Microsoft Outlookで誰もが読めるメールを!障害のある方へのアクセシビリティ対応ガイド

視覚に障害のある方や、さまざまなハンディキャップをお持ちの方にとって、メールの閲覧や読解は決して簡単なことではありません。しかし、Microsoftはこの課題は克服できると考えています。メール作成時にアクセシビリティを意識することで、視覚に障害のある方でも内容をより理解しやすくなります。Microsoft Outlookには、視覚障害者や障害のある方がメールメッセージにスムーズにアクセスできるよう支援するアクセシビリティ機能が搭載されています。

Microsoft Outlookのアクセシビリティ機能

障害のある方にも配慮したOutlookメールの作成方法

すべての画像や表に代替テキスト(Altテキスト)を追加する

代替テキストは、スクリーンリーダーなどの支援技術や、画像が無効化されているブラウザにとって非常に重要な情報です。画像にAltテキストを付けておけば、何らかの理由で画像を見ることができない人にも、その意味や内容を伝えることができます。Microsoft Outlookでは、図形、画像、グラフ、表などOfficeドキュメント内のオブジェクトに対して、代替テキスト(Altテキスト)を作成できます。

画像にテキストを追加する手順

まず、対象の画像を右クリックし、「図の書式設定」を選択します。表示されたオプション一覧から「レイアウトとプロパティ」を選びましょう。

次に、「Altテキスト(テキスト、SmartArtグラフィックなど)」を選択します。

最後に、レイアウトに適切なタイトルを付け、簡潔な説明文を入力すれば完了です。

これらの工夫を行うことで、ハイパーリンク、テキスト、表を誰にとってもアクセスしやすいものにできます。

ハイパーリンクテキストとヒント(ScreenTip)を追加する

リンクを設定したいテキストを選択し、右クリックします。

次に「ハイパーリンク」オプションを選択すると、先ほど選択したテキストが「表示文字列」ボックスに自動的に表示されます。これがハイパーリンクテキストです。

必要に応じて、このリンクテキストを編集することも可能です。

続いて「アドレス」ボックスにリンク先のURLを入力します。

その後、「ヒント」ボタンをクリックし、「ScreenTipテキスト」ボックスに表示したいヒントを入力してください。

アクセシブルなフォント形式を使用する

テキストを選択した状態で「書式」タブを開きます。「フォント」グループでは、フォントの種類、サイズ、スタイル、色などを設定できるので、読みやすい適切なオプションを選択しましょう。

アクセシブルなフォント色を使用する

ハイコントラストモードでもテキストが確実に見えるよう、フォントの色には「自動」設定を使うことをおすすめします。テキストを選択し、「メッセージ」タブから「フォントの色」を選択します。

そこで「自動」を選択してください。

箇条書きリストのスタイルを活用する

箇条書きリストを作成するには、メール本文内の任意の場所にカーソルを置き、「書式」タブを選択します。

次に「段落」グループの「箇条書き」ボタンをクリックし、各項目を入力していきます。

文章間・段落間の余白を調整する

文章や段落の間の余白(ホワイトスペース)を調整するには、テキストを選択して「書式」タブを開きます。

次に「段落」グループの右下にあるダイアログボックス起動ツール(小さな矢印アイコン)をクリックします。

「段落」ダイアログボックスが表示されたら、「インデントと行間隔」タブを確認します。

「間隔」の項目で、適切と思われる間隔オプションを選択しましょう。

メールをADA準拠にするには?

メールをADA(米国障害者法)に準拠させるためには、さまざまな工夫が可能です。例えば、メール作成時に論理的な順序を手動で維持すること、情報量の多い件名を付けることなどが挙げられます。さらに、挿入した画像には必ず代替テキストを設定しましょう。コードを含める場合は、それが読み取り可能で非表示になっていないことも確認が必要です。

Outlookでアクセシビリティをチェックするには?

Outlook.comとOutlookアプリのどちらにも、「アクセシビリティ」というオプションが用意されています。この機能を使えば、メールを別の視点から確認することができます。また、障害のある方に向けたアクセシブルなメールを作成したい場合は、本記事で紹介したヒントやテクニックを活用することで、確実に対応できます。

その他のオプションの設定方法や、それぞれの設定理由について詳しく知りたい方は、office.comをご覧ください。