Excelの「Visio データ ビジュアライザー」アドインでフローチャートを作成する方法

Microsoft Excelは数値の管理や計算において非常に優れたツールです。しかし、データを視覚的に魅力的な形で表現し、分析しやすくしたい場合には、標準機能だけでは物足りないと感じることがあります。そんなときに役立つのが、Excel用の「Data Visualizer(データ ビジュアライザー)」アドインです。

このアドインは、Excel 365のワークシートをVisioの図表へと変換できる新機能です。Excelのテーブルに入力されたデータをもとに、高品質なフローチャート、クロスファンクショナル(スイムレーン)フローチャート、組織図を自動的に作成できます。図形やコネクター、データのリンクまで、すべて自動で生成される点が魅力です。さらに、簡易版の利用にはVisioの購入は不要で、Excel 365(Windows/Mac/オンライン版)があれば十分です。フローチャートやダイアグラムを頻繁に作成する方にとっては、ぜひ試してみたいツールといえるでしょう。

必要なのはOffice 365サブスクリプションだけです。Visioの追加契約は一切必要ありません。

Excel用 Data Visualizer アドインとは

Data Visualizerは、ExcelとVisioそれぞれの長所を組み合わせたツールです。ユーザーはExcelブックにデータを入力するだけで、Visioが自動的にダイアグラムを作成します。Office 365サブスクリプションを持っていれば、誰でもこのアドインを使ってVisioダイアグラムの作成、Excelデータによる図の編集、表示・印刷・共有が可能です。

Officeに標準搭載されている図形挿入機能は選択肢が限られており、扱いづらいと感じる場面も少なくありません。その点、このツールは強力な代替手段となります。

Excelでフローチャート・組織図を作成する

Excel用Data Visualizerアドインは、以下の環境で利用できます。

• Windows版Excel
• Mac版Excel
• 職場または学校のアカウントを使用するExcel on the web(オンライン版)

インストール手順は次のとおりです。

1]Excelを開き、新しい空白のブックを作成します。

2] リボンの[挿入]をクリックし、[アドインの取得]を選択します。

3]Office アドイン ストアで「Visio Data Visualizer」を検索し、[追加]ボタンをクリックします。

4] Office 365サブスクリプション、またはMicrosoft 365の職場・学校アカウントに関連付けられたアカウントでサインインします。

注意:アドインの利用にVisioサブスクリプションは不要です。ただし、適切なVisioライセンスをお持ちの場合は[サインイン]を、そうでなければ[後でサインイン]を選択してください。一部の機能はサインイン後に解放されます。

Excelのデータからダイアグラム・フローチャートを作成する

Data Visualizerには、編集可能なサンプルデータテーブルが多数用意されています。現在提供されている図の種類は、「基本フローチャート」「クロスファンクショナル フローチャート」「組織図」の3種類です。これらのサンプルを活用すれば、次のような操作が簡単に行えます。

• プロセスステップの追加
• コネクターの編集
• 依存関係の作成
• 担当者の割り当て
• その他さまざまなカスタマイズ

サンプルワークシートはあくまで出発点です。行の追加、図形タイプの変更、配置の入れ替えなど、自由に編集できます。

列を追加してワークシートを拡張することも可能です。追加した列は基本的なVisioダイアグラムには影響しませんが、より広範な分析にワークシートを組み込む際に役立ちます。

サンプルデータを自分のデータに置き換えたら、[ダイアグラムの更新]ボタンをクリックするだけで、変更内容がデータリンクされた図に正確に反映されます。

ダイアグラムの表示・印刷・共有

Visioダイアグラムはクラウド上(既定ではOneDriveまたはSharePoint)に保存されるため、他のOffice 365ユーザーとの表示・印刷・共有が非常に簡単です。ブラウザ版のVisioでダイアグラムを開きたい場合は、アドインのメニューバーにある省略記号(•••)から[Webで開く]を選択します。

注意:まだサインインしていない場合は、Microsoft 365またはOffice 365の職場・学校アカウントでのサインインを求められます。[サインイン]を選択し、権限の確認画面では[許可]または[承諾]を選んでください。

Visioファイルが作成されたら、[ファイルを開く]を選択します。そこからの操作は以下のとおりです。

• 印刷する場合:Visio for the webで省略記号(. . .)>[印刷]を選択します。
• 共有する場合:[共有]ボタンをクリックしてリンクを作成するか、共有相手のメールアドレスを入力します。

Data Visualizerアドインでダイアグラムをカスタマイズ・編集する

[編集]ボタンは、Visioのフルライセンスを持っていないユーザーは使用できません。Visioライセンスがない場合、元の配色から変更できず、カスタマイズにも制限がかかります。

一方、Visio Online Plan 1またはPlan 2のライセンスがあれば、Data Visualizerで作成したダイアグラムを大幅に加工できます。テキストや画像の追加、デザインテーマの適用など、VisioまたはVisio Online上で自由に編集が可能です。

まとめ – フル版のVisioにアクセスできない場合、図の変更はソースとなるワークシート経由でのみ可能です。

ヘルプとサポート

アドインから直接サポートを受けたり、フィードバックをMicrosoftに送信したりすることもできます。省略記号をクリックし、[ヘルプ]または[フィードバックの送信]を選択してください。

試してみる価値あり!

Excel用Visio Data Visualizerアドインをぜひ試してみてください。まずはサンプルワークシートを開き、フローチャートを実際に操作しながら使い方を体感するのがおすすめです。

出典:Microsoft.com