Outlookで会議の招待状が転送されないようにする方法

Office 365に加入しているユーザーは、Outlookで会議の招待状が勝手に転送されるのを防ぐことができます。この機能は、Information Rights Management(IRM)を使用しているかどうかにかかわらず利用可能です。Outlook 2016では、会議の招待状の転送を許可するオプションはデフォルトで有効になっていますが、会議を作成・編集する際にこの設定を変更し、転送を禁止することが可能です。以下、その手順を詳しくご紹介します。

Outlookで会議招待状の「転送を許可」をオフにする手順

Outlookでの「会議」の操作は、予定(アポイントメント)の作成とほぼ同じ要領で行えます。違いは、会議の場合により多くの参加者が関わるという点だけです。それでは、具体的な手順を見ていきましょう。

1. 新しい会議を作成する

まずOutlookを起動し、「ホーム」タブに切り替えます。次に、ホームタブ内の「新しいアイテム」セクションに移動し、ドロップダウンの矢印をクリックしてください。

表示されたオプションの一覧から「会議」を選択します。

2. 転送を許可しないよう設定して送信する

続いて、会議の招待状を送りたい相手のメールアドレスを追加します。ここが重要なポイントですが、「送信」ボタンを押す前に、「応答のオプション」へ移動し、「転送を許可する」のチェックを外してください。

設定が完了したら、最後に「送信」ボタンをクリックすれば作業は終了です。

これ以降、この会議の招待状を受け取った受信者は、その招待状をさらに第三者へ転送することができなくなります。

注意点と制限事項

便利な機能である一方、次のようなケースでは転送を防ぐことができない点に注意が必要です。

• 参加者のメールボックスが、オンプレミスで管理されている旧バージョンのExchangeサーバーでホストされている場合
• Googleカレンダーなど、サードパーティ製サービスでホストされている場合

また、Office 365、Exchange Server 2016、Exchange Server 2019といった環境で会議を受信した参加者の場合、画面上には会議や予定表イベントを転送するためのオプション自体は表示されます。しかし、実際に転送操作を行おうとすると、クライアント側でそのアクションがブロックされる仕組みになっています。

その際には、すぐにメール通知が参加者へ送信され、「会議の主催者はこの会議の転送を許可していません」という旨が伝えられます。

なお、一度転送を禁止した会議について、後から参加者が招待状を他の人へ転送できるように設定を変更できるのは、会議の主催者のみです。