【Outlook】自分の勤務時間を同僚に表示して会議調整をスムーズにする方法

Microsoft Outlookは、豊富な機能を備えたメールおよびカレンダープラットフォームとして、世界中の多くのユーザーに利用されています。仕事の時間をより効率的に管理できるよう設計されている点も大きな魅力です。しかし、複数人で共同作業をする際、勤務時間外の会議出席依頼を受け取ってしまうことはないでしょうか。その解決策となるのが、Outlookで自分の勤務時間を表示することです。本記事では、同僚に勤務時間を表示させる方法をご紹介します。

Outlookで勤務時間を表示する方法

スケジュール アシスタントは、選択した日付と時刻の空き状況に基づいて、会議の候補時間を表示する機能です。Outlookで会議出席依頼を作成すると、スケジュール アシスタント(「会議」タブからアクセス可能)が、自分と同僚の双方が空いている時間帯を自動的に探してくれます。

ただし、スケジュール アシスタントは深夜0時から24時までの全時間帯を表示するわけではありません。既定では、勤務週は月曜日から金曜日、勤務日は午前8時から午後5時に設定されており、カレンダーの週の開始曜日は日曜日になっています。

これらの勤務時間は、自分の働き方に合わせて自由に変更できます。変更手順は以下の通りです。

勤務時間の変更手順

1. 「ファイル」>「オプション」>「カレンダー」の順にクリックします。
2. 「作業時間」セクションを探します。
3. 勤務開始時刻と終了時刻を、ご自身の勤務形態に合わせて変更します。

ここでは例として、勤務時間を午前8時から午後2時に変更してみましょう。

設定を変更した後、新しい会議出席依頼を開いてスケジュール アシスタントをクリックすると、新しい勤務時間が反映されていることを確認できます。さらに、カレンダーへのアクセス権を持つ同僚があなたとの会議を調整しようとした際にも、Outlookはこの勤務時間を自動的に表示してくれます。

会議を設定する際は、同僚の勤務時間との重なりがあることが理想です。仮に重なる時間帯がなくても、会議出席依頼を作成して同僚を追加すること自体は問題なく行えます。

Outlookは相手側にもあなたの勤務時間を表示します。相手の勤務時間があなたの勤務時間と重なっていない部分は、薄いグレーのバーで示され、これは「勤務時間外」であることを意味します。

この機能を活用すれば、同僚との共通の勤務時間(重複する時間帯)を簡単に見つけられ、それに基づいた円滑な協働が可能になります。チームメンバーと会議時間の調整のため何度もやり取りする手間も大幅に削減できるでしょう。

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