新しいスプレッドシートを開いたら、A1セルなどにチェックリストのタイトルを入力します。リストの用途がひと目でわかるようになります。
3. 項目を入力する列を選び(例：A列)、最初の項目を入力したいセルをクリックして、項目名を入力します。
4. 残りの項目も同じ列の続くセルに入力していきます。次に、チェックボックスを配置する列を決めます。ここでは項目の隣にあるB列を使用します。

Excelでチェックボックスを挿入する方法

続いて、完了した項目にチェックを付けられるチェックボックスを作成する手順を紹介します。

1. Excelのツールバーに「開発」タブが表示されているか確認します。表示されていない場合は、「ファイル」をクリックします。
2. 画面下部の「オプション」をクリックし、「リボンのユーザー設定」を選択します。

3. パネル右側の「開発」にチェックを入れ、「OK」をクリックします。

4. 「開発」タブをクリックします。
5. 「挿入」アイコンをクリックし、「フォームコントロール」から「チェックボックス」を選択します。

6. チェックボックスを配置したいセルを選択します。リストの各項目の隣がおすすめです。
7. チェックボックスのラベルは、初期状態の文字を削除して好きな言葉に変更できます。文字を完全に消せば、チェックボックスだけを表示することも可能です。

8. チェックボックスの位置を変えたいときは、ドラッグして移動させます。
9. 同じチェックボックスを下のセルにも複製するには、チェックボックスをクリックして選択し、枠の右下隅にマウスを合わせて下方向(または任意の方向)へドラッグします。

ワンポイント:セル上のチェックボックスの形やサイズを変更したい場合は、Ctrlキーを押しながら左クリックしてください。普通にクリックするとチェックが入ってしまうためです。

チェックリストのセルをリンクさせる方法

チェックの数を自動で集計したい場合は、チェックボックスを別のセルにリンクさせましょう。

1. チェックボックスを右クリックし、「コントロールの書式設定」を選択します。

2. 「コントロール」タブを開き、「セルリンク」の欄にリンク先のセル名を入力します。

チェックボックスにチェックを入れると、リンク先のセルにTRUEと表示されます。

チェックを外すとFALSEになります。

3. リンクが必要な残りのセルについても、同じ手順を繰り返します。
4. チェック済みの件数をまとめて表示したい場合は、結果を表示したいセルをクリックし、「=COUNTIF(C4:C10,TRUE)」と入力します。C4:C10の部分は、実際のセル範囲の開始と終了に置き換えてください。
5. TRUE/FALSEが表示される列を非表示にしたい場合は、対象の列(例：C列)を選択して右クリックし、ポップアップメニューの一番下にある「非表示」を選択します。

条件付き書式でチェックリストをカスタマイズする

条件付き書式を活用すれば、データを目立たせて、見た目にも分かりやすいチェックリストに仕上げられます。

1. 変更したいセルを選択し、「ホーム」タブをクリックします。ツールバーの右側にある「条件付き書式」をクリックしましょう。
2. 「新規ルール」を選択します。複数のルールタイプが表示されるので、ここでは「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。

3. 下部のテキストボックス(ルールの説明を編集)に「=$C4」と入力します。次に「書式」をクリックし、「塗りつぶし」タブでセルの色(例：緑)を選択して「OK」を押します。

注意:セル参照はご自身のシートに合わせて変更してください。ここで使っているC4はあくまで一例です。

4. リンクされたチェックボックスにチェックを入れると、セルの文字が緑色に変わることを確認できます。
5. 残りの項目についても、手順1〜4を繰り返します。

ワンポイント:Ctrl + Shiftキーを押しながらセルをドラッグすると、コピー&ペーストと同じ結果が得られ、しかもチェックボックスの位置も揃います。

インタラクティブなチェックリストの作り方

レシピのToDoリストなどで進捗状況を把握したいなら、タスクの完了率を表示する仕組みを組み込みましょう。以下の手順で実現できます。

1. これまでの例を使い、進捗状況を表示したいセルをクリックします(例：E7セル)。
2. 次のCOUNTIF関数を入力します:=COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)。この数式により、チェックが入った項目の合計数をカウントできます。

3. 全項目の完了率を追跡したい場合は、表示したいセル(例：F4セル)に「=COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)/7*100」と入力します。なお、「7」はリスト内の項目数に置き換えてください。

さあ、あなたのチェックリストには何を入れますか?

Microsoft Excelでチェックリストを作るのは楽しく、管理したい作業やアイテムへのモチベーションも高まります。買い物リストでもお店の在庫管理でも、チェックリストは項目の見落としを防ぐための最良の手段のひとつです。次は、Excelでドロップダウンリストを作成して、よく使うデータの入力をさらに効率化してみましょう。