PowerPointをもっと使いこなす!知っておきたい便利ワザ10選
誰もが一度は、PowerPointによる「イマイチなプレゼンテーション」を目にした経験があるのではないでしょうか。印象に残るプレゼン資料を作るには、時間と手間がどうしても必要です。では、短い時間で効果的なプレゼンテーションを作るためのポイントとは何でしょうか。この記事では、その答えをご紹介します。
PowerPointのヒントとコツ
このガイドでは、データをわかりやすく整理して聴衆に伝えるために役立つ、最も実用的な10のテクニックを紹介します。それでは早速見ていきましょう。
- プレゼンテーションはシンプルに
- カスタム背景を適用する
- トランジション(画面切り替え)の時間を変更する
- スライド全体で音楽を再生する
- スライドを拡大・縮小する
- 組織図を作成する
- 透かしを挿入する
- テキストに影を付ける
- PowerPointプレゼンテーションをループ再生する
- PowerPointプレゼンテーションをPDFファイルとして保存する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1. プレゼンテーションはシンプルに
最初におすすめしたいのは、スライドをシンプルに保つことです。プレゼンテーションは、あなたが語るストーリーを視覚的にサポートするガイドのようなものであるべきです。
装飾を最小限に抑えた白い背景は、聴衆の注意を主題と核心的なメッセージに集中させるのに効果的です。
とはいえ、魅力的なテーマのグラフィックデザインや、スライド切り替え、アニメーション効果に惹かれることもあるでしょう。しかし、忘れてはならないのは、それらは本題ではないという点です。こうした効果はあくまで視覚的な補助として、プレゼンテーションを引き立てるために使うべきものです。
2. カスタム背景を適用する
PowerPointにはデザインテンプレートやさまざまなレイアウトパターンが用意されており、独自のカスタム背景を作成して、プレゼンテーションを個性的にできます。必要に応じて、一部またはすべてのスライドに適用できます。
カスタム背景を作成したい場合は、メニューバーから「デザイン」タブ>「ページ設定」ボタンを選択します。
ページ設定ダイアログボックスで、希望する背景の高さと幅を入力します。カスタム背景を適用するスライドの範囲を選択することも可能です。
注: PowerPoint 2016以降のバージョンを使用している場合は、「ファイル」メニューにページ設定があります。
3. トランジションの時間を変更する
Microsoft PowerPointにおけるスライドトランジションとは、スライド間をつなぐ視覚的効果のことです。プレゼンテーション中に次のスライドへ移動するときに、この特殊効果が表示されます。内容と同じくらい重要なのが、適切なトランジションのタイミングを調整することです。そうすることで、プロフェッショナルな印象を与えられます。
トランジションの速度が遅すぎたり速すぎたりする場合は、「画面切り替え」タブから調整できます。右側に「タイミング」セクションがありますので、ここでトランジションの長さを指定できます。
現在のスライドのタイミングを調整した後、すべてのスライドに同じ長さのトランジションを設定することもできます。設定するには、「すべてに適用」ボタンをクリックします。
4. スライド全体で音楽を再生する
スライド全体にBGMを追加すると、プレゼンテーションが一段とレベルアップします。演出がより興味深くなり、聴衆に印象的な体験を提供できるでしょう。
プレゼンテーションにオーディオクリップを挿入するには、Microsoft PowerPointを開き、「挿入」タブ>「メディア」セクション>「オーディオ」ツールに移動します。次に、追加したいファイルをコンピューターのフォルダーから探して、「挿入」ボタンをクリックします。
「再生」タブを有効にするには、現在のスライドからオーディオファイルを選択します。すると、BGMを設定するためのさまざまなオプションが表示されます。
「オーディオオプション」カテゴリで、「開始」オプションのドロップダウンボタンをクリックし、「スライド全体で再生」を選択します。これにより、複数のスライドにわたって自動的にオーディオクリップが再生されます。
同じセクションには、用途に応じて活用できる3つのチェックボックスがあります。以下の通りです。
- 停止するまでループ – オーディオやビデオクリップが停止されるまで繰り返し再生されます。
- スライドショーの実行中にアイコンを表示しない – スライドショー中にサウンドアイコンを非表示にできます。
- 再生後巻き戻す – オーディオやビデオクリップを巻き戻すオプションです。プレゼンテーション中に再生が終わると、クリップが自動的に巻き戻されます。
