Microsoft Outlookでルールをエクスポート・インポートする方法

Microsoft Outlookは、世界中の何百万人ものWindowsユーザーに利用されている人気のメールクライアントです。Microsoft Officeパッケージを使用している方の多くは、Outlookも併用していることでしょう。豊富なメール機能と使いやすさが、Outlookが選ばれる大きな理由です。Outlook 2019/2016/2013では、IMAP対応のほぼすべての種類のアカウントを利用できます。

さらに、Outlookには便利な機能が数多く搭載されています。そのひとつが「ルール」機能です。Gmailのフィルタとほぼ同じようなものですが、これを使うことでさまざまな作業を自動化し、効率よく処理できます。

Outlookのルールでできること

たとえば、特定の人物から届いたメールを別のフォルダに自動的に振り分けたい場合、あらかじめルールを設定しておけば、Outlookが自動的に指定のフォルダへメールを移動してくれます。その他にも、以下のような操作が可能です。

• 件名に特定のキーワードを含むメッセージをフォルダに移動する
• 公開グループ宛てに送信されたメールをフォルダに振り分ける
• 特定の差出人からのメッセージにフォローアップのフラグを付ける
• 特定のRSSフィードのアイテムをフォルダに移動する

このように、メール管理を自動化したいときの答えは、Outlookのルール機能ひとつで解決できます。

なぜルールのエクスポート・インポートが必要なのか

すでにいくつかのルールを設定していて、PCの買い替えやWindowsの再インストールを予定している方は注意が必要です。Outlookのルールはローカル（PC内）に保存されるため、環境を移行しても新しいOutlookには引き継がれません。

そこで役立つのが、ルールのエクスポート（書き出し）とインポート（読み込み）機能です。Outlook 2016や2013をお使いの方は、以下の手順に従うだけで、サードパーティ製ソフトなしで簡単にルールを移行できます。

Outlookのルールをエクスポートする手順

まず、Outlookを起動し、左上の「ファイル」をクリックします。次に「ルールと通知の管理」を選択してください。あるいは、ホームタブの「ルール」ボタンから「ルールと通知の管理」を選んでも同じ画面を開けます。

表示されたウィンドウ内にある「オプション」ボタンをクリックします。

次の画面に、「エクスポート」と「インポート」の2つのボタンが表示されます。

「エクスポート」をクリックすると、現在設定済みのルールをファイルとして保存できます。保存先を選択すれば完了です。このファイルはどこにでも持ち運べるので、後から別のPCでインポートする際に利用できます。

Outlookのルールをインポートする手順

インポートも同様に簡単です。まず「ルールと通知の管理」画面を開き、「オプション」をクリックします。続いて「インポート」を選択し、事前にエクスポートしておいたファイルを指定するだけです。

これで、以前設定していたルールがすべて新しい環境に復元されます。

まとめ

Outlookのルールはローカル保存のため、PCの変更時には忘れずにエクスポートしておきましょう。わずか数クリックで完了する作業なので、この小さなチュートリアルが皆さんのメール環境の移行に役立てば幸いです。