Outlookで自動返信（不在時の自動応答）を設定する方法｜Outlook.comとMicrosoft Outlook両方に対応

メールは今でも主要なコミュニケーション手段の一つであり、重要なメールにタイムリーな返信がないと、相手は不安になったり不快に感じたりすることがあります。休暇中や長期不在の際には、「後ほど返信します」ということを事前に相手へ伝えておくことが非常に大切です。そこで役立つのが「自動返信（Automatic Replies）」機能です。

この記事では、Outlook.comおよびMicrosoft Outlook（デスクトップ版）で自動返信を設定する方法を詳しく解説します。設定しておけば、メールに対応できない期間中、事前に作成しておいたメッセージが自動的に送信されるようになります。

Outlook.comで自動返信を設定する手順

ブラウザ版のOutlook（Outlook on the Web）で自動返信や休暇返信を設定するには、以下の手順に従ってください。

• Outlook Webを開き、左上にある歯車アイコン（設定）をクリックします。
• 一番下までスクロールし、「すべてのOutlook設定を表示」をクリックします。
• 設定画面で「メール」セクションに切り替え、「自動返信」を選択します。
• 「自動返信を有効にする」のトグルをオンにします。
• 次に、自動返信を機能させる期間（開始日と終了日）を選択します。
• 開始日と終了日を設定すると、以下の3つのアクションを追加で設定できます。
  • 該当期間のカレンダーをブロックする
  • 該当期間に開催されるイベントへの新しい招待を自動的に辞退する
  • 該当期間中の会議を辞退してキャンセルする
• 続いてメッセージを作成します。不在の場所や、緊急時に連絡すべき担当者などの詳細を記載しておきましょう。
• 最後に、「アドレス帳の連絡先にのみ返信する」オプションを選択することもできます。

豆知識：この機能は、かつて「不在時の自動応答（Out of Office）」や「休暇返信（Vacation Reply）」と呼ばれていました。

設定時に注意すべき2つのポイント

1. 「連絡先にのみ返信」オプションの選択を省略しないこと。この設定により、連絡先以外、特に迷惑メールからの送信者に自分の不在情報を送らずに済み、プライバシーを守ることができます。
2. 期間設定は必ず行うこと。期間の指定は省略できますが、その場合、職場に戻った後も自動返信が作動し続けてしまいます。開始日と終了日を明確に設定しておくのがおすすめです。

自動返信は、設定した終了日になると自動的にオフになります。また、不在中に受信したメールはすべて「未読」としてマークされるため、復帰後に見逃さず確認できます。

ヒント：相手ごとに異なる返信内容を送りたい場合は、複数のカスタム自動返信テンプレートを作成して使い分けることも可能です。

Microsoft Outlook（デスクトップ版）で自動返信を設定する手順

1. Microsoft Outlookを起動します。
2. 左上隅にある「ファイル」タブをクリックします。
3. 「アカウント情報」パネルが表示されます。
4. 「情報」タブの中に「自動返信」という項目があります。
5. それをクリックすると、設定ダイアログボックスが開きます。
6. 「自動返信を送信する」を選択し、必要に応じて各種設定を行います。

以上で設定は完了です。このガイドが皆さんの参考になれば幸いです。

補足：Windows 10標準の「メール」アプリで自動返信を設定したい場合は、こちらの関連記事をご覧ください。