5. スライドを拡大・縮小する
プレゼンテーション中に、聴衆の注意をより引き付けたい場面があるかもしれません。円グラフや棒グラフなどが良い例です。スライドの特定の部分を明確に示すことで、理解を深めることができます。
Microsoft PowerPointでこの機能を使うには、ズームイン・ズームアウトのスライダーを使用します。上図のように、スライドページの右下にあるステータスバーにあります。ズームコントロールのスライダーバーを右にドラッグすると拡大され、左にドラッグすると縮小されます。
キーボードでもズーム機能を操作できます。Ctrlキーを押しながらマウスホイールを回せば、拡大・縮小が可能です。
6. 組織図を作成する
Microsoft PowerPointのSmartArtは、ベン図や組織図を使って情報を視覚的に伝えるのに役立つ重要なツールです。報告関係の階層構造を使って、組織の構造をわかりやすく表現できます。
「挿入」タブに移動し、「図」セクションで「SmartArt」グラフィックをクリックします。
SmartArtグラフィックの選択画面で、「階層」を選択します。
右側のペインで組織図のレイアウトを選び、「OK」ボタンをクリックします。
テキストを入力するには、階層ボックスをクリックして直接入力します。
7. 透かしを挿入する
コンテンツを不正コピーから保護する場合でも、透明な画像を追加したい場合でも、Microsoft PowerPointでウォーターマーク(透かし)を作成するのは簡単です。それでは、PowerPointスライドに透かしを追加する方法を見ていきましょう。
PowerPointプレゼンテーションを開き、「表示」タブ>「スライドマスター」に移動します。
次に「挿入」タブに切り替えて、追加したい要素(テキスト、グラフ、画像など)を選択します。
透かしを追加したら、「ホーム」タブに移動し、必要に応じて位置やサイズを調整します。
次に「スライドマスター」タブに移動すると、右端に「マスター表示を閉じる」オプションがあります。
このオプションをクリックして、透かしの設定を保存します。
8. テキストに影を付ける
PowerPointのシャドウ(影)効果を使うと、テキストの見た目を簡単に変えて、華やかに演出できます。ただし、効果を多用すると聴衆の注意が本題から逸れてしまう可能性があるため、おすすめしません。適度に使用しましょう。
対象の文章を選択すると、メニューバーに新しい「書式」タブが表示されます。
「書式」タブから、「WordArtスタイル」セクション>「文字列の効果」ボタン>「影」サブメニューに移動します。
影のサブメニューには、「外側」「内側」「パースペクティブ」など、豊富な影効果が揃っています。各効果にマウスを合わせると、ライブプレビューが表示されます。それぞれ試してみて、自分好みの仕上がりを見つけましょう。
9. PowerPointプレゼンテーションをループ再生する
スライドショーは、結婚式や展示会でデジタル写真を表示する際によく使われます。こうした場面では、選択した画像を連続的にループ再生して、ゲストを退屈させないようにしたいところです。その設定方法をご紹介します。
PowerPointプレゼンテーションを開き、「スライドショー」タブに移動します。
「スライドショーの設定」ボタンをクリックして、設定画面を開きます。
「表示オプション」で、「Escキーが押されるまで繰り返す」のチェックボックスにチェックを入れます。
特定のスライドだけをループしたい場合は、「スライドショーの表示」セクションで対象を指定できます。特に指定がなければ、そのまま「OK」ボタンをクリックします。
10. PowerPointプレゼンテーションをPDFファイルとして保存する
最後のポイントは、PowerPointプレゼンテーションをPDFファイルとして保存することです。他のデバイスで急いでプレゼンテーションを開く必要があるのに、そのデバイスにPowerPointがインストールされていない場合に非常に役立ちます。
そんなときは、ファイルをPDFとして保存すれば、どのコンピューターでも簡単に開けるようになります。手順は以下の通りです。
PowerPointプレゼンテーションを作成したら、「ファイル」メニューに移動し、「名前を付けて保存」オプションを選択します。
次のウィンドウで、ファイル名を入力し、保存先の場所を選択します。
次に「ファイルの種類」の横にあるドロップダウンメニューをクリックし、リストからPDFオプションを選択します。
作成直後にPDFファイルを開きたい場合は、「発行後にファイルを開く」の横にあるチェックボックスにチェックを入れます。そして「保存」ボタンをクリックすれば完了です。
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