複数のWord文書を1つにマージする方法【校閲・比較機能の使い方】

Microsoft Wordは、ビジネスシーンで文書の作成・編集・保存に広く使われている定番のワープロソフトです。単にファイルを作成できるだけでなく、複数のレビュアーから送られてきた修正版の文書を1つに統合し、フィードバックを効率的に分析・反映できる点も大きなメリットです。

なぜ複数のWord文書を1つにまとめるのか？

文書を編集者やチームメンバーに送り、素早いレビューやフィードバック、改善提案をもらう場面はよくあるでしょう。レビュー後には、多くのレビュアーからの修正や変更が記されたWordファイルが何通も手元に届きます。これらをコピーアンドペーストで手作業的に統合すると、膨大な時間がかかるだけでなく、作業も煩雑になりミスが発生しやすくなります。

重要なフィードバックや修正を見逃さないためにも、複数の作成者からのフィードバックが含まれたWord文書をすべて1つの原本に統合するのがおすすめです。さらに、複数のレビュアーからのフィードバックを1つの文書にまとめれば、誰がどの変更を行ったのかをラベル付きで確認できます。これにより、コメントの確認と必要な修正作業が格段に楽になります。

この記事では、Microsoft Wordで複数の文書を簡単にマージ（結合）する方法を詳しく解説します。

2つのWord文書を1つにマージする手順

Microsoft Wordを起動し、レビュー用に送った元の文書を開きます。

ツールバーの「校閲」タブに移動し、「比較」をクリックします。

ドロップダウンメニューから「文書の結合」を選択します。結合したい2つの文書を選択できるサブウィンドウがポップアップ表示されます。

「原文書」欄で、提案やレビューのために送った元の文書を選択します。ここでは、レビュアーによる修正が一切含まれていない、自分が作業した元の文書を選ぶようにしてください。

「変更箇所のラベル」ボックスに「原本」など任意の語句を入力しておくと、これがレビュー用に送られた元の文書であることがひと目で分かります。

「変更された文書」欄で、結合したいレビュー済みの文書を選択します。

「変更箇所のラベル」ボックスには、修正を提案したレビュアーの名前を入力します。こうすることで、後から誰がどの修正を加えたかを識別できます。

「詳細」をクリックし、「変更箇所の表示」オプションで「新しい文書」を選択します。

「OK」をクリックします。

Wordが新しい文書を開き、レビュー用に送った元の文書と、マージしたレビュアーのコピーの両方が表示されます。画面は3つのセクションに分割され、中央に結合された文書、左側に修正履歴の一覧、右側に元の文書と修正版の文書が並んで表示されます。

この3分割表示が情報過多で混乱する場合は、セクションを2つに減らして見やすくできます。以下の手順で表示を絞り込みましょう。

• ツールバーの「比較」に移動します。
• 「元の文書の表示」をクリックし、「元の文書を表示しない」を選択します。

すべての変更を希望どおりに反映できたら、文書を保存します。

3つ目以降のWord文書を追加で結合する方法

別のレビュアーからのコピーをさらに結合したい場合は、上記と同じ手順を繰り返します。ただし、追加のコピーをマージする際は、先ほど2つの文書を結合して得られた修正版の文書を「原文書」として指定し、新しく結合したい文書を「変更された文書」として追加するのがポイントです。以下の手順で進めてください。

• ツールバーの「校閲」タブに移動し、「比較」をクリックします。
• 「原文書」で、結合済みの変更が含まれた修正版の文書を選択します。
• 「変更箇所のラベル」ボックスに、結合済みの修正版であることを示す任意の語句を入力します。
• 「変更された文書」で、新たに結合したい文書を選択します。
• 「変更箇所のラベル」ボックスに、その修正を提案したレビュアーの名前を入力します。
• 「詳細」をクリックし、「変更箇所の表示」オプションで「新しい文書」を選択します。
• 「OK」をクリックします。

Wordが新しい文書を開き、結合済みの変更が含まれた修正版の文書と、今回マージしたレビュアーの文書の両方が表示されます。すべての変更を反映できたら、文書を保存しましょう。

なお、上記の手順はMicrosoft 365版Word、Word 2019、Word 2016、Word 2013、Word 2010、Word 2007のいずれでも同様に利用できます。

まとめ

レビュー段階で大量の編集が発生した場合、文書のマージ機能は非常に便利です。ボリュームの大きい文書に多数の変更を手作業で加えるのは時間がかかります。そんなときこそ、Wordの文書結合機能が威力を発揮します。ただし、コンテンツ量がそれほど多くない場合や、上記の手順が面倒に感じる場合は、必要なテキストをコピーして新しい文書に直接貼り付けるだけでも十分対応できます。状況に応じて最適な方法を選びましょう。