ユーザーがOutlookで署名を追加できないようにする方法【レジストリ・グループポリシー対応】

ユーザーがOutlookで署名を追加できないようにしたい場合は、レジストリエディターまたはローカルグループポリシーエディターを使って設定を有効にすることで実現できます。この設定を適用すると、以前作成した署名を追加するオプションがOutlookに表示されなくなります。

例えば、チームで運用しており、会社名義で送信するメールには一切の署名を含めたくないケースを考えてみましょう。この場合、対処法は2つあります。1つは署名を手動で削除する方法、もう1つは本記事で紹介する設定変更の方法です。特に、複数のカスタム署名を作成していて、それらを一つずつ削除したくない場合には、後者の方法が非常に便利です。

レジストリエディターでOutlookの署名追加を禁止する方法

レジストリを使用してOutlookでの署名追加を禁止するには、以下の手順に従ってください。

1. Win + Rキーを押して「ファイル名を指定して実行」ダイアログを表示します。
2. regeditと入力し、Enterキーを押します。
3. UACプロンプトが表示されたら「はい」をクリックします。
4. HKEY_CURRENT_USER配下のofficeキーへ移動します。
5. officeキーを右クリックし、「新規 > キー」を選択して「16.0」という名前を付けます。
6. 同様の手順で、16.0キーの下に「common」というサブキーを作成します。
7. commonキーを右クリックし、「新規 > キー」を選択して「mailsettings」という名前を付けます。
8. mailsettingsキーを右クリックし、「新規 > DWORD (32ビット) 値」を選択します。
9. 値の名前を「disablesignatures」に設定します。
10. 作成した値をダブルクリックし、値のデータを「1」に設定します。
11. 「OK」をクリックし、パソコンを再起動します。

それでは、各手順の詳細を見ていきましょう。

まず、Win + Rキーを押して「ファイル名を指定して実行」を開き、「regedit」と入力してEnterキーを押します。UACプロンプトが表示されたら「はい」を選択して、レジストリエディターを起動してください。

次に、以下のパスへ移動します。

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office

officeキーを右クリックし、「新規 > キー」を選択して「16.0」という名前を付けます。続けて、16.0キーを右クリックし、コンテキストメニューから「新規 > キー」を選択して「common」と名前を設定します。

その後、commonキーの下にサブキーを作成します。common > 新規 > キーを右クリック操作で選び、「mailsettings」という名前を付けてください。

次に、REG_DWORD値を作成します。mailsettings > 新規 > DWORD (32ビット) 値を右クリックして選択し、値の名前を「disablesignatures」にします。

このREG_DWORD値をダブルクリックし、値のデータを「1」に設定します。

最後に「OK」ボタンをクリックし、変更を反映させるためにパソコンを再起動してください。

なお、再びOutlookで署名の追加を許可したい場合は、2つの選択肢があります。値のデータを「0」に変更するか、REG_DWORD値自体を削除するかです。値を削除する場合は、該当する値を右クリックして「削除」を選択し、「はい」をクリックすれば完了です。

同じことはローカルグループポリシーエディターでも可能ですが、その場合は事前にOffice用の管理用テンプレート(Administrative Templates)をインストールしておく必要があります。

グループポリシーでOutlookの署名追加を禁止する方法

グループポリシーを使用してOutlookでの署名追加を禁止するには、以下の手順を実行します。

1. タスクバーの検索ボックスで「gpedit.msc」を検索します。
2. 検索結果をクリックしてエディターを開きます。
3. [ユーザーの構成]内の「メール形式」へ移動します。
4. 「電子メール メッセージの署名を許可しない」ポリシーをダブルクリックします。
5. 「有効」を選択します。
6. 「OK」ボタンをクリックします。

まず、タスクバーの検索ボックスを使ってローカルグループポリシーエディターを開きます。「gpedit.msc」と検索し、表示された検索結果をクリックしてください。

次に、以下のパスへ移動します。

ユーザーの構成 > 管理用テンプレート > Microsoft Outlook 2016 > Outlook のオプション > メール形式

ここに「電子メール メッセージの署名を許可しない」という設定が見つかるので、ダブルクリックして「有効」を選択します。

その後、「OK」ボタンをクリックして変更を保存します。レジストリエディターを使う方法とは異なり、パソコンの再起動は不要です。ただし、設定変更時にOutlookが起動していた場合は、Outlookアプリの再起動が必要です。

設定を元に戻したい場合は、同じく「メール形式」セクションへ移動し、「電子メール メッセージの署名を許可しない」ポリシーをダブルクリックして「未構成」を選択してください。「無効」を選ぶことも可能ですが、デフォルト状態に戻すという意味では「未構成」を選択することが推奨されます。

よくある質問：エンドユーザーによるOutlook署名の追加・編集・削除を無効化するには?

エンドユーザーがOutlookの署名を追加、編集、削除できないようにするには、HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\mailsettings に「NewSignature」という名前のREG_DWORD値を作成し、値のデータを「1」に設定します。さらに、「ReplySignature」という別のREG_DWORD値も作成し、同様に値のデータを「1」に設定してください。

よくある質問:Office 365で自分の署名をオフにするには?

Office 365またはOutlook 365で署名をオフにするには、上記で紹介した手順に従ってください。ローカルグループポリシーエディターで「電子メール メッセージの署名を許可しない」設定を開き、「有効」を選択して「OK」ボタンをクリックします。

以上で作業は完了です。このガイドがお役に立てば幸いです。