Microsoft Teamsでプライベートチームを作成し、プライバシー設定を変更する方法

組織内の全員には共有できない機密情報を扱っている場合、Microsoft Teamsでプライベートチームを作成すると非常に便利です。プライベートチームを活用すれば、信頼できる特定のメンバーだけと機密データを安全に共有できます。追加アプリのインストールやサードパーティ製サービスの契約は一切不要で、無料版のMicrosoft Teamsでも同じ機能を利用できます。

Microsoft Teamsのチームの種類(プライバシーレベル)

Microsoft Teamsには、以下の3種類のプライバシー設定が用意されています。

• プライベート: チームオーナーのみが新しいメンバーを追加できます。自分が唯一のオーナーであれば、メンバーの追加は自由に行えます。他のメンバーが招待状を送ることはできず、組織内のユーザーが自動的に追加されることもありません。
• パブリック: すべてのメンバーが新しいメンバーを追加でき、組織内の誰でも自由にチームへ参加できます。「パブリック」チームにはほぼ制限がありません。ただし、新しいメンバーは一人ずつ手動で追加する必要があります。
• 組織全体(Org-wide): 組織内のすべてのユーザーを自動的に追加したい場合に最適なタイプです。例えば、目的別に5つのチームを作成し、それぞれに組織全体のメンバーを登録したいようなケースでは、「組織全体」チームを作成すれば一度の操作ですべてのユーザーを追加できます。

デフォルトでは、プライバシー設定を手動で変更しない限り、Microsoft Teamsは「組織全体」のチームを作成します。しかし、組織内の全員ではなく管理者だけに共有すべきデータがあり、さらにそのチームの存在自体を他の人に知られたくないという場面もあるでしょう。そんなときは、以下の手順に従ってください。

Microsoft Teamsでプライベートチームを作成する方法

Microsoft Teamsでプライベートチームを作成するには、以下の手順を実行します。

1. Microsoft TeamsのWebサイトまたはアプリを開く
2. 「チームに参加または作成」ボタンをクリック
3. 「チームを作成」を選択
4. チームの作成元(ソース)を選択
5. 一覧から「プライベート」を選択
6. チーム名と説明を入力
7. 「作成」ボタンをクリック

それでは、各ステップの詳細を確認していきましょう。

前述のとおり、プライベートチームはWeb版でもアプリ版でも作成できます。どちらの場合も、まずMicrosoft Teamsのサイトまたはアプリを開き、アカウントにサインインしていることを確認してください。次に、画面左下にある「チームに参加または作成」(Join or create a team)という項目をクリックして作業を開始します。

続いて、画面に表示される「チームを作成」ボタンをクリックします。すると、次の2つの選択肢が表示されます。

• ゼロからチームを作成(Build a team from scratch)
• 既存のOffice 365グループまたはチームから作成(Create from an existing Office 365 group or team)

機密性を重視する場合は、「ゼロからチームを作成」を選びましょう。

次に、チームのプライバシータイプを選択する画面が表示されます。一覧から「プライベート」を選択してください。

その後、チーム名を入力し、チームの目的がひと目でわかる簡単な説明文を記載します。これにより、自分自身やメンバーがチームの意図を把握しやすくなります。最後に「作成」ボタンをクリックすれば完了です。

チームが作成されたら、すぐにメンバーへの招待を送り始めることができます。

Microsoft Teamsでチームのプライバシー設定を変更する方法

すでに運用中のチームがあり、同じ目的のために新たなチームを作りたくない場合は、プライバシー設定だけを変更すれば十分です。その際は、以下の手順に従ってください。

1. チーム名の横にある三点リーダー(…)ボタンをクリック
2. 「チームの編集」を選択
3. 「プライバシー」ドロップダウンリストを展開して設定を変更

まず、Microsoft TeamsのWebサイトまたはアプリを開き、対象となるチームを選択します。次に、チーム名の横にある三点リーダーボタンをクリックし、「チームの編集」(Edit team)を選択します。

ポップアップウィンドウが表示されたら、「プライバシー」ドロップダウンメニューを展開し、別のプライバシータイプを選択します。

最後に、変更内容の保存をお忘れなく行ってください。

以上で完了です。手順どおり進めれば、とても簡単に設定できます。